کاهش خطا و ریسک در پروژه می تواند فواید متعددی، از جمله افزایش شانس موفقیت پروژه، بهبود کیفیت نتایج، کاهش هزینه‌ها، افزایش رضایت ذینفعان، بهبود روند یادگیری و رشد، افزایش کارایی و بهره‌وری، تقویت روحیه تیمی و همکاری، ایجاد محیطی امن‌تر برای کارکنان و ارتقای اعتبار و برند سازمان به همراه داشته باشد
در روند اجرای یک پروژه مدیریت ریسک، یکی از عوامل تاثیرگذار به شمار می رود، که به واسطه آن می توان خطرات و خسارت های احتمالی را شناسایی و تا حد زیادی کاهش داد.
خطرات گفته شده می توانند در زمینه های انسانی، مالی، ابزارآلات، کیفیت پروژه و غیره باشند و باید با داشتن برنامه ریزی دقیق و شناسایی به موقع از به وقوع پیوستن این حوادث جلوگیری کرد.
در مقابل نیز ممکن است، اتفاقات خوشایندی نیز برای پروژه وجود داشته باشد، که با شناسایی درست آن توسط نرم افزار مدیریت پروژه می توان منجر به افتادن اتفاقات خوب در پروژه شد.
مدیریت ریسک پروژه چیست؟
یک مدیر باید در راستای پیشرفت پروژه قدم بردارد و با دانش فنی و بهره گیری از نرم افزار مدیریت پروژه ریسک های احتمالی را بسنجد و از بروز حوادث ناگوار جلوگیری کند.
به بیان ساده ریسک می تواند، شامل هر چیزی باشد که بر روی عملکرد، بودجه، زمانبندی و غیره تاثیر می گذارد و در صورت تحقق پروژه به آن ها مسئله گفته می شود و باید در کوتاه ترین زمان ممکن به آن ها رسیدگی شود.
مدیریت ریسک در واقع فرایند تشخیص، اولویت بندی، برنامه ریزی برای ریسک هایی است که هنوز به مسئله تبدیل نشده اند. در پروژه های مختلف مدیریت ریسک می تواند، شامل ابعاد مختلفی باشد که برای مدیریت آن باید از یک برنامه ریزی اصولی استفاده کرد و یا در صورت به وقوع پیوستن ریسک های احتمالی بتوان آن ها را خنثی و بی اثر نمود.
چطور ریسک ها را مدیریت کنیم؟
برای مدیریت بهتر ریسک در پروژه بهتر است، تمامی زوایای پروژه را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهید. باید هدف اصلی پروژه، چشم انداز محصول پروژه و محدوده آن را به طور مفصل شرح داده و تنها از این طریق می‌توانید، مشکلات موجود را شناسایی کنید.
یک مدیر موفق از همکاری با اعضای گروه خود در رفع مشکلات پروژه نباید ابایی داشته باشد و اطلاعات لازم را از طریق نرم افزار مدیریت پروژه با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارد و از نظرات و پیشنهادات آن ها در پیشبرد بهتر پروژه استفاده کند.
پس از مشخص شدن ریسک ها باید در جایی آن ها را ثبت و از طریق الگوی پایش سطح ریسک ها را اولویت بندی نمایید و سپس با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه اثرات مثبت و منفی پروژه را مشخص و راه حل های مقابله با آن ها را بررسی کنید.
با برقراری جلسات متعدد، که می توان به صورت کاملاً آنلاین و غیر حضوری آن ها را برگزار کرد، قادر خواهید بود به شفاف سازی و مدیریت ریسک بپردازید.
ریسک مثبت چیست؟
تمامی ریسک های موجود در پروژه دارای خاستگاه یکسانی نیستند و شامل ریسک‌های منفی و مثبت می شوند و برخلاف تصور که تمام ریسک ها منفی هستند، در یک پروژه می توان برخی ریسک ها را به یک فرصت طلایی تبدیل و از طریق آن پروژه را به موفقیت رساند.
برنامه مدیریت ریسک شما باید شامل ریسک های مثبت و منفی باشد و برای مقابله با آن ریسک ها و کاهش خطا و ریسک در پروژه باید روش های متفاوتی را به کار ببرید.
برای مدیریت ریسک های منفی باید از کنترل و حسابرسی استفاده شود، تا به وسیله آن بتوان اثرات منفی را خنثی نمود، اما در مقابل برای ریسک های مثبت باید از طریق برنامه ریزی اصولی بیشترین بهره وری را آن ها داشت.
چگونه به ریسک مثبت پاسخ دهیم
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه به راحتی می توانید منافع و ریسک های مثبت موجود در پروژه را شناسایی و به آنان پاسخ دهید و در ادامه به سه نکته ریز در این رابطه اشاره خواهیم کرد:
اولین قدم تفکر در مورد این است، که آیا می توانید از ریسک بهره برداری درستی داشته باشید یا خیر و یک راه کم خطر برای به وقوع پیوستن آن پیدا کنید.
پس از آن نوبت به اشتراک گذاری ریسک می رسد و در برخی مواقع یک مدیر به تنهایی قادر نیست، تصمیم درست را اتخاذ کند و به همفکری و مشورت با دیگر اعضای گروه خود نیز نیاز پیدا می کند.
در آخرین مرحله در صورت مواجه شدن با یک ریسک منفی بهتر است، هیچ اقدامی انجام ندهید و در برخی مواقع نشان ندادن هیچ عکس العملی بهترین کار ممکن خواهد بود.
علل شکست یک پروژه
موفقیت و شکست دو سر یک پروژه هستند و با توجه به مدیریت و نوع برنامه ریزی سرنوشت پروژه مشخص می شود. شکست یک امر غیر قابل اجتناب است و همواره احتمال شکست پروژه وجود دارد، برای درک بهتر این موضوع در ادامه به دلایل آن خواهیم پرداخت:
- مشخص کردن اهداف خارج از توان فنی
- اصرار به تحقق اهداف غیر واقع بینانه
- توجه نداشتن به برخی کار ها و عواقب آن
- بروز مشکلات خارج از برنامه
- زمان بندی ضعیف
- طراحی ضعیف
- مد نظر قرار ندادن برخی فعالیت ها
- کمبود نیروی انسانی
- کمبود منابع
- فواید مدیریت ریسک در پروژه
- توجیه پروژه
- کاهش هزینه ها و جلوگیری از آشفتگی در پروژه
- جلب نظر مدیریت و از بین بردن موانع اجرایی
- آشکار سازی ضعف ها
- بهبود بخشی به وضعیت پروژه
فرایند مدیریت ریسک در پروژه
با شناسایی ریسک های احتمالی پروژه باید احتمال به وقوع پیوستن آن ها را نیز در نظر بگیرید و بر اساس اهمیت ریسک ها آن ها را رتبه بندی کنید. ریسک های که احتمال وقوع پیوستن آن ها بالا می باشد و ممکن است پروژه را تحت تاثیر خود قرار دهند، باید در ابتدا مورد بررسی قرار بگیرند و از اولویت بالایی برخوردار هستند.
این در حالی است که ریسک های با احتمال کم در اولویت پایین تری قرار دارند و می توانید در مرحله آخر آن ها را مورد بازبینی قرار دهید. با بهره گیری از نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی به راحتی می توان ریسک های موجود در پروژه را شناسایی و برای مدیریت آن ها راهکار دقیقی را به کار برد.
به عبارت ساده تر نرم افزارهای مدیریتی اقدامات پیشگیرانه ای را برای جلوگیری از آسیب رسیدن به پروژه و کاهش خطا و ریسک در پروژه ارائه می دهند. مدیریت ریسک در پروژه ا استفاده از طریق نرم افزارهای مدیریتی انجام می شود و به طور کلی دارای چهار فرایند می باشد، که در ادامه توضیح خواهیم داد:
شناسایی ریسک
مرحله اول شناسایی ریسک می باشد و به واسطه آن می توان پروژه را از خطرات و آسیب های احتمالی حفظ کرد. نرم افزار مدیریت پروژه به مدیر کمک می کند، تا در زمان کوتاه تری بتواند، تمامی جوانب پروژه را به طور دقیق بسنجد. در گذشته از روش های دیگری برای شناسایی ریسک استفاده می شد، که بسیار زمان بر بوده و احتمال خطا نیز در آن وجود داشت.
ارزیابی و تحلیل ریسک
پس از شناسایی خطرات و ریسک های پروژه نوبت به ارزیابی آن می رسد و با بهره گیری از نرم افزارهای مدیریتی به راحتی می توان این مرحله را نیز به خوبی پشت سر گذاشت.
برای دستیابی به یک ارزیابی درست باید مجموعه از داده ها و اطلاعات مهم را در اختیار نرم افزار قرار دهید. الگوریتم های موجود در نرم افزار مدیریت پروژه به ارزیابی دقیق ریسک ها می پردازد و راهکارهای لازم برای کاهش خطا و ریسک در پروژه را نیز ارائه می دهد.
پاسخ دهی به ریسک
بعد از پشت سر گذاشتن مراحلی مانند: شناسایی و ارزیابی ریسک نوبت به پاسخ دهی می رسد و این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است. بررسی اقدامات ضروری در پاسخ به ریسک های موجود در پروژه جزء موارد مهم می باشد و با توجه به ماهیت ریسک به کاهش و پذیرش ریسک تقسیم می شود.
ارزیابی و کنترل ریسک
ارزیابی و کنترل ریسک برای انجام یک بررسی دقیق در مورد ریسک های موجود در پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. نظارت بر شرایط پروژه و در نظر گرفتن احتمال بروز حوادث می تواند، به پیشبرد بهتر کارها بسیار کمک کند.
نرم افزار مدیریت پروژه دارای چک لیست های دقیقی می باشد، که مخصوص ارزیابی و بررسی ریسک ها و خطرات احتمالی پروژه هستند و مدیر به راحتی می تواند بر پروژه نظارت دقیقی داشته باشد.
کلام پایانی
کاهش خطا و ریسک در پروژه تنها از طریق استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه امکان پذیر می باشد، چرا که اطلاعات دقیقی را در اختیار مدیر و کادر آن قرار می دهد.
وجود خطرات و ریسک‌های احتمالی در پروژه امری کاملا عادی می باشد و باید از طریق بررسی دقیق آن ها را شناسایی و رفع کرد. در این مقاله سعی داشتیم تا شما را ریسک‌های پروژه آشنا و راه های مقابله با آن را به خوبی برایتان شرح دهیم.
