نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیران به شما کمک می‌کند تا وظایف را به طور موثرتری تخصیص دهید، پیشرفت را پیگیری کنید و با اعضای تیم خود به طور موثر ارتباط برقرار کنید.
در گذشته تمامی کار های مربوط به پروژه توسط محاسبات دستی انجام می شد، که احتمال وجود خطا نیز در آن بسیار بالا بوده است.
اما امروزه صفر تا صد کار به واسطه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه انجام می شود، که نه تنها وجود خطا را کاهش داده بلکه سرعت انجام کار را نیز بالا برده است.
با توجه به پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای متعددی نیز طراحی شده اند و شما به عنوان یک مدیر باید بر اساس نیاز پروژه، مناسب ترین نرم افزار را انتخاب کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه ابزار بسیار قدرتمندی برای محقق کردن اهداف پروژه می باشد، که به مدیر و یا شرکت های عمرانی در بهبود فرایند برنامه ریزی و یا ایجاد هماهنگی و کنترل پروژه کمک زیادی می کنند.
معمولاً برای تمام حوزه های مدیریتی از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می شود، اما طی چند سال های اخیر در حوزه ساختمان سازی پیشرفت فوق العاده ای داشته است و جایگاه خود را در این صنعت تثبیت کرده است.
توجه داشته باشید، که نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی به شما این امکان را می دهد، که از منابع استفاده و به راحتی بر روی خروجی ها نیز کنترل دقیقی را داشته باشید.
این نرم افزار کمک زیادی در مدیریت مواردی چون تجزیه و تحلیل بهره وری، برنامه ریزی، کنترل هزینه ها، امکان برقراری ارتباط و غیره می کند.
این نوع نرم افزارها با ارائه راهکارهای اصولی برای تمامی مشکلات یک راه حل همه جانبه را ارائه می کنند و در مدیریت اعضای گروه و همچنین منابع پروژه نقش بسیار مهمی دارد.
با وجود تمام قابلیت های نرم افزار مدیریت پروژه متاسفانه هنوز برخی از شرکت ها و یا کسب و کارها از این ابزار فوق العاده غافل هستند و یا لزوم استفاده از آن را نادیده می گیرند.
اکثر پروژه های ساختمانی معمولاً با مشکل زمانبندی روبرو هستند و نمی توانند کار را در زمان مقرر به پایان برساند، اما در صورت استفاده از نرم افزارهای مدیریتی دیگر این مشکل وجود نخواهد داشت.
یک مدیر زیرک می داند، که برای پیشبرد هرچه بهتره پروژه باید از تکنیک های به روز استفاده کند، تا بتواند مدیریتی عالی و بی نقص را به نمایش بگذارد.
با وجود پیشرفت های صورت گرفته در مبحث تکنولوژی به راحتی نرم افزارها در محیط های مختلفی در دسترس قرار می گیرند و مهم ترین آن ها عبارت اند از:
- نصب بر روی رایانه های شخصی
- قابلیت نصب بر روی دستگاه های گوشی همراه
- نرم افزارهای تحت وب
برخلاف تصور نرم افزارهایی که در تلفن همراه و یا از طریق فضایی وب قابل دسترس می باشند، بسیار محبوب تر از نرم افزار های قابل اجرا در رایانه شخص هستند.
دلیل این محبوبیت دسترسی آسان به نرم افزار در هر مکان و زمان می باشد و کار مدیر پروژه و اعضا را بسیار راحت کرده است.
داشتن یک برتری عملیاتی در صنعت ساخت و ساز امری ضروری و غیر قابل انکار می باشد و دسترسی ایمن به داده ها و اطلاعات سبب ایجاد یک برتری نسبت به سایر پروژه شده است.
با توجه به موارد گفته شده مسلماً می دانید، که دیگر استفاده از ابزارهای سنتی پاسخگوی نیاز پروژه نخواهد بود و در مقابل پروژه ها بزرگتر و سطح حقوقی و قانونی آن ها نیز تغییر کرده است و با توجه به استاندارد های به روز و سختگیرانه استفاده از نرم افزار های مدیریتی ضروری می باشد.
مزایای بهره گیری از نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی
نرم افزارهای مدیریتی نقش بسیار روشنی در بهبود وضعیت پروژه و قرارگیری آن در مسیر درست دارند. در ادامه به مهم ترین ویژگی های استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه ساختمانی اشاره خواهیم کرد:
ارتباط و همکاری در زمان واقعی
در صنعت ساختمان غلبه بر موانع ارتباطی بسیار حائز اهمیت می باشد، چرا که مدیر و اعضای گروه برای داشتن یک همکاری بهتر باید به طور مداوم با یکدیگر در ارتباط باشد.
نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی به سرمایه گذاران خارج از پروژه نیز اجازه می دهد، تا بدون نیاز فیزیکی از روند اجرایی پروژه بازدید داشته باشند.
مدیریت بودجه و حسابداری
وجود ابزار دقیقی مانند بودجه بندی برای مدیریت هرچه بهتر پروژه و پیش بینی هزینه های احتمالی بسیار لازم و ضروری می باشد. مدیر پروژه می تواند با استفاده از نرم افزارهای مدیریتی برآورد دقیقی از هزینه ها داشته باشد و به راحتی آن ها را کنترل کند.
با وجود ابزارهای محاسباتی میزان خطا در پروژه به حداقل ممکن می رسد و یک دید روشن نسبت به هزینه ها وجود دارد، که به واسطه آن می توان تا انتهای پروژه بودجه را مدیریت کرد.
بودجه بندی بدون خطا
از دیگر ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت پروژه قابلیت بودجه بندی می‌باشد، که باعث بهبود سطح مدیریتی می شود.
توجه داشته باشید، هدف اصلی از بودجه بندی در پروژه برآورد هزینه ها، ردیابی زمان و همچنین صورت حساب می باشد و از بروز خطای انسانی جلوگیری می کند.
کنترل متمرکز اسناد
تفاوتی ندارد، که پروژه بزرگ و یا کوچک باشد و در تمامی پروژه ها جابجایی و یا به اشتراک گذاری اسناد انجام می شود.
این موارد شامل: قراردادهای قانونی، پلان های ساختمان، مدارک و یا اسناد اعضای تیم، شرکا، پیمانکاران، مشتریان و غیره می شود. با استفاده از قابلیت کنترل اسناد به راحتی می توانید، فرایند اشتراک گذاری اسناد را به صورت خودکار انجام دهید.
این قابلیت نه تنها سبب به اشتراک گذاری سریع اطلاعات می شود، بلکه کنترل تمامی ابعاد پروژه را به مدیر می دهد و امنیت اطلاعات به طور کامل تضمین می کند.
ارتباط کارآمد
وجود یک ارتباط کارآمد در به موفقیت رسیدن پروژه بسیار حائز اهمیت است و از طریق به روز رسانی وظایف سبب ایجاد نظم و پیشبرد هر چه بهتر کارها در پروژه می شود.
در صورت تاخیر و یا وجود خطا در ارتباط تحویل پروژه نیز به خطر می افتد و در صورت تکرار این گونه خطاها در طی ماه های متوالی می تواند بر روی روابط مدیر با مشتریان نیز تاثیر منفی بگذارد و یا سبب قطع همکاری شود.
امروزه با کمک نرم افزار مدیریت پروژه تمامی این مشکلات رفع شده اند و در هر زمان و یا مکانی که باشید، به راحتی می توانید با مشتری خود ارتباط موثری را برقرار کنید.
نظارت
برای به موفقیت رسیدن یک پروژه ساخت و ساز باید وضعیت پروژه به صورت دائم پیگیری شود و یک نظارت مستمر و دقیق بر روی آن وجود داشته باشد.
نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی خوشبختانه توانسته این مشکل را حل کند و نقش بسیار حائز اهمیتی در به موفقیت رسیدن پروژه داشته باشد. نرم افزارهای مدیریتی با وجود قابلیت هایی که دارند، به راحتی می توانند اطلاعات مورد نیاز پروژه را با یک زمان بندی دقیق ارائه دهند.
نتیجه گیری
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیران ساخت و ساز لازمه برنامه ریزی و همچنین ایجاد هماهنگی میان اعضای گروه می باشد.
هیچ تفاوتی ندارد، که شما مدیر تیم بازاریابی باشید و یا مدیر فروش در صورتی که یک تیم دارید و برای مدیریت آن در تلاش هستید، بدون شک به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز خواهید داشت. در این مقاله سعی داشتیم، تا اهمیت استفاده از نرم افزارهای مدیریتی را برایتان شرح دهیم، تا در پیشبرد هرچه بهتر پروژه سهیم باشیم.
