مديريت مستندات پروژه نه تنها براي مطابقت با بودجه بلکه براي استفاده در پروژه هاي آينده اهميت زيادي دارد. حتي اگر شما از تکنيک هاي مديريت پروژه استفاده کنيد، باز هم کار مديريت مستندات پروژه مي تواند مسئوليت بزرگي باشد.
تفاوت ميان پروژه هايي که به سرعت به نتيجه دلخواه مي رسند با پروژه هايي که تکميل شدن آن ها تا سال ها طول مي کشد، تهيه گزارشات روزانه براي استفاده در مستندات پروژه است. اين گزارشات بايد در تمام مراحل پروژه از برنامه ريزي تا تحويل نهايي تهيه شوند. شما مي توانيد از نکات زير براي مديريت بهتر مستندات پروژه استفاده کنيد:
فهرست مطالب
1- کنترل را افزايش دهيد.
شما مي توانيد به منظور مديريت مستندات و تحويل به موقع آن ها، براي اعضاي گروه يک جريان کاري ثابت ايجاد کنيد. پياده سازي مراحل قابل تکرار براي اين کار مي تواند مؤثر واقع شود. با اين کار پيگيري مستندات و مديريت آن ها راحت تر انجام خواهد شد.
2- جريان کاري خودکار ايجاد کنيد.
شما مي توانيد با استفاده از ابزارهاي اجراي کار مانند نرم افزار مديريت پروژه مپسان، کارهاي دستي را کاهش دهيد. با استفاده از اين سيستم اتوماسيون و داشبوردهاي اين برنامه شما قادر خواهيد بود همه مستندات را در يک مکان و به صورت متمرکز ثبت و مديريت کنيد.
3- براي اعضاي گروه امکان استفاده از نرم افزار را فراهم کنيد.
براي اعضاي گروه اين امکان را ايجاد کنيد با استفاده از يک نرم افزار در تلفن همراه خود اسناد و گزارشات را تحويل دهند. به منظور کاهش زمان تلف شده و ساده سازي روند تهيه و تحويل مستندات پروژه، مي توانيد از فرم هاي از پيش تهيه شده استفاده کنيد. استفاده از نرم افزار هم چنين مي تواند باعث تسهيل کار مديريت هزينه شود.
4- از فرم هاي آماده استفاده کنيد.
شما مي توانيد براي تمامي گزارشات و مستندات خود يک فرم از پيش تهيه شده اختصاصي آماده کنيد. سپس آن را با ساير اعضا و ذينفعان به اشتراک بگذاريد. با اين کار به آن ها کمک خواهيد کرد تا به مستندات لازم به سرعت دسترسي پيدا کنند.
5- شفافيت را افزايش دهيد.
تنها با استفاده از يک نرم افزار مديريت پروژه مانند نرم افزار مديريت پروژه مپسان، مي توانيد اطمينان حاصل کنيد که همگي در جريان کار قرار دارند. از اين طريق پيشرفت رو به جلوي پروژه را حفظ مي کنيد. به علاوه همگي به مستندات دسترسي پيدا خواهند کرد و مي توانند تصميمات جديد را مشاهده کنند.
