مدیریت ذینفعان پروژه ، نقش بسیار مهمی را می تواند در موفق پیش رفتن پروژه ایفا کند. زیرا هر یک از این ذینفعان پروژه خواسته های متفاوتی دارند که در صورت برآوردن خواسته های آن ها ممکن است پروژه به شکست بیانجامد. بنابراین مدیریت ذینفعان پروژه می تواند بسیار حائز اهمیت باشد.
فهرست مطالب
ذینفع پروژه به چه کسی گفته میشود؟
به افراد و یا گروهی با علایق و مهارت های منحصر به فرد میگویند که در جریان پیشبرد پروژه، انتظار منافعی را دارند، و بدون پشتیبانی آن ها ممکن است پروژه با شکست مواجه شود. و در این جاست که مسئله ای به نام مدیریت ذینفعان پروژه مطرح میشود.
موانع و چالش های موجود بر سر تامین منافع و مدیریت ذینفعان پروژه
بسته به نوع پروژه می تواند موانع و چالش هایی بر سر راه مدیریت موثر ذینفعان وجود داشته باشد. این موانع و چالش ها عبارتند از:
- خواسته های متعارض ذینفعان پروژه با اهداف پروژه: برای جلوگیری از وقوع چنین پیشامدی در حین مدیریت پروژه، بهتر است که از همان آغاز پروژه به طور دقیق اهداف و آرمان های پروژه را برای آن ها روشن کنید.
- وجود شرایط غیر قطعی و پیچیده در پروژه: دادن درک صحیح توسط مدیر پروژه و مشارکت دادن بیشتر آن ها در جریان پروژه می تواند می تواند از بروز چنین مشکلی جلوگیری کند. و مدیریت ذینفعان پروژه به نحو احسن انجام شود.
مزایای مشارکت دادن ذینفعان پروژه در مدیریت ذینفعان پروژه
- مشارکت دادن بیشتر این افراد در جریان اجرای پروژه می تواند علاقه و تعهد آن ها را نسبت به انجام بهتر پروژه بیشتر کرده و حتی بتوانند کمک کنند، که زمان انجام پروژه کوتاه تر شده و حتی از برنامه زمانبندی تعیین شده برای اختتام پروژه پیشی بگیرد.
- باعث کم تر هدر رفتن منابع مورد نیاز پروژه و مدیریت هزینه بهتر میشود.
- با تامین خواسته های آن ها به شکل مطلوب، بهتر می توانید ریسک های موجود در پروژه را مدیریت کنید.
- کاهش اختلاف و تنش در جریان اجرای پروژه
- ارائه خدمات بهتر به مشتریان پروژه
انواع ذینفع در جریان مدیریت پروژه
انواع ذینفع در مدیریت پروژه به دو دسته تقسیم میشود. که با توجه به ویژگی های هر یک از آن ها بهتر می توان به مدیریت ذینفعان پروژه پرداخت. این ذینفعان عبارتند از:
1- ذینفعان اصلی
ذینفعان اصلی و یا همان ذینفعان کلیدی به افرادی می گویند که رابطه قراردادی و حقوقی با پروژه دارند. این دسته از ذینفعان شامل شامل پیمانکاران، اسپانسرها، صاحبان سهام، مشتریان پروژه و اعضای تیم پروژه است. که می توانند تاثیر و نقش کلیدی را در جریان اجرای پروژه ایفا کنند.
2- ذینفعان فرعی
ذینفعان فرعی و ذینفعان غیر کلیدی به مجموعه ای از افراد و سازمان ها میگویند که در جریان پروژه ذی نفوذ هستند. اما ارتباطی با داد و ستدهای پروژه ندارند و امکان دارد که از یک قسمتی به بعد وجود آن ها برای پیشبرد پروژه ضرورتی نداشته باشد. این دسته از افراد می تواند شامل رقبا، رسانه ها، شهروندان و… باشد.
فرآیند مدیریت ذینفعان پروژه
1- شناسایی افراد ذینفع اصلی و فرعی
به این منظور مدیر پروژه باید فهرستی از تمام افراد ذینفع تاثیرگذار در جریان پیشبرد و اجرای پروژه تهیه کند. در تهیه این لیست لازم است که به یکسری نکات مهم از قبیل این که چه موسسات و یا چه گروه هایی می توانند بیشترین تاثیرات را بر روی پروژه شما بگذارند. چه کسانی از اجرای این پروژه سود می برند و چه کسانی متضرر میشوند، چه موسسات و گروه هایی می توانند در مواقع بحرانی و وقوع ریسک های پیش بینی ناپذیر در جریان مدیریت پروژه به شما کمک کنند و… توجه کنید تا لیست بهتر و جامع تری را بتوانید به تناسب نوع هدفی که می خواهید پروژه پیش ببرید تامین کنید.
2- اولویت بندی ذینفعان
اولویت بندی در هر کاری مهم است و در بخش مدیریت ذینفعان پروژه نیز می تواند به کارتان بیاید. ذینفعان خود را به ترتیب نوع تاثیری که می توانند بر روی پیشبرد پروژه شما داشته باشند، طبقه بندی کنید تا راحت تر بتوانید این کار را انجام دهید.
سخن آخر…
در این مقاله به طور خلاصه و مختصری با موضوع مدیریت ذینفعان پروژه و تاثیر آن در پیشبرد بهتر پروژه آشنا شدید که میتواند به شکلی موثر می تواند از اتلاف زمان پروژه، هدر رفت منابع مورد نیاز برای مدیریت پروژه ، مدیریت هزینه موثر، مدیریت ریسک بهتر و… کمک کند و شما را به اهداف موردنظرتان در پروژه نزدیکتر کند.
همچنین برای مدیریت بهتر و موثرتر ذینفعان پروژه می توانید به تناسب نوع پروژه ای که در دست دارید از دو نرم افزار مدیریت پروژه و نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی استفاده کنید.
