آشنایی با تکنیک ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی

بعد از نوشتن طرح اولیه کسب وکار و…، حالا نوبت برنامه ریزی و اولویت بندی اهداف پیاده شده بر روی کاغذ است. برای این کار می توانید از  ماتریس آیزنهاور کمک بخواهید. در این مقاله شما را با تکنیک ماتریس آیزنهاور و ویژگی های آن آشنا خواهم کرد.

مزایای استفاده از تکنیک ماتریس آیزن هاور در اولویت بندی کارها

• انجام وظایف بر اساس اهمیت و  میزان فوریت
• شناخت ضرورت ها و اولویت بندی صحیح کارها
• مدیریت استرس
• کسب مهارت مدیریت زمان بهتر

تاریخچه

فردی به نام دویت دی آیزنهاور ( سی و چهارمین رئیس جمهور  آمریکا) فردی موفق است که با ابداع تکنیک ماتریس آیزنهاور توانست به موفقیت و بهره وری بالایی در کار خود دست پیدا کند و استفاده از این تکنیک، شهرت و محبوبیت جهانی پیدا کند.

چهار محور کلیدی تکنیک ماتریس آیزنهاور

تکنیک ماتریس آیزنهاور ، انواع وظایف را بر حسب اولویت انجام دادن، به چهار بخش اصلی دسته بندی می کند:

1- کارهای فوری و مهم اولین تکنیک ماتریس آیزنهاور

در دسته کارهایی قرار می گیرد که در اولویت اول بوده و جزو  اولین کارهایی است که باید آن ها را در اسرع وقت انجام دهید و در انجام آن تاخیر نکنید.

نمونه ای از کاهای فوری و مهم بر اساس معیار و تکنینک ماتریس آیزنهاور

• پاسخگویی به ایمیل های فوری و مهم کاری
• شرکت در جلسات و نشست های کاری و…

اگر نمی خواهید که کارهایتان در دسته فوری قرار گیرد که زمان کمی برای انجام آن داشته باشید و دچار استرس در محیط کار و … شوید، باید از قبل برای آن ها برنامه ریزی دقیقی انجام دهید تا دچار استرس لحظه آخری نشوید و کارهای خود را بتوانید در سرموعد و  به موقع به پایان برسانید.

به عنوان مثال، اگر قرار است مطلبی را بر فرض مثال اگر قرار است که روزی یک مطلب در سایت قرار دهید، هیچ وقت کارهای خود را روی هم انباشه نکنید و آن را به آخر هفته نیندازید.

شما بر این اساس و برحسب تشخیص خود می توانید سایر کاهای مهم و فوری خود را دسته بندی کنید و در اولویت کارهایی که باید انجام شوند قرار دهید.

2- کارهای غیر فوری و با اهمیت

این دسته از کارها، با علی رغم عدم فوریتی که در انجام این دسته از کارها وجود دارد، اما با اهمیت هستند.

نمونه ای از کاهای غیرفوری و با اهمیت بر اساس معیار و تکنیک ماتریس آیزنهاور

این کارها عبارتند از: ورزش، خرید مایحتاج خانه مانند مواد غذایی، مواد شوینده و…، اختصاص دادن زمانی به سرگرمی و استراحت و…

شما برای این دسته از کارهای خود که برحسب معیار و تکنیک ماتریس آیزنهاور در دسته کارهای غیرفوری و مهم قرار دارد، آن ها را در یک تقویم یادداشت کنید تا در موعد مقرر ، آن کارها را انجام دهید.

انجام این دسته از کارها احتمالا همت و اراده و مدیریت صحیح زمان توسط شما را می طلبد. به عنوان مثال، ورزش کردن هم مانند سایر کارها مهم است و به حفظ سلامتی و نشاط تان کمک می کند. اما اغلب اوقات به دلیل مشغله های فوری و روزمره و یا عوامل دیگر، زمانی را به این کار اختصاص نمی دهیم.

در صورت انجام ندادن زمان برای ورزش و در زمانی که هنوز  بنیه بدنی آن را داریم، بعدها می تواند به یک مشکل و یا بیماری جدی تبدیل شود که در زمان خود قابل حل بود؛ اما با گذر زمان در دسته کارهای مهم و فوری قرار خواهد گرفت.

3- کارهای فوری و کم اهمیت

شامل آن دسته از کارهایی می شوند که با وجود فوریت در انجام آن مهم نیستند و یا هم جهت با اهدافتان نیستند. این کارها را می توانید در هر زمانی که خواستید آن ها را انجام دهید و هیچ فوریت زمانی برای آن وجود ندارد.

نمونه ای از کاهای فوری و کم اهمیت بر اساس معیار و تکنیک ماتریس آیزنهاور

• پیامک های بی اهمیت، اما قابل توجه
• کمک های خیرخواهانه به دیگران و…

این کارها را در هر ساعت از زندگی خود می توانید انجام دهید و یا برخی مواقع که کارهای مهم تر و فوری تری دارید، انجام آن را به دیگران محول کنید.

4- کارها، مهم و فوری نیستند

انجام این کارها هیچ فوریت و اهمیتی ندارند و نمی توانند شما را به اهداف دلخواهتان نزدیک تر کنند و کمکی در جهت پیشبرد بهتر اهدافتان انجام دهند و جزو آن دسته از کارهایی هستند که بر اساس تکنیک ماتریس آیزنهاور ، باعث اتلاف وقت هستند.

نمونه ای از کاهای غیرفوری و غیر مهم بر اساس معیار و تکنیک ماتریس آیزنهاور

• تماشای تلویزیون، گذران زمان در شبکه های اجتماعی، بازی و…

متاسفانه باید بگوییم که عده زیادی از ما اولویت های کاری خود را در این دسته از کارها قرار میدهیم و انجام کارهای فوری و با اهمیت بر اساس نظریه تکنیک ماتریس آیزنهاور غافل می شویم. اتلاف وقت داریم و مدیریت زمان صحیح و درستی در جهت انجام کارهای مهم و فوری خود نداریم.

بهتر است که این نوع فعالیت ها را شناسایی کنید و زمان کم تری به آن ها اختصاص دهید تا مزاحم زمان انجام کارهای مهم و فوری شما بر اساس تکنیک ماتریس آیزنهاور نشوند و با اولویت بندی صحیح و مدیریت زمان بهتر ،کارهای خود را با بالاترین میزان بهره وری  بتوانید انجام دهید.

سخن آخر…

تکنیک ماتریس آیزنهاور به شما آموخت که شما با دسته بندی انواع کارهای خود راحت تر خواهید توانست زمان خود را مدیریت کنید و اولویت بندی صحیحی بر حسب نوع کار اعم از  کسب و کار، پروژه های ساختمانی و… داشته باشید.

به علاوه همه این ها، برحسب نوع پروژه کاری خود می توانید از دو نرم افزار مدیریت پروژه و یا نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی استفاده کنید و با انجام درست و به موقع کارهای خود، روز به روز  موفق تر از دیروز باشید و به قله اهداف و آرزوهای ایده آلتان راحت تر دست یابید.