ساختن يک تيم مديريت پروژه قوي نيازمند ترکيبي از تلاش هاي مدير پروژه و اعضاي تيم است. به اين صورت که وي وظيفه ساخت زيربناي پروژه و هريک از اعضا نقش هاي مربوط به خود را انجام مي دهند تا در نهايت تحويل پروژه به ثمر برسد. ساختن تيمي با عملکردي در سطح بالا نه تنها در طول چرخه پروژه خوب است بلکه جذابيت سازمان را براي کارمندان احتمالي آينده نيز افزايش مي دهد.
چه شما خودتان به عنوان يک مدير پروژه در حال تشکيل تيم هستيد و چه اين کار را به افراد ديگري محول کرده ايد، مي توانيم چندين نقش را به شما معرفي کنيم که براي موفقيت پروژه بايد اين نقش ها را پر کنيد.
دستورالعمل ساخت يک تيم مديريت پروژه ايده آل
وينس لومباردي، مربي و مجري معروف فوتبال معتقد است:«افرادي که با هم در يک تيم کار مي کنند برنده هستند. چه زماني که در مقابل يک سيستم دفاعي پيچيده بازي مي کنند و چه زماني که درگير مشکلات پيچيده اجتماعي هستند». چيزي که شما به آن نياز داريد ستارگان در حال ظهور و افراد متخصص هستند. تيم رؤيايي پروژه شما بايد از اين گونه افراد تشکيل شود:
1- مدير پروژه ماهر
يک مدير پروژه به عنوان يک کاپيتان يا يک الگو در پروژه قرار دارد. او مسئوليت پيدا کردن استعدادهاي اعضاي گروه براي سپردن نقش هاي مناسب به آن ها را بر عهده دارد. يک مدير پروژه بايد داراي مهارت هاي مختلف از جمله مهارت حل مسئله باشد. به علاوه به اعضاي گروه اعتماد به نفس بدهد و بهترين بهره برداري را از آن ها بکند. وي هم چنين مانند يک پل ارتباطي ميان کارمندان و کارفرما مي باشد. مدير پروژه مسئوليت هدايت تيم پروژه و هم چنين حل مشکلاتي که در پروژه به وجود مي آيد را بر عهده خواهد داشت. ملاک هاي ارزيابي يک مدير پروژه را مي توانيد در مقاله هاي ديگر بخوانيد.
2- کارمندان باتجربه يا تيم متخصصان پروژه
در واقع مي توان گفت کارمندان باتجربه و متخصص به عنوان اسکلت تيم مي باشند و نقشي حياتي در موفقيت پروژه را بر عهده دارد. علاوه بر اين، يک کارمند متخصص مي تواند به عنوان يک پل ارتباطي براي هدايت و ورودي هاي ارزشمند به گروه باشد. اين کارمندان هميشه تجربه هاي کاري ارزشمندي را از پروژه هاي گذشته مي توانند با اعضاي گروه به اشتراک بگذارند. تشخيص اين افراد از ميان اعضاي گروه و هم چنين اهميت دادن به آن ها مي تواند به ميزان زيادي براي گروه مفيد واقع شود. اين افراد بايد مسئوليت انتقال اطلاعات و هم چنين آموزش بعضي مهارت ها به اعضاي گروه را بر عهده داشته باشند.
3- کارمندان با استعداد و چالش دوست
اين کارمندان افرادي هستند که هميشه از کارمندان ديگر يک قدم جلوتر هستند. آن ها همان کساني هستند که شما مي توانيد در مواقع بحران و يا زماني که کارفرما توقعات نسباً بالايي دارد، رويشان حساب کنيد. وجود اين گونه کارمندان در گروه يک امر ضروري است و در زمان هاي فشار کاري زياد ارزش هاي زيادي براي گروه به ارمغان خواهند آورد. آن ها توانايي پاسخگويي مناسب به شرايط اورژانسي، پذيرش چالش ها، پذيرفتن مسئوليت ها و هم چنين اجراي مستقل وظايف را دارند.
توجه داشته باشيد که از اين کارمندان حتماً به خاطر تلاش هايشان تقدير کنيد. علاوه بر اين در چالش هاي بعدي نيز از آن ها درخواست کمک کنيد، چرا که آن ها عاشق چالش ها و برنده شدن در آن ها مي باشند.
4- کارمندان جديد براي کارهاي جديد
استعدادها و اطلاعات کارمندان جديد و تازه کار را به هيچ وجه ناديده نگيريد. آن ها مي توانند تعداد بي شماري از ايده ها را در ذهن داشته باشند و باعث ايجاد تغييرات مثبتي در ساختار فعلي تيم شما بشوند. کارمندان جديد به ميزان زيادي مشتاق يادگيري تکنيک هاي جديد و هم چنين سخت کوش هستند.
بايد توجه داشته باشيد که به آن ها زيادي سخت نگيريد و به آن ها اجازه دهيد داخل گروه احساس راحتي داشته باشند. هم چنين شما بايد انتظاراتتان را از آن ها پايين بياوريد. علاوه بر اين، به منظور افزايش کارايي آن ها مي توانيد گاهي به آن ها در مورد کارشان بازخورد بدهيد.
وقتي که تيم خود را تشکيل داديد، اکنون نوبت به مديريت صحيح شما با استفاده از تکنيک هاي مديريتي است که به آن ها انگيزه و اشتياق ماندن در گروه را مي دهد.
نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان يکي از ابزارهايي است که مي تواند شما را در مديريت تيم خود ياري کند. شما با استفاده از اين نرم افزار مي توانيد وظايف مربوط به پروژه هاي خود را تعريف کنيد تا هر کاربر وضعيت پيشرفت وظايف خود را ثبت کرده و از طريق کارتابل براي شما ارسال کند.
