مديريت محدوده پروژه يکي از زير مجموعه هاي دانش مديريت پروژه است که توسط مديران پروژه انجام مي شود. يکي از مهارت هاي مديران پروژه موفق، مديريت مؤثر پروژه در همه ابعاد آن است.
مديريت محدوده پروژه چيست؟
مديريت محدوده پروژه فرآيندي براي اطمينان از اين است که يک پروژه شامل تمام کارهاي مرتبط و مناسب براي رسيدن به اهداف پروژه مي شود. در واقع هدف اوليه مديريت محدوده پروژه کنترل کردن اين است که چه چيزي در محدوده قرار مي گيرد و چه چيزي قرار نمي گيرد. تکنيک هاي مديريت پروژه به مديران پروژه و ناظران امکان مي دهد که دقيقاً مقدار کاري که براي تکميل يک پروژه مورد نياز است را به آن کار اختصاص دهند.
محدوده پروژه چيست؟
محدوده پروژه در واقع کاري است که براي تحويل يک پروژه، سرويس يا نتيجه با ويژگي ها و نقش هاي مشخص بايد انجام شود. محدوده به مجموعه اي از محصولات، سرويس ها يا نتايج قابل تحويل با ويژگي هاي خاص اطلاق مي شود.
مديريت محدوده پروژه از سه مرحله زير تشکيل مي شود:
1- برنامه ريزي
به فرآيند تعريف يک نماي کلي به علاوه کارهايي که براي دستيابي به محصولات قابل تحويل بايد انجام شود، برنامه ريزي گفته مي شود.
2- کنترل
به فرآيند مستند سازي، رديابي و تمرکز کردن بر موانع محدوده و هم چنين تأييد يا رد تغييرات از طريق کنترل و نظارت بر اين فرآيندها کنترل ناميده مي شود.
3- خاتمه دادن
به فرآيند رسيدگي به تحويلات پروژه، خاتمه دادن مي گويند. تخمين نتايج پروژه نسبت به برنامه اصلي از کارکردهاي اوليه اين مرحله مي باشد.
فرض کنيد هدف از انجام يک پروژه تحويل يک محصول در نظر گرفته مي شود. اگر محدوده پروژه و محصول به طور مناسب تعريف نشوند، رسيدن به اهداف مورد نظر پروژه غيرممکن مي شود. 2 اصطلاح که وسيع ترين استفاده را در مقوله مديريت پروژه دارند، محدوده پروژه و محدوده محصول هستند. در ادامه تعاريف کوتاهي از اين 2 مفهوم ارائه مي کنيم.
1- محدوده محصول
محدوده پروژه را مي توان به عنوان ويژگي يا خصوصيات يک پروژه صرفنظر از طراحي، عملکرد يا قسمت هاي مختلف آن تعريف کرد. نکته مهم اين است که محدوده محصول، به محصول واقعي و ملموسي اشاره دارد که در نهايت توليد مي شود.
2- محدوده پروژه
برعکس مقوله محدوده محصول، محدوده پروژه بر گام هاي مختلفي که بايد براي تحويل محصول برداشته شود تمرکز مي کند. محدوده پروژه مي تواند شامل کارهايي مانند خطوط مونتاژ، آموزش کارکنان، زنجيره هاي تأمين و تختصيص پرسنل باشد.
6 فرآيند اصلي «مديريت محدوده پروژه» به شرح زير مي باشند؛
1- برنامه ريزي مديريت محدوده
کارکرد برنامه مديريت محدوده، شرح دادن محدوده پروژه است. هم چنين در مورد نحوه تعريف بيشتر، اعتبارسنجي و کنترل بيشتر محدوده پروژه در طول چرخه عمر پروژه مستند سازي مي کند.
2- جمع آوري نيازمندي ها
در اين مرحله ذينفعان پروژه بايد فرآيندهاي تخصيص و مستند سازي را انجام دهند تا فعاليت هاي پروژه را برآورده کنند.
3- تعريف محدوده
اين مرحله شامل ارائه يک تعريف مفصل از پروژه و محصول است. بنابراين وقتي ليست نيازمندي ها را تهيه مي کنيد، بايد تمامي نيازهاي مختلف پروژه و محصولات يا سرويس ها را تعريف کنيد.
4- ايجاد ساختار شکست کار
به وجود آوردن ساختار شکست کار با استفاده از تکنيکي به نام تکنيک تجزيه يا شکست انجام مي شود. اين تکنيک به منظور رسيدن به نتايج بهتر و بر اساس تقسيم بندي کارهاي قابل تحويل پروژه به اجزاي کوچک تر و قابل کنترل تر انجام مي شود.
5- تأييد محدوده
اين مرحله بخشي از فرآيند نظارت و کنترل پروژه است که شامل بررسي موارد تحويل کالا به مشتري يا حامي مالي است تا اطمينان حاصل شود که کار به طرز مطلوب انجام شده است و مورد قبول مشتري يا حامي مالي قرار مي گيرد.
6- کنترل محدوده
کنترل محدوده آخرين فرآيند در مديريت محدوده پروژه محسوب مي شود. اين مرحله نيز بخشي از پروسه کنترل و نظارت پروژه مي باشد.
مديريت محدوده براي مديران پروژه چقدر حياتي است؟
اکنون اين سؤال به وجود مي آيد که آيا مديريت محدوده پروژه يک امر حياتي در کار مديريت پروژه محسوب مي شود يا خير؟ در پاسخ مي توان گفت افزايش دامنه پروژه ممکن است باعث به وجود آمدن ليست پايان ناپذيري از نيازهاي پروژه شود. اين نيازها خود به خود به يک چالش در پروژه شما تبديل مي شوند. يکي از ويژگي هاي مهم مديريت محدوده اين است که به شما کمک مي کند از به وجود آمدن اين چالش ها جلوگيري کنيد.
وقتي يک پروژه در حال اجرا مي باشد، محدوده پروژه با فيلتر کردن جنبه هاي ضروري و عملي پروژه، به شما کمک مي کند همه جنبه هاي ذکر شده در محدوده پروژه را کنترل کنيد. علاوه بر اين، مديريت پروژه مکانيزم هايي کنترلي ايجاد مي کند. اين کار را براي پرداختن به عواملي ايجاد مي کند که ممکن است منجر به تغييراتي در طول عمر پروژه شود.
اگر محدوده پروژه به طور کامل تعريف نشود، مي توان گفت تخمين زمان و هزينه مورد نياز پروژه تقريباً غيرممکن مي شود. در نتيجه به دليل تغييرات برنامه زماني پروژه، مشکل کمبود هزينه به وجود مي آيد.
توجه داشته باشيد که ضعف در ارتباطات نيز مي تواند محدوده پروژه را به مقدار قابل توجهي تغيير دهد. براي ذينفعان و اعضاي گروه ارتباطات يک ابزار اوليه و اساسي براي تعريف مناسب اهميت مديريت محدوده پروژه است. اين مرحله به منظور تضمين اين فرآيند است که چگونه به اهداف پروژه خواهيد رسيد.
پياده سازي مديريت محدوده در پروژه يک کار ضروري است. اما هرگز کار مشکلي نيست و تنها به صرف زمان، حوصله و تلاش نياز دارد. تنها به کمک مديريت محدوده، يک مدير پروژه مي تواند تضمين کند که اهداف پروژه بدون هيچ مشکل و ريسکي که باعث نارضايتي ذينفعان شود، تحقق مي يابد. شما با استفاده از نرم افزار کنترل پروژه مپسان مي توانيد کار مديريت و حسابداري پروژه هاي سازمان خود را به راحتي و انجام دهيد.
