پروژه ها بسته به ماهيت خود چرخه حيات خاص خود را دارا هستند. فرآيند شکل گيري پروژه در صنعت ساخت و ساز، با اندکي تفاوت، در تمامي پروژه هاي اين بخش، روند يکساني را طي مي‌نمايند.
طرح ايده و تعريف پروژه concept and project definition
پيشنهاد و يا تعريف پروژه نقطه آغاز و اولين مرحله از دوره عمر پروژه است ، که بنا به ضرورت هايي چون پروژه هاي تعريف شده در برنامه‌ي سازمان، پروژه‌هاي تعريف شده از سوي کمپاني‌ها و واحدهاي عملياتي در قالب پروژه هاي توسعه اي و يا نيازهاي موردي و يا پروژه هاي بخش خصوصي ارائه مي گردد. پيشنهاد پروژه بايستي در قالب گزارشي مستند که به طور جامع به نيازسنجي پروژه ميپردازد، اهداف آن را ذکر مي‌نمايد و ظرفيت‌هاي آن را شرح ميدهد، ارائه شود. گزارش پروژه، اطلاعات زير را پوشش ميدهد :
– نام تقاضاکننده پروژه
– تبيين اهداف پروژه و ميزان سازگاري آنها با اهداف دراز مدت و کوتاه مدت کارفرما
– مشکلات حاصل از عدم اجراي پروژه
– برآوردهاي کلي و ساير اطلاعات قابل ارائه در مرحله پيشنهاد پروژه
– برآورد هزينه پروژه
– برآورد درآمد مالي و اقتصادي پروژه
– برآورد مدت زمان اجراي پروژه و در صورت امکان فاز بندي مراحل اجرا
– ارائه راهکارهايي براي تامين منابع مالي پروژه
– ارائه شرحي از عملکرد پروژه هاي مشابه
مطالعات مقدماتي basic studies
اين مطالعات شامل مطالعات فرصت، مطالعات امکان سنجي اوليه و مطالعات امکان سنجي مي شوند.
شناسايي فرصت هاي موجود براي سرمايه‌گذاري به ويژه در بخشي خصوصي، نقطه شروع مجموعه فعاليتهاي مربوط به سرمايه‌گذاري ميباشد.
هدف از مرحله مطالعات امکان سنجي اوليه، انجام بررسي هاي کلي و اخذ تصميم اوليه در مورد تاييد يا رد پروژه ميباشد. در‌اين مرحله ويژگي‌ها و خصوصيات داراي اهميت در پروژه که در صورت عدم تامين آنها مقبوليت کل پروژه زير سوال خواهد رفت، بررسي ميشوند.
با توجه به اينکه مطالعات امکان‌سنجي ، به ويژه در پروژه‌هاي بزرگ، هزينه و زمان زيادي را مي طلبد. پس بهتر است فرآيند تصميم گيري در مورد اين گونه پروژه ها در يک مرحله انجام نگردد.
با توجه به ويژگي هاي پروژه هاي ساخت و ساز مانند نياز به سرمايه گذاري بسيار زياد، ظرفيت بالا، دوره طولاني اجرا و بهره برداري و ساير پيچيدگي‌هاي آنها، لازم است پيش از آغاز مطالعات امکان سنجي، مواردي چون بازار، تقاضا و تغييرات احتمالي آن، دسترسي به منابع اوليه پروژه و نحوه تامين آن، تحولات فناوري و ساير تحولات اقتصادي و اجتماعي در يک افق زماني بلند مدت مطالعه و سنجيده شود.
بر اساس نتايج حاصل از مطالعات و تحليل‌هاي مقدماتي پروژه و به‌عنوان يک تصميم بزرگ و استراتژيک، در‌اين مرحله در مورد تاييد اوليه و يا رد کردن پروژه تصميم‌گيري ميگردد. ضمنا تصميم‌گيري مقدماتي مي‌تواند به طور چند مرحله اي و يا يک مرحله‌اي باشد. در فرايند تصميم گيري چند مرحله اي در صورت مثبت بودن نتايج بررسي‌ها در هر مرحله، ارزيابي هاي بعدي انجام ميگردد. در فرايند تصميم گيري يک مرحله اي، با وزن دهي به معيارهاي تصميم‌گيري، ضريب اهميت نسبي را در مورد هر معيار اعمال کرده و با جمع بندي ضرايب و امتياز معيار ها در مورد پروژه تصميم گرفته مي شود.
بعد از تصميم گيري مقدماتي در خصوص پروژه و ثبت اوليه آن، مطالعات امکان سنجي پروژه با هدف بررسي دقيق پروژه از جنبه هاي فني، اقتصادي و… صورت ميگيرد.
معيارها و شاخص‌هاي تصميم‌گيري در باب پروژه شامل مواردي چون نرخ برگشت سرمايه، دوره برگشت سرمايه و ريسک هاي مرتبط با پروژه و اجرايي بودن آن، مشخصه ها و مزاياي فني، مالي، اقتصادي و زماني پروژه، فناوري ساخت و مديريت آن و ساير موارد مي باشد.
طرز تامين منابع مالي پروژه نيز از آن دسته تصميماتي است که مي تواند کل فرآيند پروژه را تحت تأثير قرار دهد، سيستم اجرايي پروژه را معين و تحميل نمايد و موفقيت يا شکست پروژه را تضمين کند.
همچنين بخوانيد : چگونه يک تيم مديريت پروژه قوي بسازيم؟
تصويب پروژه و واگذار کردن کار به مشاوران يا پيمانکاران project approval and works submission
بعد از بررسي پروژه و تصميم گيري مثبت در مورد آن، پروژه بوسيله کارفرما يا سرمايه‌گذار تصويب ميشود و بسته به نحوه تامين مالي و نوع سيستم اجرايي در نظر گرفته شده براي پروژه، براي ، انتخاب مشاور و پيمانکار و عقد قرارداد به مجري پروژه ابلاغ خواهد شد. بعداز برگزاري مناقصه و اخذ پيشنهاد ها و انجام مطالعات مهندسي تفصيلي، برآوردها و اطلاعات مربوط به پروژه واقعي تر و دقيق تر خواهد شد. بديهي است در صورت درست بودن فرآيند مطالعات امکان سنجي و ارزيابي پروژه، نبايد تغييرات قابل توجهي در شاخص هاي مالي، اقتصادي حاصل از اصلاح مطالعات امکان سنجي به وجود آيد و اصلاحات صورت گرفته، نبايد منجر به رد پروژه گردد.
مهندسي و طراحي engineering and design
خدمات طراحي اجرايي که داراي سه مرحله فرعي به شرح زير است :
مرحله شناسايي
شامل بررسي‌ها، مطالعات و تحقيقات لازم به منظور تعيين هدف پروژه، شناخت اجزاي متشکله داده‌ها و ستادها و همينطور تجهيزات فني و اجرايي و انتخاب تجهيزات و محدوديت ها، حدود سرمايه گذاري، ميزان بهره وري و آثار اقتصادي و اجتماعي ناشي از اجراي پروژه و کارهاي مشابه.
مرحله مطالعات مقدماتي
شامل بررسي‌ها، مطالعات و تحقيقات لازم به منظور تهيه نقشه هاي مقدماتي و انتخاب مشخصات کلي و يافتن راه حل هاي مختلف و مقايسه نکات مثبت و منفي هر کدام از آنها و ساير کارهاي مشابه.
مرحله تهيه طرح هاي تفصيلي و اجرايي
شامل تهيه نقشه هاي اجرايي، مشخصات فني، برنامه زماني اجراي کار برآورد مقادير کار، هزينه‌ها، تعيين منابع، تهيه مصالح و ساير خدمات مشابه است .
نهادي که خدمات طراحي را برعهده ميگيرد، اکثر وقت ها واحدهاي مهندسان مشاور ميباشند که به صورت شخصيت هاي حقوقي مستقل تاسيس ميشوند و عهده دار ارائه اين خدمات در قالب قراردادهاي مشاوره مي باشند.
حتما بخوانيد : آشنايي با رويه هاي آغاز پروژه
تدارکات و ساخت procurement and construction
اين مرحله در حقيقت مرحله اجراي واقعي است که در آن پروژه به فعاليت درآمده و عمليات ساختماني اجرا شود. بيشتراز 90 درصد از اعتبارات پروژه در اين مرحله هزينه ميگردد. حجم قابل توجهي از اعتبارات در‌اين مرحله، همواره اين قسمت از کار را مهم تر از ديگر بخش ها نشان داده و متقاضيان بيشتري را براي کار در اين بخش جلب مي‌نمايد. در اين مرحله اجراي پروژه طي قراردادي که بين دستگاه اجرايي و شرکتهاي پيمانکاري منعقد مي شود به پيمانکاران ارجاع خواهد شد.
راه اندازي و بهره برداريstartup and commissioning
بعداز اتمام عمليات ساخت و تحويل پروژه، مرحله بهره برداري آغاز مي شود. بهره بردار ممکن است صاحب کار، مالک تسهيلات و يا سرمايه گذار باشد.
فرايند ايفاي نقش ها و وظايف و منحني زيست آنها
ايفاي هر يک از نقش ها و وظايف در پروژه ها داراي فرايندي است که در «شکل فرآيند ايفاي نقش ها و انجام وظايف در پروژه» نشان داده شده است. اين فرايند نشان مي دهد که براي انجام هر وظيفه بايد اقدامات اوليه را انجام داده و آنها را برنامه ريزي و سپس اجرا نمود.
اقدامات کنترلي و اصلاحي را نيز بايد اعمال کرد. با برنامه‌ريزي، اجرا و کنترل هاي مجدد و پي در پي مي توان پروژه را به اتمام رسانيد. براي مرحله اتمام پروژه نيز بايد کارهايي انجام داد که به آن فرايندهاي اختتامي گفته مي شود. هر يک از فرايند هاي مطرح شده، بر اساس منحني زيست فرايندها که در شکل «منحني زيست فرايندهاي ايفاي نقش و انجام وظايف »ارائه شده است، آغاز و پايان مي يابند. اين شکل نشان مي دهد که فعاليت هاي آغازين که شامل شناخت و تعريف مشکل، تدوين مسئله، تعيين راهکارهاي مختلف، مطالعات امکان پذيري فني و اقتصادي و غيره مي باشند ممکن است پس از گذشت مدت زماني از اجراي فرآيندهاي برنامه ريزي و اجرا، همچنان ادامه يابند. فرايند برنامه ريزي پس از انجام بخشي از فرآيند آغازين شروع شده و تا پايان پروژه ادامه مي يابد. همچنين پس از پيشرفت بخشي از مرحله برنامه ريزي، فاز اجرايي آغاز مي گردد. فرايندهاي کنترلي نيز تقريباً همزمان با فاز اجرايي شروع و تا پايان پروژه ادامه مي‌يابند.
همچنين بخوانيد :
فرايند اختتامي، پايان‌بخش کار پروژه بوده و پس از انجام قسمت عمده کارهاي مهم و فعاليتهاي اساسي، آغاز مي شود.
روش شناسي پروژه
يک پروژه معمولاً در پاسخ به بروز برخي نياز ها آغاز مي گردد. روش شناسي پروژه، روش کار در طراحي و برنامه ريزي، اجرا و کنترل پروژه را معين مي‌نمايد. از اين رو در روش شناسي مراحل ذيل به صورت عمليات قابل فهم و منطقي صورت مي پذيرد.
شناخت و تعريف مسئله
مسئله به عنوان قسمتي از يک مشکل يا موضوع گسترده طرح شناسايي ميشود و به‌اين منظور از فنون تحليلي مانند benchmarking و رويه هاي برتر (best practices)، کنترل علائم و بقيه فنون مانند طوفان فکري و غيره استفاده ميگردد.
تدوين مسئله
در‌اين بخش اهداف، محدوديت‌ها و پارامترهاي مورد نظر از طريق روش هايي مانند به تصوير کشيدن مسئله، در ميان گذاشتن با متخصصين و نمودارهاي چرا؟ چرا؟ و غيره تبيين ميشود.
مطالعات امکان پذيري و تبيين راهکارهاي مختلف
در‌اين مرحله امکان پذيري فني، اقتصادي، زيست‌محيطي، اجتماعي و بعضي موارد سياسي فرهنگي و امنيتي اجراي پروژه مورد ارزيابي قرار ميگيرد و اهميت و صرفه آن مشخص و مجموعه راهکار هاي مختلف مورد بررسي قرار مي گيرد.
طرح ريزي (برنامه ريزي و طراحي مقدماتي)
اين مرحله را مي توان به صورت استمرار مرحله پيشيندر نظر گرفت. در اين مرحله مطلوب‌ترين روش جهت انجام پروژه انتخاب ميگردد و طراحي معماري شکل ميگيرد.
برنامه ريزي و طراحي تفصيلي
در‌اين مرحله جزئيات کامل امور مهندسي، اجرا و تامين مالي، طراحي و برنامه ريزي پروژه صورت ميگيرد و مستندات کامل برنامه ها همراه با جزئيات آن ثبت ميشود.
اجرا
در اين مرحله عمليات اجراي پروژه طبق طراحي و برنامه ريزي انجام ميگيرد.
نظارت، ارزشيابي و همچنين بهبود مستمر
مرحله هم زمان با مرحله اجرا شروع مي شود و کليه فعاليت‌ها مورد پايش قرار مي گيرند و در صورت نياز اصلاحات لازم در طراحي و برنامه صورت مي‌پذيرد.
