نرم افزار مديريت پروژه به شما اين امکان را مي دهد که مراحل، منابع و زمان اختصاص داده شده براي هر پروژه را به شيوه اي مؤثر مديريت کنيد. هم چنين اين نرم افزارها به شما در کار برنامه ريزي، پيگيري، مديريت و گزارش دهي کمک مي کنند. به علاوه باعث ساده سازي روند زمانبندي پروژه و کنترل هزينه مي شوند.
در اين مقاله يک بررسي کامل در مورد نرم افزارهاي مديريت پروژه انجام خواهيم داد. هم چنين از ويژگي ها و مزاياي اين گونه نرم افزارها گرفته تا راهنماي انتخاب بهترين نرم افزار متناسب با نيازهاي کسب و کار شما را بررسي مي کنيم.
مزاياي استفاده از نرم افزار مديريت پروژه چيست؟
استفاده از سيستم مديريت پروژه مي تواند مزاياي زيادي براي شما داشته باشد که منجر به موفقيت و کارايي پروژه شما خواهد شد. برخي از اين مزايا عبارتند از:
1- برنامه ريزي پيشرفته
اين نرم افزارها به شما کمک مي کنند که برنامه زمانبندي، برنامه بودجه بندي و تخصيص وظايف به اعضاي گروه را به راحتي انجام دهيد. علاوه بر اين، با اين نرم افزار مي توانيد يک برنامه ريزي پيشرفته انجام دهيد.
2- شفاف سازي مسئوليت ها
وقتي تمام جزئيات پروژه در يک مکان واحد مانند کارتابل يک نرم افزار باشند، هيچ ابهامي در مورد مسئوليت ها وجود نخواهد داشت. هم چنين مي توانيد اطمينان حاصل کنيد که هيچ کدام از جزئيات از قلم نمانده است.
3- ساده سازي همکاري
نرم افزار مديريت پروژه به شما کمک مي کند تمام جزئيات را با اعضاي تيم به اشتراک بگذاريد. هم چنين يک مرجع واحد که همه به آن دسترسي دارند به وجود خواهد آورد.
4- گسترش دادن ديدگاه
با استفاده از نرم افزار مديريت پروژه، مي توانيد به برنامه پروژه تان از هر مکاني و با استفاده از هر نوع سيستم هوشمند مانند تلفن همراه، تبلت يا لپ تاپ دسترسي داشته باشيد. علاوه بر اين يک ديد واقعي براي شما فراهم مي کند تا ريسک هاي احتمالي را به سرعت تشخيص دهيد.
5- تصميم گيري بهتر و سريع تر
برخي از اين نرم افزارها داراي يک داشبورد هستند و به شما امکان مي دهند تمام شاخص هاي اصلي عملکرد را جمع آوري کنيد. هم چنين توانايي تصميم گيري شما را بهبود مي دهند.
چگونه بايد نرم افزار مديريت پروژه متناسب را تشخيص دهيد؟
براي انتخاب بهترين نرم افزار مديريت پروژه بايد موارد زير را در نظر بگيريد:
- نوع پروژه
- روش شما در مديريت پروژه مورد نظر
- ميزان پيچيدگي پروژه
- بزرگي گروهي که روي اين پروژه کار مي کنند
- بودجه، زمان و منابع مورد نياز
پس از در نظر گرفتن اين مؤلفه ها شما مي توانيد بهترين نرم افزار کنترل پروژه مناسب نياز خودتان را تشخيص دهيد. در اين صورت بيشترين موفقيت و کارايي را خواهيد داشت. در قسمت بعدي مي توانيد مهم ترين عواملي که تيم شما را به موفقيت هدايت مي کند را مطالعه کنيد.
مهم ترين ويژگي هاي نرم افزار مديريت پروژه
بهترين سيستم مديريت پروژه بايد ويژگي هاي ضروري زير را براي مديريت مؤثر پروژه تان داشته باشد:
1- از نرم افزارهاي بر پايه cloud باشد.
هنگام استفاده از نرم افزارهاي مشابه cloud شما ديگر محدوديت مکاني و زماني براي دسترسي به برنامه پروژه نداريد. علاوه بر اين، اين نوع نرم افزارها نيازي به بروز رساني دائمي ندارند.
2- کاربرد آسان داشته باشد.
يک نرم افزار با کاربرد آسان به شما و تيم تان اين امکان را مي دهد تا به سرعت شروع به کار کنيد. اين قابليت براي اعضاي گروه شما فوايد بسياري دارد و خواهيد ديد که به آن علاقمند شده و به استفاده از آن ادامه مي دهند.
3- امکان استفاده مشارکتي داشته باشد.
شما بايد از نرم افزاري استفاده کنيد که به شما اين امکان را مي دهد که برنامه ها و جزئيات پروژه را با ذينفعان داخلي و خارجي به اشتراک بگذاريد. با اين ويژگي مي توانيد مسئوليت ها را مشخص کنيد و نظراتتان را با يکديگر به اشتراک بگذاريد.
4- خروجي ها را به طرق مختلف نمايش دهد.
بر حسب نوع پروژه، شما ممکن است به گانت چارت ها و يا ساير اشکال نمايش اطلاعات نياز داشته باشيد. شما بايد ابزاري پيدا کنيد که براي شما و گروهتان بهترين گزينه باشد.
5- فضاي کافي براي ذخيره سازي داشته باشد.
اگر شما تمام اسناد را به صورت سازمان دهي شده در نرم افزار مديريت پروژه خود داشته باشيد، مدت زماني که براي جست و جوي اطلاعات صرف مي کنيد کاهش خواهد يافت. بنابراين بايد اطمينان حاصل کنيد در نرم افزار مورد استفاده تان فضاي کافي براي ذخيره اطلاعات را داريد.
6- جريان کاري خودکار ايجاد کند.
به شما پيشنهاد مي کنيم از يک نرم افزار که مراحل کار مانند به روز رساني درخواست ها، يادآوري ها و تأييدها را به صورت خودکار انجام مي دهد استفاده کنيد. با اين کار زمان صرف شده براي کارهاي خسته کننده و تکراري را کاهش خواهيد داد. علاوه بر اين ديگر نيازي به استفاده از فرمول ها و کمک گرفتن از برنامه نويسان نخواهيد داشت.
7- مجهز به داشبورد نمايش اطلاعات باشد.
شما بايد اطمينان داشته باشيد که همه افراد به اطلاعات مورد نيازشان براي تصميم گيري سريع دسترسي دارند. بنابراين بايد بتوانيد يک ديد سطح بالا نسبت به عملکرد و شرايط پروژه که براي تمام مالکان يا ذينفعان قابل دسترسي باشد را به وجود آوريد. يک نرم افزار مجهز به داشبورد اين امکان را براي شما ايجاد خواهد کرد.
8- داراي نسخه تلفن همراه باشد.
با گسترش دورکاري، استفاده از تلفن همراه براي ارتباط لحظه به لحظه با محل کار ضرورت بيشتري پيدا مي کند. وجود يک اپليکيشن تلفن همراه که بتوانيد در حال حرکت نيز از آن استفاده کنيد به شما اين امکان را مي دهد که از هر مکاني مشارکتتان را در پروژه حفظ کنيد.
9- قابليت گزارش دهي داشته باشد.
استفاده از نرم افزاري که بتوان گزارش شرايط پروژه را به کمک آن ايجاد کرد، باعث مي شود زمان صرف شده براي جمع آوري اطلاعات در هنگام نياز به ارائه به کارفرما به ميزان بسيار زيادي کاهش يابد. بنابراين توصيه مي شود ابزاري پيدا کنيد که قابليت گزارش دهي داشته باشد و در صورت تغيير در برنامه هاي اصلي پروژه به صورت خودکار به روز رساني شود.
10- مديريت منابع را انجام دهد.
همان طور که مي دانيد مديريت دقيق منابع براي موفقيت پروژه شما يک امر حياتي است. بنابراين اطمينان حاصل کنيد از نرم افزاري استفاده مي کنيد که قابليت تعيين نقش هاي پروژه، اختصاص مجوزها متناسب با هر نقش و هم چنين تنظيم به موقع منابع را دارا باشد. همين طور يک سيستم کنترل پروژه مي تواند مديريت هزينه پروژه را ساده سازي کند. همان طور که مي دانيد زمان به عنوان يکي از منابع پروژه از اهميت ويژه اي برخوردار است. با استفاده از يک سيستم کنترل پروژه يکپارچه مي توانيد زمان هدر رفته خود را شناسايي کرده و آن را بازگرداني کنيد.
تنها با استفاده از يک نرم افزار مديريت پروژه مانند سيستم مديريت پروژه مپسان، مي توانيد اطمينان حاصل کنيد که همگي در جريان کار قرار دارند. از اين طريق پيشرفت رو به جلوي پروژه را حفظ مي کنيد. به علاوه همگي به اسناد دسترسي پيدا خواهند کرد و مي توانند تصميمات جديد را مشاهده کنند.
