مستند سازی سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از دانش و اطلاعات خود بهره‌برداری کنند و از امکانات مستندسازی برای بهبود کیفیت، کارآیی و انعطاف‌پذیری فرآیندهای خود استفاده کنند.
وقتی قصد مدیریت یک پروژه را دارید؛ باید سعی کنید از تمامی جنبه ها به همه موارد دقت کنید. اصطلاحی که شاید خیلی زیاد به گوش تان خورده باشد، مسئله مستند سازی سازمانی است اما شاید ندانید که دقیقاً به چه درد میخورد یا در چه شرایطی اهمیت دارد؟ برای ایجاد یک پروژه و پیش بردن آن تا رسیدن به حد موفقیت، باید مستند سازی در سطح سازمانی داشته باشید اما سوال اینجاست که اهمیت آن چقدر است و اصلاً چه تعریفی برای آن می تواند وجود داشته باشد.
مستند سازی چیست؟
قبل از هر چیزی بهتر است که ابتدا یک تعریف راجع به مستند سازی ارائه دهیم. مستند سازی و بایگانی به مجموعه سوابقی مرتبط می شود که قرار است شما آنها را به صورت کاغذ درایو یا به صورت آنلاین ثبت و ضبط کنید. در واقع ثبت مدارک و سوابق پیشین است که حتماً باید در اختیار سازمان وجود داشته باشد تا بتواند در صورت نیاز پروژه به آن مراجعه کند.
اهمیت مستند سازی
نکته‌ای که در مورد مستند سازی سازمانی وجود دارد؛ میزان اهمیت آن است. اگر مستند سازی در سطح سازمانی وجود نداشته باشد، آیا کارها به مشکل میخورد؟ قطعاً بله. شما باید اطلاعات مربوط به منابع انسانی سازمان را به حالت بایگانی در بیاورید. برای اینکه بتوانید سازمان و پروژه را سرپا نگه دارید، نیازمند این اطلاعات هستید. در واقع مستند سازی آنقدر مهم است که عدم وجود آن باعث بروز اختلافات متعدد می شود.
خیلی از افراد در طول روز یک سری اقدامات انجام می دهند که معروف به عملیات مستند سازی است. زمانی که می خواهید خرید انجام دهید، هزینه ها را یادداشت کنید یا مدیریت هزینه‌ها را در دست بگیرید، باید اقدام به انجام کارهایی مانند مستند سازی کنید. حال نکته اینجاست که اگر بخواهید در سطح یک سازمان یا پروژه بزرگ عمل کنید، شاید خودتان از پس آن برنیایید.
در نتیجه اینجاست که به نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز پیدا خواهید کرد. کاری که نرم‌افزار می کند، این است که تمامی اطلاعات را به صورت بایگانی در می آورد. حین کارهای اداری می توانید به اطلاعات مربوط به نرم‌افزار مراجعه کرده و همه چیز را ثبت و ضبط نمایید. در نتیجه خیالتان راحت است که برای همه چیز مدرک و سند دارید. همین عامل جلوگیری از اختلاف های قانونی و هویتی خواهد شد و از ایجاد آسیب و چالش جلوگیری می کند.
پروسه مستند سازی و مدیریت زمان
یکی دیگر از مواردی که باعث می شود تا ما تاکید کنیم که حتماً مستند سازی سازمانی داشته باشید، به خاطر مدیریت زمان است. بدون شک خودتان وقت ندارید برای مدیریت پروژه تمامی کاغذها و اطلاعات را به یکباره بیرون بریزید تا بخواهید یک مدرک یا یک سند پیدا کنید. شما به عنوان مدیر پروژه باید توانایی این را داشته باشید که در کسری از ثانیه به تمامی اطلاعات و منابع دسترسی پیدا کنید. دقیقاً همین جاست که نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی روی کار می آید.
در واقع مؤلفه های یک سازمان به این نرم‌افزارها وابستگی دارد که باعث مدیریت زمانبندی در پروژه می شود و به شما کمک می کند تا بتوانید شرایط را در دست بگیرید و آن را به خوبی پیش ببرید.
از طرفی باعث می شود که کارها به تعویق نیفتد، سرعت بالا برود و در زمان صرفه جویی شود. زمان مهم ترین مؤلفه‌ای است که در یک پروژه به آن نیاز خواهد بود. اگر بتوان در مدیریت زمان عملکرد خوبی داشت، قطعاً موفقیت پروژه تضمین خواهد شد.
نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی مانند مپسان دقیقاً همین کار را برایتان انجام می دهد. شما می توانید داخل این نرم‌افزار تمامی اطلاعات را بارگزاری کنید تا در صورت نیاز در کسری از ثانیه به آنها دسترسی داشته باشید. مپسان یکی از کامل ترین نرم‌افزار ها است که می توانید از سایت مپسان تهیه نمایید.
جمع بندی
مستند سازی سازمانی برای مدیریت پروژه اهمیت بسیار زیادی دارد. تا جایی که بدون وجود آن کارهایتان به تاخیر می افتد و نمی توانید آنها را دقیق و درست پیش ببرید. ما راجع به اهمیت این موضوع در این مقاله توضیحات کافی را در اختیارتان قرار دادیم تا مطمئن شوید که حتماً به آن نیازمند هستید.
