مراحل تجزيه و تحليل ارزش در مديريت هزينه

به دست آوردن تجزيه و تحليل ارزش يکي از ابزارهاي مديريت پروژه است که براي نظارت بر روند انجام پروژه استفاده مي شود. تحليل ارزش، کار واقعي انجام شده در يک زمان مشخص را با بودجه و برنامه کل مقايسه مي کند و در صورت بروز مشکلات احتمالي به موقع به شما هشدار مي دهد. در تجزيه و تحليل ارزش بايد بر روي دو متغير زير تمرکز داشته باشيد:

• زمان بندي
• هزينه

در 8 مرحله که در زير به آن ها اشاره مي کنيم مي توانيد تجزيه و تحليل ارزش را انجام دهيد. در نگاه اول ممکن است اين مراحل طولاني به نظر برسند، اما مثلاً براي پروژه هاي کوچک تنها 5 دقيقه زمان مي برد تا همه مراحل را انجام دهيد.

1. درصدهاي انجام کار را تعيين کنيد.
2. مقادير برنامه ريزي شده (PV) را تعيين کنيد.
3. مقادير به دست آمده (EV) را تعيين کنيد.
4. هزينه هاي واقعي (AC) را به دست آوريد.
5. واريانس برنامه (SV) را محاسبه کنيد.
6. واريانس هزينه (CV) را محاسبه کنيد.
7. ساير شاخص هاي وضعيت مانند SPI,CPI,EAC,ETC,TCPI را محاسبه کنيد.
8. نتايج را گردآوري کند.

4 مرحله اول در واقع مراحل جمع آوري اطلاعات هستند و بقيه مراحل محاسباتي هستند که يک ديد کلي از شرايط فعلي پروژه اعم از بودجه و برنامه کلي به شما مي دهند.

قبل از شروع بايد چند نقطه زماني مناسب در طول پروژه براي انجام اين کار تعيين کنيد. مثلاً قرار ملاقات هاي هفتگي براي انجام اين محاسبات در هر سايزي از پروژه ها مفيد است. اما حتماً بايد در اين زمان ها محاسبات لازم را انجام دهيد.

1- درصدهاي انجام کار را تعيين کنيد.

براي شروع فرآيند تحليل، درصد تکميل هر کار را بايد تعيين کنيد. براي انتخاب اين درصدها نبايد صرفاً نقاط شروع، پايان و وسط پروژه انتخاب شوند. مثلاً براي کارهاي 80 ساعت يا کم تر که به آن ها کارهاي کوچک مي گويند، درصدهاي 0، 50 و 100 درصد تکميل کل کار مفيد خواهد بود. با اين کار حجم زياد کار را به قسمت هاي کوچک تري تقسيم مي کنيد. مزيت ديگر اين کار اين است که از سوء استفاده و مبالغه اعضاي گروه جلوگيري مي کنيد.

2- مقادير برنامه ريزي شده (PV) را تعيين کنيد.

مقادير برنامه ريزي شده که به آن هزينه هاي برنامه ريزي شده کار نيز مي گويند، به عنوان مقدار کاري که بايد کامل مي شده است تعريف مي شود. اين مقدار از نظر مالي بخشي از بودجه محسوب مي شود. در مثال زير اين مفهوم را بهتر متوجه خواهيد شد:

• بودجه کل کار 5 هزار دلار است.
• روز شروع اول ژانويه است.
• روز پايان کار 10 ژانويه است.

اگر امروز ششم ژانويه باشد، بايد 60 درصد کار انجام شده باشد. بنابراين داريم:

PV=$5000*60%=$3000

3- مقادير به دست آمده (EV) را تعيين کنيد.

مقادير به دست آمده که به آن هزينه هاي کار اجرا شده نيز مي گويند، مقدار کاري است که کاملاً انجام شده و از نظر مالي کسري از بودجه است. به عنوان نمونه در مثال بالا براي درصد تکميل کارِ 40% داريم:

EV=$5000*40%=$2000

4- هزينه هاي واقعي (AC) را به دست آوريد.

در اين مرحله شما بايد هزينه واقعي کار انجام شده (ACWP) که به اختصار به آن هزينه واقعي مي گويند را محاسبه کنيد. ساعات کار يک کارمند نيز مثل ساير آيتم ها مانند کارگر، مواد اوليه، دستگاه ها و آيتم هاي هزينه ثابت بايد از نظر مالي معادل سازي شوند. به دليل اين که در اکثر پروژه ها با استفاده از نرم افزارهاي مديريت پروژه – مانند نرم افزار مديريت پروژه مپسان– به اين موارد مفصل مي پردازند، از بيان جزئيات صرفنظر مي کنيم.

با اتمام اين مرحله، فاز جمع آوري اطلاعات تکميل مي شود. در ادامه مثال ذکر شده هزينه واقعي براي اين مثال را 500$ در نظر مي گيريم.

5- واريانس برنامه (SV) را محاسبه کنيد.

با محاسبه واريانس برنامه مي توانيد شرايط زمان بندي برنامه را نشان دهيد. در مثال بالا داريم:

SV=EV-PV

SV=$2000-$3000=-1000$

اگر اين واريانس را منفي به دست آورديد، يعني کار از برنامه زمان بندي عقب تر است و اگر آن را مثبت به دست آورديد، يعني کار از برنامه زمان بندي جلوتر است. در نهايت با مقايسه اين مقدار با نرخ تعرفه کارگران مي توانيد دشواري کلي کار را محاسبه کنيد.

6-  واريانس هزينه (CV) را محاسبه کنيد.

واريانس هزينه نشان دهنده شرايط هزينه هاي پروژه است. براي مثال بالا داريم:

CV=EV-AC

CV=$2000-$1500=$500

اگر اين واريانس را منفي به دست آورديد يعني بودجه بيشتري براي تکميل کار نياز داريد. اما اگر واريانس را مثبت به دست آورديد، يعني بودجه کم تري براي ادامه پروژه نياز خواهيد داشت.

7-  ساير شاخص هاي وضعيت مانند SPI,CPI,EAC,ETC,TCPI را محاسبه کنيد.

هرچند محاسبه SV و CV براي پروژه هاي کوچک کافي است اما متغيرهاي ديگري وجود دارند که با استفاده از اين متغيرها به دست مي آيند:

• شاخص اجرايي برنامه (SPI): اگر واريانس برنامه را به درصد بيان کنيد، اين شاخص را به دست مي آوريد. به عنوان مثال وقتي مي گوييم SPI=0.8 يعني پروژه 20% از برنامه عقب تر است.

SPI=EV/AC

• شاخص هزينه (CPI): همان واريانس هزينه به درصد است. به عنوان مثال CPI=0.9 يعني 10% اضافه بودجه داريم.

CPI=EV/AC

• تخمين در پايان کار (EAC): اين شاخص بيان گر بودجه پيش بيني شده در پايان پروژه با توجه به متغيرهاي گفته شده است. روش هاي مختلفي براي به دست آوردن اين شاخص وجود دارد اما با استفاده از متغيرهاي گفته شده داريم:

EAC=AC+BAC-EV

ETC=EAC-AC

• تخمين تا پايان کار (ETC): اين شاخص هزينه مورد انتظار براي اتمام پروژه را نشان مي دهد.
• شاخص کارايي تا پايان کار (TCPI): اين شاخص همان CPI مورد نياز براي اتمام پروژه با بودجه اختصاص داده شده است. به عنوان مثال TCPI=1.25 يعني براي به پايان رساندن پروژه بايد به کارايي خود 25% بيفزاييد.

TCPI= (BAC-EV) / (BAC-AC)

8- جمع آوري نتايج

همان طور که مي دانيد هر پارامتر براي يک کار مشخص در پروژه محاسبه مي شود. در نتيجه مي توانيد واريانس کلي پروژه را تعيين کنيد. شما بايد اين واريانس را به مديريت، مشتري يا کارفرما گزارش دهيد. به کمک اين واريانس مي توانيد در هر شرايطي وضعيت موجود را با استفاده از اعداد و ارقام بسنجيد. بنابراين در صورت ايجاد مشکل، قادر خواهيد بود قبل از به وجود آمدن هر گونه بحران، شرايط را کنترل کنيد.

تفسير نتايج

اولين متغيرها يعني SV و CV شاخص هاي ابتدايي پيشرفت پروژه هستند و اگر شاخصي را منفي به دست آوريد بيانگر شرايط نامطلوب خواهد بود. اگر شاخص SV منفي به دست آيد، بيان گر عقب بودن شما از برنامه زمان بندي پروژه است. هم چنين شاخص CV منفي بيان گر کمبود بودجه است. با مقايسه اين واريانس ها با بودجه مي توانيد به راحتي ميزان نگران کننده بودن شرايط را تشخيص دهيد. به عنوان مثال واريانس هزار دلار براي پروژه 100 هزار دلاري نمي تواند نگران کننده باشد. اما بايد به واريانس 10 هزار دلاري توجه بيشتري داشته باشيد.

شما مي توانيد از اين واريانس ها براي مقايسه نرخ تعرفه کارگران يا چيزهاي مشابه استفاده کنيد. به عنوان مثال اگر کارگري با دستمزد 50 دلار در ساعت داريد و براي کاري که اين کارگر در 20 ساعت انجام مي دهد واريانس هزار دلاري داشته باشيد، لازم است يک بازنگري انجام دهيد.

در مثال بالا، واريانس زمان $1000- و واريانس هزينه را 500$ به دست آورديم. اين يعني پروژه از برنامه عقب است. اما در مورد هزينه به طور موفق عمل کرده است. فرض کنيد اگر يک کارگر با دستمزد $50 براي اين کار داشته باشيد، حتي اگر کار با بودجه کم تري انجام شود، باز هم 13 ساعت از برنامه عقب خواهيد بود. بنابراين در اين پروژه براي برگشتن به شرايط عادي به چند روز کار بيشتر نياز خواهيد داشت.

براي ملموس تر کردن نتايج تحليل خود مي توانيد نتايج در وضعيت هاي مختلف پروژه تان را به نمودار تبديل کنيد. به ياد داشته باشيد در کنترل پروژه مقدار واريانس ها در هر لحظه به اين که روند هر شاخص با گذشت زمان چگونه تغيير مي کند اهميت ندارد. به عنوان مثال اگر SV در حال افزايش باشد، حتي اگر امروز از برنامه عقب باشيد، ممکن است پروژه به موقع به اتمام برسد. هم چنين به خوبي مي توانيد بفهميد که عقب ماندن زودهنگام از برنامه به معناي اين است که در تمام طول پروژه از برنامه عقب خواهيد بود و هر روز به شکست نزديک تر خواهيد شد. بنابراين با تجزيه و تحليل ارزش، حتي اگر يک ساعت از برنامه عقب باشيد، از شرايط آگاه خواهيد شد. در اين صورت مي توانيد اقدامات لازم براي پيشگيري را انجام دهيد و پروژه تان به يک موفقيت بزرگ منجر شود. شما مي توانيد تجزيه و تحليل ارزش و همين طور تمامي کارهاي مديريت پروژه خود را با استفاده از نرم افزار مديريت پروژه مپسان به راحتي انجام دهيد. با استفاده از اين نرم افزار، مي توانيد کار مديريت هزينه و حسابداري هزينه را با سهولت بيشتري انجام دهيد، با مديريت ارزش کسب شده و هم چنين مزاياي مديريت ارزش کسب شده آن آشنا شويد.