مهارت بازسازي پروژه هاي در حال شکست يک مهارت اجباري براي مدير پروژه است. يکي از کليدهاي موفقيت پروژه توانايي واکنش نشان دادن به موقع به مشکلات پروژه در هنگام خارج شدن پروژه از مسير اصلي است. حتي پروژه هاي موفق نيز ممکن است از مسير منحرف شوند. تجربه نشان داده است که پروژه هايي که خيلي در کارشان پيشرفت خوبي داشته و موفق بوده اند نيز به مشکلاتي برخورده اند. اما از طريق اقدامات به موقع به مسير اصلي خود برگشته اند. از اين رو برگرداندن پروژه به مسير اصلي يک مهارت حياتي براي مديران پروژه است که بايد براي تضمين موفقيت پروژه بياموزند.
انواع پروژه هاي بحراني
اين پروژه ها را مي توان به 2 دسته پروژه هاي در آستانه بحران و پروژه هاي بحراني تقسيم کرد. در اين مقاله بيشتر تمرکز ما بر روي پروژه هاي دسته دوم است.
1- پروژه هاي در آستانه بحران
اين پروژه ها، پروژه هايي هستند که هم اکنون در حال عبور از مرزهاي بحران هستند. به عنوان مثال، اگر انحراف از برنامه زمانبندي تا 10 درصد براي اين پروژه مجاز باشد و پروژه داراي 15 درصد انحراف باشد، مي توان گفت پروژه در آستانه بحران است.
براي سنجش ميزان بحران در اين گونه شرايط دستورالعمل هاي از پيش تعيين شده اي وجود دارد. به عنوان مثال اگر پروژه اي از مسير خود منحرف شده و مدير پروژه مي تواند سريعاً آن را به مسير اصلي برگرداند و يا دوباره يک برنامه جديد و مناسب براي هدايت آن تنظيم کند، اين انحراف قابل قبول خواهد بود.
2- پروژه هاي بحراني
اين دسته از پروژه ها چالش برانگيزتر هستند و به تجربه بيشتري براي مديريت کردن احتياج دارند. اين پروژه ها ويژگي هاي زير را دارند:
- مدت زمان زيادي است که از برنامه خارج شده اند و هيچ راه حلي در کوتاه مدت براي حل و فصل آن ها وجود ندارد.
- دلايل و ريشه اصلي مشکلات پروژه شفاف نيستند.
- بيش از يکي از محدوده هاي پروژه در خطر هستند.
رفع مشکلات اين گونه پروژه ها کارآساني نيست. بلکه اين کار مستلزم بينش هاي عميق تر و راه حل هاي مخصوص تري هستند.
روش هاي مديريت کردن پروژه هاي بحراني
رويکردهاي ساده براي اين کار مي توانند شامل مشورت کردن با يک مشاور خبره براي رفع بحران بر اساس تجربه هاي گذشته باشد. رويکردهاي پيشرفته اي نيز براي ريشه يابي بحران وجود دارند که عبارتند از:
- نمودار استخوان ماهي
- نمودار پارتو
- جدول ارزيابي تصميمات
اين روش ها مي توانند بر اساس ويژگي هاي کلي مانند فاکتورهاي محيطي پروژه و يا ويژگي هاي جزئي مانند طراحي، ارزيابي، تضمين کيفيت و غيره باشد. اطلاعات و مهارت هاي مدير پروژه و يا مشاور وي تأثيرات بسيار زيادي بر موفقيت عمليات نجات پروژه خواهد داشت. هر کدام از اين ويژگي ها جزئيات فراواني دارند و ما در اين مقاله تنها بر يکي از آن ها به نام فاکتورهاي محيطي تمرکز مي کنيم.
چالش هاي محيطي پروژه
گاهي اوقات ريشه مشکلات و بحران هايي که در پروژه ها به وجود مي آيند مشکلات محيطي هستند. حتي زماني که دليل اصلي بحران اين مشکلات نيستند، يکي از ملزومات در حل بحران هاي پروژه شناسايي آن ها مي باشد. بنابراين مدير پروژه و يا مشاور وي در چنين مواقعي بايد فاکتورهاي زير را براي سنجش شرايط پروژه در نظر داشته باشد. اين فاکتورها تقريباً براي تمام پروژه ها مشترک هستند.
1- آيا پروژه از چارچوب سازماني خاصي تبعيت مي کند؟
اين مسئله يک موضوع با اهميت به خصوص در مورد سازمان هاي با سايز کوچک و متوسط مي باشد. زيرا معمولاً اين سازمان ها گواهينامه هاي کيفي استاندارد را ندارند. اخذ اين گواهينامه ها به معناي پيروي از چارچوب هاي سازماني هستند. نداشتن يک چارچوب مخصوص و يا گواهينامه سازماني معتبر مي تواند منجر به موارد زير شود:
- جريان کاري نامنظم و تغييرات پي در پي
- الزام دوباره کاري به دليل مديريت ضعيف
- تغييرات پي در پي در واگذاري مسئوليت ها
به وجود آمدن اين شرايط عواقب زيادي براي پروژه در پي خواهد داشت. مدير پروژه مي تواند کارهاي زير را براي نجات پروژه در کوتاه مدت انجام دهد. اما دستورالعمل ها و تکنيک هاي ديگري نيز وجود دارند که در بلندمدت مي توان براي حل مشکلات به کار گرفت:
1- از يک سيستم يکپارچه مديريت پروژه استفاده کنيد.
اگر شما از يک سيستم يکپارچه مديريت پروژه استفاده کنيد، احتمال دوباره کاري به دليل مديريت نادرست کاهش زيادي مي يابد.
2- از يک مکانيزم کنترلي استفاده کنيد.
اين کار نيز تضمين مي کند که احتمال دوباره کاري هايي که ممکن است به دليل تغييرات پروژه اتفاق بيفتد، کاهش پيدا مي کند.
3- از تغيير دائمي منابع انساني خودداري کنيد.
با اين کار اطمينان حاصل مي کنيد که کارهايي که به افراد محول کرده ايد راحت تر و به موقع به اتمام مي رسند.
2- آيا حاميان مالي هنوز از پروژه حمايت مي کنند؟
گاهي حاميان مالي پروژه شما هم زمان از پروژه هاي مهم ديگر نيز حمايت مي کنند. در اين مواقع پروژه شما جدي گرفته نمي شود و به دليل فقدان توجه، احتمال مواجهه شما با بحران افزايش مي يابد. يکي از دلايل توجه کم تر حاميان مالي به شما، نداشتن منشور پروژه و توجيه مالي است. شما بايد منافع مالي پروژه تان را براي حاميان مالي توضيح دهيد تا نظر آن ها به پروژه شما جلب شود. شما حتي ساختن برنامه مديريت هزينه را مي توانيد به کمک حاميان مالي انجام دهيد. در بدترين حالت اگر پس از انجام اين کارها مشاهده کرديد که پروژه توجيه مالي قابل توجهي ندارد مي توانيد به بستن پروژه اقدام کنيد.
3- آيا تيم پروژه با تمرکز بر تحويلات پروژه کارهايشان را انجام مي دهند؟
گاهي کار اعضاي تيم پروژه به اندازه کافي سودمند است. اما مسير واضحي از اين که چگونه بايد تحويلات پروژه را به ثمر برسانند ندارند. مدير پروژه بايد تصوير واضحي از نتيجه پروژه را براي اعضاي گروه ترسيم کند. هم چنين ساختار شکست کار را بسازند. اين ساختار در تمام چرخه پروژه مانند يک نقشه راه از ابتدا تا انتهاي پروژه به شما کمک مي کند. مدير پروژه بايد اين نقشه مسير را با اعضاي گروه به اشتراک بگذارد تا همه آن ها براي يک نتيجه مشترک تلاش کنند. بنابراين واضح است که اگر اين تصوير مشترک وجود نداشته باشد، پيشرفت پروژه با مشکل مواجه خواهد.
4- آيا حامي مالي و مدير پروژه درک مشترکي در مورد نيازمندي هاي پروژه دارند؟
بيشتر اوقات تيم پروژه در مورد نيازهاي پروژه کاملاً آگاهي دارند اما آن را به اطلاع سرمايه گذاران نرسانده اند. شما بايد ليستي از نيازهاي پروژه را تهيه کنيد و آن را در اختيار ذينفعان و حاميان مالي پروژه قرار دهيد.
مدير پروژه پس از اين کار بايد اطمينان حاصل کند که سرمايه گذاران پروژه ليست را مطالعه کرده اند و با آن موافقت کامل دارند. مدير پروژه با شفاف سازي اهداف پروژه از نفوذ اين مشکلات به فازهاي بعدي پروژه جلوگيري مي کند.
5- آيا اعضاي گروه در مورد نقش ها، مسئوليت ها، تحويل ها و موعدهاي تحويل به خوبي آگاه هستند؟
در کنار اهداف کلي پروژه مانند محصول نهايي، اهداف جزئي مانند وظايف و تحويلات هفتگي هم اهميت زيادي دارند. در پروژه هاي بحراني اعضاي تيم تصور واضحي از اين که دقيقاً چه کاري بايد انجام دهند ندارند. به عنوان مثال 3 نفر مسئوليت طراحي پروژه را برعهده دارند. در صورتي که بايد مسئوليت نهايي پروژه بر عهده يک نفر باشد. يکي از کارهايي که مي توان در اين مواقع انجام داد، شکستن کارها به فعاليت ها و تحويلات کوچک تر مي باشد. علاوه بر اين هر يک از اعضاي تيم بايد در مورد کاري که در طراحي انجام مي دهد و محصول نهايي آن آگاهي کامل داشته باشد.
6- آيا تخصيص منابع به درستي انجام شده است؟
در بعضي از پروژه هايي که در اولويت هاي بعدي قرار دارند ممکن است منابع مناسب به خصوص منابع انساني به آن ها اختصاص داده نشود. اما به عنوان يک قانون کلي در مديريت مانند تمام پروژه ها شما بايد نتايج منظم از فعاليت هاي خود انتظار داشته باشيد. در اين گونه مواقع کارهايي که به عنوان يک مدير پروژه مي توانيد انجام دهيد عبارتند از:
- منشور پروژه را مجدد وارسي کنيد، منافع آن را براي ذينفعان پروژه مشخص کنيد و منابع مناسب را به آن اختصاص دهيد.
- اگر با کمبود منابع مواجه شديد، مدير پروژه بايد محدوده پروژه را کوچک تر کند و يا مدت زمان آن را افزايش دهد تا با منابع فعلي بتوانيد پروژه را به اتمام برسانيد.
داشتن اطلاعات کافي در مورد محدوده، زمان و هزينه در اين مواقع به شما کمک بزرگي خواهد کرد.
7- آيا تيم پروژه با انگيزه هستند؟
وقتي پروژه براي مدتي طولاني در بحران بماند، در انگيزه اعضاي تيم پروژه تأثير مي گذارد. بنابراين مدير پروژه بايد هر چه زودتر به دنبال راه حل باشد تا اعتماد به نفس را در ميان اعضاي گروه تقويت کند. در اين صورت تکميل پروژه مي تواند با برنامه جديد هماهنگ شود تا انگيزه اعضاي گروه بالا رود.
8- آيا ارتباطات در ميان اعضاي تيم و هم چنين بين تيم و پروژه به درستي انجام مي شود؟
مديريت ارتباطات در پروژه يکي از عواملي است که مي تواند موفقيت يا شکست پروژه را تحت تأثير قرار دهد. مدير پروژه بايد اين ارتباطات را ارزيابي کند و در صورت مناسب نبودن آن اقدامات زير را انجام دهد:
- يک کانال ارتباطي رسمي بين مدير پروژه و سرمايه گذاران ايجاد کند. اين کانال ارتباطي مي تواند به شکل گزارشاتي که مدير پروژه تهيه مي کند باشد.
- اگر ميان اعضاي گروه و يا بين تيم و حامي مالي فاصله مکاني زيادي وجود دارد، به منظور ارتباط مستمر ميان اعضاي تيم مي توانيد از ابزارهاي ارتباطي مانند نرم افزارهاي مديريت پروژه، تماس تصويري و تله کنفرانس استفاده کنيد.
9- آيا اقدامات مناسبي براي تضمين کيفيت پيش بيني کرده ايد ؟
گاهي سازمان مجهز به سيستم مديريت کيفيت رسمي مي باشد. به علاوه فعاليت هايي در راستاي تضمين کيفيت پيش بيني شده است. حتي به اعضاي گروه گفته مي شود که اين فعاليت ها را انجام دهند. با اين حال تمام اين موارد در عمل ناديده گرفته مي شوند. در نتيجه عيب هاي پروژه شروع به ظاهر شدن مي کنند، به مرور زمان و با نزديک شدن به فاز پاياني پروژه اين عيب ها روي هم انباشته مي شوند و در نهايت منجر به طولاني شدن زمان پروژه مي شوند. اغلب اين فعاليت ها را کارهايي مي دانيم که انجام آن ها در کل «خوب» است و «بهتر» است انجام شوند. در صورتي که بايد به آن ها با ديد «بايد» انجام شوند بنگريم. يک راه حل در اين موارد اين است که نتايج و فوايد هزينه هاي انجام اين فعاليت ها را در مقابل هزينه هاي انجام ندادن آن ها براي اعضا توضيح دهيد. در اين صورت آن ها مي توانند به اهميت اين کارها در ذخيره سازي زمان و تلاش هايشان پي ببرند.
10- آيا تيم از يک پروسه مديريت ريسک پيروي مي کند؟
شما مي توانيد بسياري از مشکلاتي که در پروژه اتفاق مي افتند را از قبل پيش بيني کنيد. مديريت ريسک به شما کمک مي کند ريسک ها را کاهش دهيد. هم چنين مي توانيد براي پروژه هاي هم زمان خود از قبل برنامه ريزي کنيد تا به مشکلات بزرگ تر منجر نشوند.
اگر در پروژه سيستم مديريت ريسک نداشتيد مي توانيد اين وظيفه را به مدير پروژه واگذار کنيد. وي مي تواند تيم را رهبري کند و پروسه مديريت ريسک پروژه را بر عهده بگيرد.
نجات يک پروژه بحراني به توجه ويژه نياز دارد. علاوه بر اين مي توانيد از يک مدير پروژه آگاه و يا راهنماي PMBOK نيز استفاده کنيد. در نهايت کسي که در پروژه مسئوليت رسيدگي به اين بحران را بر عهده دارد هم در سطح کلي و هم در مقياس جزئي بايد با توجه به محدوده پروژه اقدامات لازم را انجام دهد. سؤالاتي که در بالا به آن ها اشاره کرديم در بررسي محيط پروژه به منظور حل بحران به شما کمک زيادي خواهد کرد.
نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان يکي از ابزارهايي است که مي تواند شما را در مديريت تيم خود ياري کند. شما با استفاده از اين نرم افزار مي توانيد وظايف مربوط به پروژه هاي خود را تعريف کنيد تا هر کاربر وضعيت پيشرفت وظايف خود را ثبت کرده و از طريق کارتابل براي شما ارسال کند.
