با توجه به امکان تعريف سلسله مراتبي انبار ها در نرم افزار حسابداري پيمانکاري مپسان کاربر مي تواند نسبت به ثبت ورود و خروج کالا به انبار ها از طريق فرم هاي رسيد و حواله انبار اقدام نمايند البته امکان پذير است که اين ورود و خروج کالا به صورت مستقيم در سيستم ثبت شده و يا به صورت غير مستقيم از طريق فرم هايي مانند انتقال کالا بين انبار ها، برگشت کالا به انبار و يا فاکتورهاي خريد و فروش ثبت گردد، البته در مواردي مانند فرم انتقال کالا به صورت همزمان دو فرم حواله و رسيد انبار بين دو انبار مختلف در سيستم ايجاد شده و تاييد مي گردد.
همچنين با توجه به تعريف سلسله مراتبي انبارها در هنگام ورود کالا به هر يک از سطوح انبار(سوله، اتاق يا واحد، قفسه و…)عملا ورودي کالا در علاوه بر انبار جاري در تمامي انبارهاي مادر نيز در سيستم در نظر گرفته شده است، ورودي و خروجي کالا علاوه بر انبار جاري در تمامي انبارهاي مادر و سطوح بالاتر انبار جاري نيز در نظر گرفته مي شوند.
ثبت رسيد و حواله انبار در قالب يک پروژه يا قرارداد
در نرم افزار حسابداري پيمانکاري مپسان در هنگام ثبت ورود و خروج کالا در قالب فرم هاي رسيد و حواله انبار اين امکان در نظر گرفته شده تا ورود و خروج کالا به انبار مورد نظر در قالب يکي از قرارداد ها ويا پروژه‌هاي تعريف شده در سيستم ثبت گردد.
در نتيجه کاربر مي تواند به جاي اينکه صرفا ورود و خروج مقداريه کالا از انبار ها را ثبت نمايد براي سيستم مشخص سازد که اين ورود و خروج مصالح بابت چه موضوعي و در قالب قرارداد پروژه انجام شده است، در نتيجه در مراحل بعدي مي‌تواند سيستم گزارش گيري نمود که در رابطه با يک انبار خاص و يا در رابطه با يک گروه اصلي يا فرعي کالا به صورت کلي و يا در قالب يک قرارداد يا پروژه ي خاص چه مقدار از هر کالا به اين انبار وارد شده است.
در نتيجه در مواردي که کارفرما بخواهد صورت وضعيت پيمانکار را طبق کالاهاي وارد شده در انبار در قالب رسيدهاي انبار و بر اساس فهرست بهاي توافقي از سيستم صادر نمايد مي‌تواند اين کار را در قالب پروژه مورد نظر از طريق سيستم و بر اساس مقادير کالاهاي مندرج در رسيدهاي انبار ثبت شده در نرم افزار انجام داده و بر اساس اين موارد صورت وضعيت پيمانکار را صادر نمايد. همچنين با توجه به مقادير تحويلي کالا و مصالح به پيمانکار در هر پروژه و در نظر گرفتن مقادير مصرف شده و برگشتي کالا از جانب اين پيمانکار در همين پروژه (و يا تمامي پروژه ها)نسبت به محاسبه مقادير مانده کالاي مصرف شده نزد پيمانکار در يک پروژه و يا تمامي پروژه ها اقدام نمايد که اين کار از طريق گزارش مانده ي کالا نزد پيمانکاران در نرم افزار پيمانکاري مپسان قابل انجام مي باشد.
شماره کلي فرم هاي رسيد و حواله و شماره در پروژه
در هنگام ايجاد هر فرم رسيد يا حواله انبار جديد با توجه به ترتيب اين فرم در مجموعه رسيد ها و حواله هاي ثبت شده در انبار مورد نظر يک شماره رسيد يا حواله به اين فرم جديد توسط سيستم اختصاص مي يابد که اين شماره توسط کاربر قابل اصلاح مي باشد در نتيجه شماره رسيد يا حواله انبار جاري بيانگر محل قرار گرفتن اين فرم در ترکيب تمامي فرم هاي رسيد يا حواله انبار ثبت شده در اين انبار بر روي اين انبار در تمامي پروژه ها مي باشد، اما با توجه به امکان ثبت فرم هاي رسيد و حواله انبار در قالب هر يک از پروژه ها ويا قرارداد ها شماره ديگري جهت بيانه محل قرار گرفتن فرم رسيد يا حواله انبار جاري در ميان تمامي فرم هاي رسيد يا حواله انبار ثبت شده بر روي پروژه و يا قرارداد مورد نظر مورد نياز مي باشد، بدين ترتيب شماره رسيد يا حواله بيانگر موقعيت اين فرم در ميان تمامي فرم هاي مشابه ثبت شده بر روي انبار جاري بوده و شماره در پروژه بيانگر موقعيت اين فرد در ميان فرمهاي رسيد يا حواله ثبت شده در انبار هاي مختلف ولي در پروژه جاري مي باشد.
انتخاب از ميان سلسله مراتب انبارها
همانگونه که در در بخش تعريف سلسله مراتب انبارها توضيح داده شد در نرم افزار حسابداري پيمانکاري مپسان اين امکان وجود دارد تا بتوان به جاي تعريف تمامي انبار ها در يک سطر از روش سلسله مراتبي و قابليت تعريف چندين انبار زير مجموعه براي انبارهاي سطوح بالاتر استفاده کنند در نتيجه براي سازمان هايي که در شهرستان ممکن است داراي چندين انبار باشند مي توان تمامي انبارهاي هر شهرستان را با زير مجموعه شهرستان مورد نظر تعريف نمود.
همچنين در مواردي که يک انبار از چندين سوله يا بخش تشکيل مي شود ميتوان سوله ها و يا بخش‌هاي زيرمجموعه را براي انواع والد تعريف نموده ورود و خروج کالاها را به صورت مستقيم در بخش هاي زير مجموعه ثبت نمايد در نتيجه در هنگام ورود و خروج کالا به هر يک از اين انبار ها زير مجموعه ورود و خروج کالا به تمامي انبار هاي مادر در سطوح بالاتر نيز توسط سيستم در نظر گرفته شده و موجودي انبارهاي مادر نيز به روز رساني مي گردد.
امکان ثبت ابعاد (طول-عرض-ارتفاع و…) در هنگام ثبت ورود و خروج کالا
همانگونه که در در قسمت مديريت کالا، عمليات، تجهيزات و نيروي انساني توضيح داده شد در هنگام تعريف يا ويرايش هر کالا يا عمليات جديد با توجه به ماهيت کالا ميتوان ابعادي را براي تعريف کرد به صورت پيش فرض ? مورد از ابعاد و عناوين طول، عرض، ارتفاع و وزن و ضريب روي هر کالا و يا عمليات قابليت زدن مي باشد در نتيجه در هنگام تيک زدن ابعاد مورد نظر در مورد کالا در هنگام ثبت ورود و خروج اين کالا به انبار ها کاربر مي تواند علاوه بر ثبت تعداد يا مقدار ورود و خروج کالا نسبت به ثبت ابعاد کالاي وارد يا خارج شده اقدام نمايد به عنوان مثال در صورتي که بر روي يک کالا گزينه‌هاي طول و عرض توسط کاربر انتخاب و تيک خورده باشد در هنگام ثبت اطلاعات گردش اين کالا در انبار ها به جاي ثبت يک عدد به عنوان مقدار خارج شده مي توان تعداد کالاي وارد يا خارج شده به همراه ابعاد کالا شامل طول و عرض در سيستم ثبت نمود در نتيجه مقدار نهايي ورود يا خروج کالا از حاصل ضرب تعداد ضرب در طول ضربدر عرض محاسبه شده و بر اساس واحد اصلي انتخاب شده بر روي اين کالا در نظر گرفته مي شود، در نتيجه اگر يک کالا در مواقع مختلف با ابعاد متفاوتي به انبار ها وارد يا خارج شود يا در انبارها گردش نمايد مقدار نهايي بر اساس واحد اصلي و با توجه به حاصل ضرب تعداد ضرب در ابعاد (در اينجا طول و عرض) درسطر هاي مختلف عملکرد کالا در انبارها محاسبه خواهد شد .
امکان تکرار يک آيتم در سطر هاي مختلف
يکي از امکاناتي که گاها در هنگام ثبت ورود کالاها به انبارها نياز مي گردد امکان اشاره به يک آيتم خاص درسطرهاي مختلف و با توضيحات و مقادير متنوع مي باشد به عنوان مثال ممکن است يک کالا هنگام ورود به خروج به انبار در چند آيتم مختلف و هرکدام با ابعاد متفاوت به انبار وارد شده باشد يا اينکه کاربر نياز داشته باشد تا در مورد چندين بخش مختلف از مقدار کالا توضيحات مختلفي را ثبت نمايد براي پوشش دادن اين قابليت در نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان اين امکان ديده شده تا کاربر بتواند با زدن دکمه کپي بر روي هر يک از آيتم هاي رسيد و يا حواله انبار يک کپي از سطر جاري ايجاد نمايد در نتيجه سيستم درکنار سطر جاري يک سطر جديد حاوي همين کالا با ابعادي که به صورت پيش فرض براي اين کالا تعيين شده ايجاد نموده و مقدار آن را جهت ثبت توسط کاربر خالي مي گذارد اين سطر جديد با توجه به فقدان مقدار با رنگ زمينه قرمز به کاربر نمايش داده شده و نيازمند ثبت مقدار توسط کاربر جهت تبديل شدن به حالت عادي خواهد بود.
نمايش گردش، موجودي و تامين کالا در هنگام ثبت رسيد و حواله انبار
يکي از امکاناتي که مي‌تواند به صرفه‌جويي در وقت افراد در هنگام انجام امور مربوط به گردش کالا در انبارها کمک نمايد ارائه اطلاعات موجودي کالاي مورد نظر در انبار ها مي باشد در نتيجه کاربر مي تواند در هنگام صدور فرم هاي مانند حواله و يا پيش نويس حواله انبار از موجودي فعلي کالاي مورد نظر و کالاي انتخاب شده در انبار اطمينان حاصل کرده در نتيجه با استفاده از کدهاي کالاي داراي موجودي از اتلاف وقت مربوط به استفاده از کدهاي مربوط به فرم هاي موجودي کالا در هنگام مراجعه به انبار اجتناب خواهد شد علاوه بر اين با توجه به امکان تعيين تامين کننده کالا(تامين از جانب کارفرما) در هنگام ثبت فرم هاي رسيد و حواله انبار در قالب قراردادهاي يا پروژه ها مختلف در صورت اشاره به اين کالا در فرمهاي برآورد سيستم در مورد هر کالا مي تواند به کاربر اطلاع دهد که طبق فرم هاي برآورد اين کالا بايد از جانب کارفرما تامين شده يا اينکه پيمانکار نسبت به تامين آن براي اين پروژه اقدام نمايد.
تاييد و خروج از تاييد فرم هاي انبار
با توجه به امکان تاييد و يا خروج از تاييد در فرم هاي مختلف نرم افزار حسابداري پيمانکاري مپسان در مورد فرم هاي رسيد و حواله انبار نيز مي تواند نسبت به تاييد و خروج از تاييد فرم ها به انبار اقدام نمايد درنتيجه در صورت تاييد فرم هاي انبار امکان ويرايش اين فرم ها از کاربران عادي سلب شده و تا زماني که کاربر داراي دسترسي نسبت به خروج از تاييد فرم مورد نظر اقدام نمايد کاربرعادي نخواهد توانست تغييري را بر روي اطلاعات ثبت شده بر روي فرم ها ورود و خروج کالا به انبار ايجاد نمايد.
لازم به ذکر است که اطلاعات موجودي کالاها در انبارها در قسمتهاي مختلف برنامه بر اساس مقادير فرم هاي تاييد شده محاسبه مي گردد و تا زماني که اطلاعات يک فرم تاييد نشده باشد و يا در وضعيت «در حال ويرايش» باشند اين مقادير تاثيري در محاسبه موجودي فعليه کالاها در انبارها نخواهد داشت.
تعريف گردش کار بر روي فرمهاي انبار
با توجه به امکان تعريف گردش کار بر روي فرم هاي مختلف نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان اين قابليت در مورد فرمهاي گردش کالا در انبار مانند رسيد،حواله، پيش نويس حواله، انتقال و …شناخته نيز در نظر گرفته شده است که مدير سيستم بتواند مراحل استاندارد گردش کالا در کارتابل پرسنل سازمان را در مورد فرمهاي انبار تعيين نمايد در نتيجه در صورت تاييد گردش کار براي فرم هاي انبار در هنگام ايجاد يک فرم جديد، وظيفه گردش کار مربوط به اين فرم در کارتابل شخص ايجاد کننده قرار مي گيرد.
همچنين وي مي تواند متصديان مراحل بعدي گردش کار را در صورت داشتن دسترسي در ميان افراد مجاز تعيين نمايد و نسبت به ارجاع فرم به کارتابل اين افراد اقدام نمايد در ادامه با طي شدن مراحل ارجاع در کارتابل افراد مختلف تاييد اتوماتيک فرم انبار در مرحله اي که توسط مدير سيستم تعيين شده امکان پذير مي باشد توضيحات تکميلي در مورد طراحي گردش کاري در قسمت تعريف گردش هاي کاري در نرم افزار مديريت پروژه مپسان بيان شده است.