چگونه نرم افزار مديريت پروژه مپسان با پروژه شما هم گام مي شود؟

همان طور که مي دانيد شما به عنوان متخصص حوزه ساخت و ساز هميشه بايد به دنبال راهي براي به حداقل رساندن اتلاف انرژي در پروسه ساخت و ساز باشيد. اين کار مي تواند شامل شناسايي زمان از دست رفته باشد. بهترين روش براي اين کار متحد کردن پرسنل، از مالکان تا معماران و پيمانکاران در تمام طول عمر پروژه است. تأخيرات پروژه به معناي عدم تطابق بودجه است. بنابراين بايد تا حد امکان از آن جلوگيري کنيد.

امروزه مديران حرفه اي با استراتژي هاي مديريت حرفه اي آشنا هستند. به عنوان مثال از برنامه هاي مديريت پروژه استفاده مي کنند. اين کار باعث کاهش چشم گير هزينه هاي پروژه شده است.

نرم افزار مديريت پروژه مپسان باعث صرفه جويي در زمان و هزينه پروژه شما مي شود. هم چنين به شما کمک مي کند همواره اعضاي تيم خود را در جريان پروژه قرار دهيد و خودتان نيز در جريان کارهاي آن ها قرار داشته باشيد. علاوه بر اين،‌ براي اعضا امکان همکاري بهتر را فراهم مي کنيد و همين طور برنامه ريزي بهتري انجام مي دهيد. 

نرم افزار مديريت پروژه مپسان از طريق تلفن همراه در نظارت بر کارها، متمرکز کردن اطلاعات و پردازش سريع اطلاعات در تمام فازهاي 7 گانه پروژه به روش هاي زير به شما کمک مي کند:

1- تصميم گيري ها را از قبل انجام دهيد.

 اولين فاز در مديريت پروژه شامل ايده پردازي قبل از تصميم گيري و اجرا است. در اين فاز مالک و يا مشاور روش هايشان را براي پيش برد اهداف پروژه تعيين مي کند. همين طور بايد ليستي از ملزومات پروژه شامل پرسنلي که نياز دارند را تهيه کنند.

در اين مرحله نيروي کار، معماران و پيمانکاران استخدام مي شوند. در واقع اين فاز همان فازي است که در آن مي توانيد تشخيص دهيد که چگونه بايد پروژه نهايي را با بودجه مقرر تحويل دهيد. شما مي توانيد با استفاده از نرم افزار، کار مديريت هزينه را در چند گام و به راحتي انجام دهيد.

اگر در اين مرحله، ارتباطات از طريق تلفن و ايميل انجام شود، مستند سازي مي تواند به يک چالش تبديل شود. با استفاده از نرم افزار مديريت پروژه مپسان، مي توانيد بر اساس نيازهاي پروژه، مديريت مستندات را به راحتي انجام دهيد و هزينه ها را به صورت دقيق تخمين بزنيد. به منظور تخمين هزينه، مي توانيد براي آيتم بندي منابع مورد نياز پروژه يک کاربرگ اضافه ايجاد کنيد. از اين طريق مالکان مي توانند تخمين هاي اوليه را با استفاده از يک ديد کلي مشاهده کنند.

2- مستندات پروژه را به صورت متمرکز مديريت کنيد.

در طول فاز سوم، يعني فاز برنامه ريزي و طراحي پروژه، بايد دياگرام ها و نمودارهايي تهيه کنيد. هم چنين بايد تعيين کنيد چه قراردادها و مجوزهايي براي پروژه نياز داريد. براي اطمينان از اين که همه چيز مطابق با چشم انداز اوليه و بودجه در نظر گرفته شده است، مدارک اين فاز را با مالک به اشتراک بگذاريد. بهتر است براي جلوگيري از ازدست رفتن اطلاعات، يک نسخه کاغذي از اين مستندات تهيه کنيد.

در کارتابل نرم افزار مديريت پروژه مپسان مي توانيد به راحتي اين اسناد را به رديف مربوط به خود الصاق کنيد. در اين صورت اطلاعات و مدارک را به صورت متمرکز و به راحتي در دست خواهيد داشت.

علاوه بر امکان الصاق اسناد، در اين نرم افزار براي مديران پروژه اين امکان وجود دارد که اطلاعات کلي و کليدي پروژه هاي جاري را به صورت دياگرام هاي جامع در يک پرتال ويژه داشته باشند.

نمايش اين اطلاعات از طريق پرتال افراد به اين معني است که همه افرادي که به آن دسترسي پيدا مي کنند روي اطلاعات مشترک کار مي کنند. در نهايت اين کار باعث به وجود آمدن هماهنگي ميان مالکان، معماران و پيمانکاران مي شود. 

3- تخمين هزينه ها را به آساني انجام دهيد.

همان طور که مي دانيد در صنعت ساخت و ساز، بايد تخصيص بودجه با دقت انجام شود تا از کمبود بودجه جلوگيري شود. مدير پروژ‌ه و يا مشاور بايد آيتم هاي نيروي کار، مصالح و مخارج غيرمستقيم را برآورد کند. براي انجام اين برآوردها مي توانيد از نرم افزار مديريت پروژه مپسان استفاده کنيد.

در صورتي که مالک ‌تجربه ساخت و ساز نداشته باشد، مي تواند آن را برعهده مشاور و مدير پروژه بگذارد. مدير پروژه مي تواند تمامي تخمين هزينه ها را با استفاده از نرم افزار مديريت پروژه مپسان انجام دهد. اين برآوردها در داشبورد نرم افزار و به صورت ريالي قابل مشاهده خواهند بود. با اين کار همگي مخصوصاً مالکان مي توانند اطمينان حاصل کنند که ديد کلي نسبت به همه چيز به خصوص مخارج دارند.

4- بر کار پيمانکاران نظارت داشته باشيد. 

همان طور که مي دانيد هنگامي که شما کارها را در موعد مقرر و با بودجه پيش بيني شده با موفقيت به انجام مي رسانيد، رابطه بهتري با مالک شکل خواهيد داد. اين رابطه مي تواند منجر به ايجاد يک تجربه خوب دو طرفه و همکاري هاي بعدي آن ها با شما بشود. زيرا برآورده کردن نيازهاي پروژه مطابق بودجه مانع از ايجاد هزينه هاي اضافي براي مالک مي شود. در نتيجه توانايي شما به آن ها اثبات خواهد شد.

شما مي توانيد براي جمع آوري پيشنهادات، اطلاعات، تخمين هاي پيشنهادي و مدارک مربوطه از نرم افزار مديريت پروژه مپسان استفاده کنيد. پس از تمام اين بررسي ها مالکان مي توانند پيمانکاران مورد نظرشان را انتخاب کنند.

5- برنامه ريزي ها را با همکاري ساير اعضاي تيم انجام دهيد.

پس از اين که تخمين هزينه ها انجام شد، شما بايد آن ها را با پيمانکاران جزء به اشتراک بگذاريد. در فاز پنجم، پيمانکاراني که در مزايده انتخاب شده اند بايد مجموعه اي از وظايف را انجام دهند. به عنوان مثال آن ها بايد برنامه فعاليت هاي خود را آماده کنند و مصالح مورد نيازشان را تهيه کنند. هم چنين بايد چيدمان آيتم هاي موقت کارگاه شامل کانکس ها، ساختمان هاي موقت، داربست ها، پل ها و پياده روها را انجام دهند.

در کارهاي ساختماني زماني که افراد با يکديگر هماهنگ نباشند، پروژه آسيب پذير خواهد شد. شما بايد پروژه را با بودجه مقرر به اتمام برسانيد. بنابراين ضعف ارتباطات چه در مقياس بزرگ و چه در مقياس کوچک تر‌، مي تواند منجر به عقب ماندن از برنامه هزينه و در نتيجه فشار و استرس کاري زيادي شود. شما بايد همواره متوجه اهميت ارتباطات در ميان افراد پروژه باشيد. هم چنين بهتر است به ايجاد ارتباطات دوستانه اهميت بيشتري بدهيد.

پس از اتمام مناقصه شما مي توانيد براي شفاف سازي در مورد امور مالي به منظور مديريت رابطه خود با ذينفعان از نرم افزار مديريت پروژه مپسان استفاده کنيد. بهتر است در اين مرحله از آن ها دعوت کنيد تا فعاليت هاي مورد نظرشان را با ديگران به اشتراک بگذارند تا همگي يک ديد کلي از کار داشته باشند.

شما و مالکان مي توانيد به فرم هاي آماده، مستندات، مشخصات فني، بودجه و هر آن چه که در يک دفتر کار به آن نياز داريد، از طريق نسخه موبايلي نرم افزار مديريت پروژه مپسان دسترسي داشته باشيد و به راحتي جريان کارهايتان را دنبال کنيد.

6- همواره همه کارها را تحت کنترل داشته باشيد.

در طول فاز اجرا شما بايد از همه جوانب مطلع باشيد. در اين صورت قادر خواهيد بود در برابر هر مشکل احتمالي که مي تواند باعث تأخير در پروژه شود به موقع عکس العمل نشان دهيد. در اين فاز بايد مراقب خيلي از جوانب مانند نظارت بر هزينه، کنترل کيفيت، عيب يابي، امنيت کارگاه و تطابق عملکردتان با برنامه زمانبندي باشيد.

شما مي توانيد از طريق داشبورد نرم افزار مديريت پروژه مپسان کار کنترل کيفيت را به صورت زنده انجام دهيد و به راحتي به اطلاعات مهم را دسترسي داشته باشيد. با استفاده از اين نرم افزار مالک مي تواند به کارهاي انجام شده روزانه نظارت کند. علاوه بر اين شما نيز مي توانيد به سرعت به ريسک هاي احتمالي پاسخ دهيد. اين نرم افزار در مديريت هم زمان چند پروژه کمک مي کند.

7- از فرم هاي آماده نرم افزار استفاده کنيد.

در پايان پروژه،‌ پيمانکاران بايد برنامه خودشان را طوري تنظيم کنند تا بتوانند کارهاي نيمه تمام و يا تعميرات را به موقع به اتمام برسانند. شما و مالک بايد بدانيد آيا پيمانکار، کار مورد نظر مخصوصاً کارهاي زمان بر را در موعد مقرر به اتمام مي رساند يا خير.

شما مي توانيد مدارک، دفترچه راهنما، ضمانت نامه ها، و ساير مدارک نهايي را مستقيماً به کاربرگ هاي آماده در چک ليست اصلي الصاق کنيد. هم چنين در مراحل نهايي ساخت و ساز، مي توانيد از امکانات مختلف نرم افزار مانند گانت چارت، نماي کارت و نماي شبکه، کارها را پيگيري کنيد.

اين سيستم مديريت پروژه به شما اين امکان را مي دهد که کارهاي مربوط به هر پيمانکار را سازماندهي کنيد. علاوه بر اين، تمامي ذينفعان مي توانند با استفاده از يک تلفن همراه هوشمند، تبلت و يا لپ تاپ از طريق نسخه موبايلي اين نرم افزار ليست کارهايشان را به روز رساني کنند. استفاده کردن از نرم افزارهاي مديريت پروژه مي تواند يکي از مهارت هاي مهم براي يک مدير پروژه باشد.