فرمانروایی پروژه با نرم افزار اصلاح است که مدیریت درست پروژه را تداعی می کند در واقع شما با کمک نرم افزار در تیم خود می توانید فرمانروایی کنید. طیف گسترده‌ای از نرم افزارهای مدیریت پروژه با سطوح مختلف پیچیدگی و قیمت در بازار موجود است. شما می‌توانید با توجه به نیازها و بودجه خود، بهترین نرم افزار را انتخاب کنید و قدرت مدیریت پروژه را به دست بگیرید.
مجموعه ای از فعالیت های نظارتی و اجرایی در روند یک پروژه وجود دارد، که مدیر برای کنترل آن ها باید از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده نمود. برای نرم افزار های مدیریتی چارچوب ها و معیارهای خاصی تعیین می شود، که به واسطه آن ها پروژه در یک مسیر درست قرار داده می شود و با رعایت مقررات به راحتی پروژه به اهداف خود دست پیدا می کند.
یک مدیر موفق باید شناخت درستی از نرم افزارها داشته باشد و با توجه به نیاز پروژه مناسب ترین نرم افزار را انتخاب و در جهت تحقق اهداف پروژه به کار بگیرد.
فهرست مطالب
پروژه های نرم افزاری
به بیان ساده پروژه به مجموعه عواملی گفته می شود، که دارای یک آغاز و پایان مشخصی باشد و نتیجه آن به یک دستاورد خاص منجر شود. ساختار نرم افزارهای مدیریتی نیز مانند، یک پروژه دارای آغاز و پایان مشخص است و برای گرفتن نتیجه بهتر در پروژه های مختلف طراحی و تولید شده اند.
برای انجام یک پروژه باید منابع مختلفی مانند: لوازم و تجهیزات، نیروی انسانی، سرمایه، برنامه ریزی و غیره استفاده شود. بدون شک پروژه ای موفق خواهد بود که بتواند، از تمام موارد گفته شده را به بهترین نحو بهره ببرد و با داشتن یک نرم افزار قوی تمامی امور را مدیریت کند.
اهمیت مدیریت پروژه نرم افزاری
امروزه پیشرفت قابل توجهی در تمام زمینه ها صورت گرفته است و به طوریکه تنها از طریق بهره گیری از نرم افزارها می توان کار مورد نظر را به انجام رسانید.
در ادامه قصد داریم: آن چه در طول پروژه اهمیت دارد را به شما معرفی کنیم:
کیفیت ارائه پروژه
یکی از مهم ترین و حساس ترین موارد در انجام پروژه، کیفیت آن است و مدیر پروژه به عنوان راس کار وظیفه دارد، تا محدوده فعالیت ها را تعیین و تمامی عوامل تاثیر گذار بر کیفیت را شناسایی کند.
در صورت بالا بودن کیفیت کار، انگیزه کارکنان نیز بالاتر می رود و همچین سرمایه گذار جواب اعتماد خود را دریافت کرده است و به راحتی می تواند برای پروژه های بعدی بر روی مدیر و گروه آن حساب باز کند.
هزینه های انجام پروژه
برای پیشبرد تمامی پروژه ها به سرمایه نیاز است و مدیر باید برنامه ریزی دقیقی برای تطبیق بودجه موجود انجام دهد.
با یک برنامه ریزی درست به راحتی می توان هزینه ها را مدیریت نمود، تا بودجه داده شده از حد معمول تجاوز نکند و پروژه با کمبود بودجه روبرو نشود.
زمان پروژه
در هنگام شروع یک پروژه برنامه ریزی های مربوط به زمانبندی باید انجام شود، چرا که تحویل پروژه در زمان مقرر سیار ضروری و حائز اهمیت می باشد.
نرم افزارهای مدیریت پروژه از طریق نمودار هایی مانند: پرت و مسیر بحرانی شروع به برنامه ریزی می کنند و با توجه به این نمودارها وظایف اشخاص در قالب یک زمان مشخص تعیین می شود.
در فاز اجرایی پروژه نیز مدیر باید، وضعیت کار را به خوبی بررسی و با نمودارهای موجود تطبیق دهد و از صحت مسیر زمانی به طور کامل اطمینان حاصل نماید.
توجه داشته باشید، که با رعایت این سه عامل در انجام پروژه می توان به نتیجه مطلوب دست یافت.
با وجود موارد گفته شده به اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی پی می بریم، چرا که این نرم افزارها باعث ایجاد یک نظم واحد و قرارگیری پروژه در چارچوب درست می شوند.
مشکلات و چالش های نبود مدیریت پروژه در توسعه نرم افزار
در این بخش سعی داریم تا به بیانی کاملاً ساده مشکلات و معایب نبود، مدیریت پروژه در توسعه نرم افزار را برای شما شرح دهیم.
فرض کنید، کارفرما از شما می خواهد چندین ویژگی جدید را به نرم افزار فعلی اضافه کنید و نگاه اول کار بسیار ساده ای به نظر می رسد، اما در حقیقت این چنین نیست.
ممکن است اعمال تغییرات جدید نیازمند بودجه زیادی باشد و یا قراردادی که قبلاً با کارفرما امضا کرده اید، هیچ گونه تناسبی با خواسته های جدید نداشته باشد.
از طرف دیگر فرض کنید، که برای کد گذاری نرم افزار نیاز به استفاده از نیروی جدید و خارج از تیم اصلی خود پیدا می کنید و ممکن است، آن فرد خارج از محدوده شهر شما و یا حتی کشور محل سکونت باشد و این خود یک چالش بزرگ برای شما خواهد بود.
در مسیر اجرای پروژه ممکن است، مشکلات فراوانی بر سر راه شما قرار بگیرد و تنها با مدیریت درست می توان این چالش ها را با موفقیت پشت سر گذاشت و تنها در صورت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه این امر امکان پذیر است.
انواع مدیریت پروژه
مدیریت پروژه در قالب قوانین و مقررات خاصی انجام می شود و با توجه به نوع پروژه مدیریت آن نیز متغیر خواهد بود.
برای مدیریت پروژه های عمرانی علاوه بر وجود مدیر به یک تیم حرفه ای نیز نیاز است و در کنار آن وجود نرم افزارهای پیشرفته بسیار حائز اهمیت می باشد.
نرم‌افزار مدیریت پروژه ساختمانی کمک شایانی به پیشبرد هرچه بهتر پروژه می کند و با انجام برنامه ریزی اصولی و محاسبات دقیق سرعت و دقت انجام کار را بسیار افزایش می دهد.
برای مدیریت پروژه از تکنیک های ویژه ای استفاده می شود، که براساس آن وظایف مدیر و اعضای گروه از هم تفکیک و مشخص می شود.
به عنوان مثال اگر در انجام یک پروژه تمامی کارها به یک نفر محول شود، به این روش امانی گفته می‌شود و در صورتی که تنها بخش مدیریت و تامین هزینه های بر عهده یک شخص یعنی مدیر باشد به آن مدیریت کلید گردان گفته می شود.
چه کسی مدیر پروژه است؟
مدیر پروژه دارای مسئولیت های بسیار حساس و مهم می باشد و به زبان ساده تر رهبری تیم و پروژه را بر عهده دارد. این شخص باید توانایی اداره پروژه با توجه به سرمایه و زمان را داشته باشد و بتواند با یک برنامه ریزی دقیق پروژه را در مسیر صحیح قرار دهد.
مسئولیت تقسیم وظایف نیز بر عهده مدیر پروژه می باشد و باید یک آگاهی کامل نسبت به جزئیات پروژه نیز دارا باشد و همچنین داشتن شناخت کافی نسبت اعضای گروه، تجهیزات و منابع از دیگر ویژگی های مدیر محسوب می شود.
یک مدیر زیرک علاوه بر موارد گفته شده باید، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را نیز به خوبی بشناسد و با توجه به نیاز پروژه بهترین نرم افزار را انتخاب نماید و همچنین توانایی کار با آن را نیز داشته باشد.
توجه داشته باشید، که برای پروژه های کوچک معمولاً از فردی که توانایی رهبری گروه را داشته باشد استفاده می شود، اما در مقابل برای پروژه های بزرگ از متخصصین این حیطه به منظور قرارگیری در سمت مدیریت استفاده می شود.
وظایف مدیریت پروژه نرم افزاری
مدیر پروژه های نرم افزاری نیز مانند سایر مدیریت ها دارای وظایف و مسئولیت های به خصوصی است و لازمه موفقیت یک مدیر داشتن تخصص کافی و شناخت مهارت ها می باشد.
در ادامه قصد داریم برخی از مهم ترین این وظایف را به شما معرفی کنیم:
- مشخص کردن وظایف برای رسیدن به هدف نهایی
- انجام یک برنامه ریزی دقیق و تعیین فعالیت ها
- داشتن برنامه ریزی کارآمد در جهت بهره گیری از تجهیزات منابع و نیروی انسانی
- ایجاد یک تیم حرفه ای و متخصص
- قابلیت مدیریت و کنترل اعضا
- داشتن یک زمانبندی دقیق برای انجام پروژه
- تعیین یک سیاست کلی برای بالا بردن کیفیت پروژه
- مدیریت و کنترل برنامه های مشخص شده
- داشتن یک مدیریت جامع برای کنترل و تخمین هزینه ها و تعیین میزان بودجه
- برقراری ارتباط با سرمایه گذاران و کارفرمایان پروژه
- برخورداری از فن بیان بالا و پاسخگویی به سوالات ذینفعان
- شناسایی مشکلات و ریسک های احتمالی موجود در پروژه
- کم کردن میزان ریسک و ارائه راهکارهای جدید برای حل مشکلات در کوتاه ترین زمان ممکن
- داشتن یک نظارت دقیق بر عملکرد اعضا
- ارائه گزارشات و ذخیره سازی اسناد
اصول مدیریت پروژه نرم افزاری
نرم افزار مدیریت پروژه نیز مانند سایر پروژه ها دارای روند کلی می‌باشد و می توان آن را در ۵ مرحله مورد نقد و بررسی قرار داد.
- آغاز پروژه
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، یک پروسه دارای آغاز و پایان مشخصی می باشد و در واقع این نقطه مبدا کار پروژه محسوب می شود و در این مرحله باید تمامی اهداف و انتظارات پروژه را مشخص نمود.
- برنامه ریزی
به جرات می توان گفت که مرحله برنامه ریزی یکی از مهم ترین و اساسی ترین مراحل انجام پروژه می باشد و در این فاز مدیر پروژه باید براساس اهداف پروژه مسئولیت ها و چارچوب ها را مشخص کند.
- اجرای پروژه
در مرحله اجرای پروژه نیز وظیفه مدیر بسیار سنگین و حساس خواهد بود، چرا که باید تمامی هماهنگی های لازم را انجام داده و با شناخت مشکلات و ریسک ها بتواند، به یک راهکار اساسی برای حل آن ها دست پیدا کند.
- نظارت و کنترل
در این مرحله مدیر پروژه باید روند پیشرفت کار را به خوبی بررسی و اندازه گیری کند و از تطبیق کارها با برنامه های مشخص شده به طور کامل اطمینان حاصل نماید.
از دیگر کارهای مهم در این فاز ارزیابی فاکتورهای هزینه و همچنین بررسی کیفیت کار و زمان صرف شده می باشد، تا از حد تعیین شده فراتر نرود.
- تکمیل پروژه
در فاز پایانی پروژه انتظار می رود نتیجه مطلوبی کسب شود، چرا که باید پروژه را به طور کامل به کارفرما تحویل داد و این تنها با ارایه عملکردی بی نقص امکان پذیر می باشد.
نقش نرم افزار در مدیریت پروژه
از مهم ترین مواردی که در خصوص مدیریت نرم افزار پروژه مطرح است، اهمیت به کارگیری آن می باشد. مطمئناً در هنگام انجام پروژه های وسیع نقاط ضعف گوناگونی وجود خواهد داشت و از سوی دیگر کارفرما توقع دریافت یک پروژه دقیق و بدون نقص را دارد.
هر چه پروژه عظیم تر باشد، وظیفه مدیر نیز سنگین تر می شود و با توجه به عدم توانایی شخص در حل تمامی مشکلات پروژه، در اینجا به ضرورت استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه ساختمانی پی می بریم.
نرم افزارهای مدیریتی توانایی: برنامه ریزی، انجام محاسبات دقیق، اختصاص بودجه، برقراری ارتباط بین اعضای تیم و غیره را دارا هستند و به سبب استفاده از آن می توان مدیریتی آسان تر و قوی تر را ارائه نمود.
تمامی برنامه ها به صورت هوشمند و اتوماتیک اجرا می شود و به وسیله نمودارهای تحلیلی می توان روند پیشرفت و یا افت پروژه را به طور دقیق مشاهده کرد.
گزارش نویسی پروژه نیز از طریق این نرم افزارهای مدیریتی به سادگی امکان پذیر می باشد و در صورت آشنا بودن به روند کار این نرم افزار ها می توانید، یک مدیریت دقیق و بدون نقص را ارائه دهید.
کلام پایانی
فرمانروایی پروژه با نرم افزار تنها یک شعار نیست، بلکه یک واقعیت است و به واسطه آن می توان مدیریتی قدرتمند و مقتدر را به نمایش گذاشت.
نرم افزار مدیریت پروژه نقش بسیار مهمی را در روند اجرایی پروژه بر عهده دارد و با توجه به ویژگی های خاص خود می تواند، صفر تا صد یک پروژه را برنامه ریزی نماید. در این مقاله سعی داشتیم، شما را با ویژگی های نرم افزار های مدیریتی آشنا و اهمیت استفاده از آن را گوشزد کنیم.
