استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه باعث می‌شود که کارهایتان روی روال و با نظم به انجام برسد. در نتیجه می‌توانید برای آینده هم راحتتر برنامه‌ریزی کنید و نتیجه بهتری بگیرید اما نکته‌ای که وجود دارد، این است که هنوز خیلی از شما در مورد پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه اطلاعات کافی ندارید. یعنی نمی‌دانید که برای انتخاب یک نرم افزار باید چه عواملی را در نظر بگیرید. با وجود این نرم افزار موفق می‌توانید چه آپشن‌هایی را در آن شاهد باشید و چه مواردی را مدیریت کنید و به طور کل چگونه می‌توانید یک استفاده عالی از آن داشته باشید. اگر نیازمند کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه هستید، این مقاله را از دست ندهید.
عوامل موثر در انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه
زمانی که می‌خواهید از یک نرم افزار برای مدیریت پروژه‌های مختلف استفاده کنید، یک سری عوامل را باید در نظر بگیرید تا بتوانید در انتخاب نرم افزار درست عمل کنید. حتی برای انتخاب نرم افزارهای مدیریت پروژه ساختمانی هم تمامی این موارد باید مد نظر قرار داده شود. اگر شما بتوانید با توجه به این عوامل نرم افزار انتخاب کنید، قطعاً در طولانی مدت استفاده بهتری خواهید داشت و می‌توانید از هر لحاظ از آن نفع ببرید. عواملی که باید در نظر بگیرید، شامل موارد زیر هستند:
نوع پروژه‌هایی که مدیریت می کنید
پروژه‌هایی که روی آن کار می‌کنید، می‌تواند در انتخاب نرم افزار تاثیر بسیار زیادی داشته باشد. مثلاً ممکن است شما پروژه‌ای را در دست داشته باشید که مسائل مالی در آن اهمیت بسیار زیادی دارد. پس باید به سراغ نرم افزاری بروید که از لحاظ بودجه‌بندی مالی بتواند برنامه‌ریزی دقیقی برایتان انجام دهد.
در برخی از موارد ممکن است پروژه‌هایی را در دست داشته باشید که از لحاظ زمان خیلی وضعیت حساسی دارند. در چنین شرایطی مسئله زمانبندی اهمیت بسیار زیادی دارد. به خاطر همین است که ما تاکید می‌کنیم حتماً نوع پروژه‌ای که در حال مدیریتش هستید را در نظر بگیرید که می‌تواند در پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه تاثیرگذاری بیشتری داشته باشد و سطح بهره‌وری را تا حد زیادی بالا ببرد و کیفیت کار را نه تنها حفظ کرده، بلکه در بعضی از جوانب افزایش دهد.
تعداد افراد تیم
تعداد افرادی که در یک پروژه کار می‌کنند، تاثیر بسیار زیادی در انتخاب نرم افزار پروژه دارد. اگر شما می‌خواهید انتخابتان را درست انجام دهید، باید تعداد افراد تیم را در نظر بگیرید. هر چقدر که تعداد افراد بیشتر باشد، برنامه‌ریزی سخت‌تر می‌شود. در نتیجه باید از برنامه‌ها و نرم افزارهای پیشرفته‌تری استفاده کنید. از این طریق می‌توانید نتیجه بهتری بگیرید و مطمئن باشید که کارتان روی اصول پیش خواهد رفت.
میزان بودجه و مقایسه قیمت‌ها و شرایط
مورد دیگری که در پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه باید به آن دقت کنید، میزان بودجه است. اینکه شما چقدر بودجه‌بندی دارید، وضعیت مالی پروژه چقدر است و چگونه باید شرایط مختلف را در دست بگیرید و آنها را مدیریت کنید، روی انتخاب نرم افزار تاثیرگذاری بیشتری دارد.
بعضی از نرم افزارها خیلی خیلی به مسئله بودجه مالی توجه نمی‌کنند و همین باعث می‌شود که از لحاظ برنامه‌ریزی در امور مالی ضعیف باشند اما برای خیلی از پروژه‌ها حتماً شما نیاز به نرم افزاری دارید که بتوانند قیمت‌ها را مقایسه کنند، شرایط مختلف را بسنجد و میزان بودجه مالی دقیق را برایتان تعیین کنند.
فرآیندها و رویکرد های مدیریت پروژه
رویکردهایی که قرار است در یک پروژه به آن عمل کنید، هم اهمیت بسیار زیادی دارد. خیلی از مدیران فکر می‌کنند همین که خودشان بالای سر کار قرار بگیرند و ارتباط خوبی با آنها برقرار کنند، یعنی موفقیت پروژه را تضمین کردند اما همه چیز به این راحتی‌ها پیش نمی‌رود. شما برای هدایت و کنترل پروژه باید به سیستم‌ها و تکنولوژی‌های پیشرفته‌تری دسترسی داشته باشید تا بتوانید وضعیت پروژه را به خوبی پیش ببرید. مدیر با اقتدار می‌تواند تا حد زیادی رویکردهای مدیریت پروژه را کنترل کند اما همیشه رویکرد مدیریتی نمی‌تواند عامل موفقیت باشد.
از طرفی باید در نظر بگیرید که برای مدیریت پروژه می‌خواهید به سراغ رویکرد مشارکتی بروید یا رویکرد انحصاری را انتخاب کنید. در نوع مشارکتی باید فرایندهای پروژه را مرحله به مرحله به انجام برسانید و در صورت نیاز آنها را به مدیران رده پایین انتقال دهید یا به کارکنان رده پایین‌تر واگذار کنید که مزایای زیادی شامل حالتان می‌شود. مثلاً افزایش سطح روحیه، سرعت بالا در کار، تعهد کاری و همه این‌ها می‌تواند از تاثیرات مثبت این رویکرد باشد اما در رویکرد انحصاری تمامی وظایف بر عهده فرد مدیر است و هیچ کدام از کارکنان مشارکتی ندارند. در نتیجه حتماً باید این جوانب را در نظر بگیرید.
پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه
مسئله پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه هم جزو مسائل بسیار مهمی است که خیلی از شما باید به آن دقت کنید. اگر شما بتوانید به خوبی از یک نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید و کارتان را دقیق پیش ببرید، مطمئناً به نتایج بسیار عالی خواهید رسید که شاید فکرش را هم نمی‌کردید. برای پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه یک سری موارد هست که باید مد نظر قرار دهید تا بتوانید کارتان را درست اجرا کنید که شامل موارد زیر هستند.
آموزش کاربران
درست است که مدیر به عنوان یک فرد اصلی حتماً باید کار با نرم افزار را یاد بگیرد اما اینکه تک تک کاربران هم بتوانند با نرم افزار درست کار کنند، اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر شما می‌خواهید پیاده سازی نرم افزار به درستی انجام شود، حتما باید به کارمندانتان آموزش بدهید. اینکه آنها چگونه باید از نرم افزار استفاده کنند، چگونه وظایف خود را متوجه شوند و چه کار کنند تا بتوانند سطح بهره‌وری را افزایش دهند، اهمیت بسیار زیادی دارد. به همین دلیل است که ما توصیه می‌کنیم حتماً جلسات جداگانه‌ای برای آموزش کاربران در نظر بگیرید تا آنها بتوانند خیلی راحت آموزش‌های لازم را برایتان انجام دهند و شما را به نتایج مطلوب برساند.
ایجاد فرآیندهای جدید
زمانی که از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، گاهی اوقات نیاز است که از رویکردها و فرایندهای جدید کمک بگیرید. خیلی از این فرایندها توسط خود نرم افزار به شما پیشنهاد می‌شود. اگر بتوانید آنها را مورد استفاده قرار دهید، قطعاً پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه با موفقیت بیشتری انجام خواهد شد و خیلی از کارهایتان سریع‌تر و دقیق‌تر پیش می‌رود. پس حتماً این مورد را مد نظر داشته باشید تا بتوانید اصولی‌تر عمل کنید.
ادغام نرم افزار با سایر سیستم ها
نکته دیگری که برای پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه باید به آن دقت داشته باشید، این است که بتوانید نرم افزارها با سیستم‌های دیگر به خوبی ادغام کنید. استفاده از این روش باعث می‌شود که شما نرم افزار را روی سیستم‌های مختلف پیاده سازی کنید. از این طریق می‌توانید به نتایج درستی دست پیدا کنید و به گونه‌ای عمل کنید که سطح کاری شما نیز تا حد زیادی ارتقا پیدا کند. ادغام نرم افزارها با دیگر سیستم ها باعث می‌شود که هرگونه سیستمی در هر پروژه‌ای توسط این نرم افزارها برنامه‌ریزی شود. در نتیجه میزان خطا تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند و قطعاً نتیجه کار بهتر از آب در خواهد آمد.
نظارت بر استفاده از نرم افزار
قطعاً شما به عنوان فردی که مدیریت پروژه را در دست گرفته‌اید، باید بتوانید روی استفاده از نرم افزار نظارت داشته باشید. در چنین شرایطی به نتایج بهتری می‌رسید و می‌توانید از افراد متخصص هم کمک بگیرید که شما را در این باره راهنمایی کنند.
شما یا هر کسی که در این باره تخصص کافی را دارد، باید بتواند روی کار کارکنان نظارت کافی را داشته باشد. اینکه چگونگی استفاده از نرم افزار را توسط آنها مدیریت کند تا از حداکثر مزایای نرم افزارها بهره‌مند شوید.
با تمامی توضیحاتی که در اختیارتان قرار دادیم، اگر می‌خواهید نرم افزارهایی استفاده کنید که تمامی آپشن‌ها را داشته باشند و در پیاده سازی و اجرای آنها دچار مشکل نشوید، ما نرم افزار مپسان را معرفی می‌کنیم. تمامی آپشن‌ها و ویژگی‌هایی که برای یک نرم افزار نیاز دارید، داخل آن طراحی شده است. در نتیجه می‌توانید آنها را به کار ببندید و از نتیجه کار خود رضایت کافی را داشته باشید.
جمع بندی
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه اهمیت بسیار زیادی در موفقیت کار تیمی دارد. نحوه انتخاب و پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه هم مسئله بسیار مهمی است که شاید خیلی در مورد آن صحبت نشده باشد. اینکه شما بتوانید از نرم افزار درست استفاده کنید و حداکثر آپشن‌های آن را به کار ببندید، اهمیت بسیار زیادی دارد. با توضیحاتی که در این مقاله در اختیارتان قرار دادیم، متوجه شدید که استفاده از این نرم افزارها تا چه حد می تواند در پیشرفت کارتان موثر باشد و چگونه باید آنها را به بهترین شکل ممکن به اجرا در بیاورید.
