همه ما در هر مرحله از ز زندگی مان اهدافی برای خود داریم. برای رسیدن به این اهداف نیز ایده هایی را برای خودمان تعریف میکنیم. تا زمانی که ایده های خود را بر اساس یک سری اهداف مشخص پیش نبرید. به هیچ وجه موفق نخواهد شد که به آن چه که در سر دارید، جامه عمل بپوشاید. در این جاست که نام برنامه عملیاتی( Action Plan) مطرح میشود.
فهرست مطالب
چرا باید از برنامه عملیاتی استفاده کرد؟
داشتن برنامه عملیاتی به شما کمک میکند، تا به اهداف و آرزوهایتان تحقق ببخشید و طعم شیرین رسیدن به خواسته ها و آرزوهایتان را بچشید. در ادامه مقاله تعریفی از برنامه عملیاتی و سایر مطالب مرتبط با موضوع را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد.
برنامه عملیاتی ( Action Plan) چیست؟
برنامه عملیاتی یا Action Plan ، در واقع یک چک لیست است که به شما بیان میکند. که چه مراحل و کارهایی برای رسیدن به اهداف خود لازم است طی کنید.
نقش برنامه عملیاتی در موفقیت پروژه
- Action Plan به شما کمک خواهد کرد که پروژه خود را موفقیت پیش ببرید. برنامه عملیاتی نقش بسیار مهمی را میتواند در مدیریت پروژه شما اعم از پروژه ساختمانی و یا پروژه های غیر ساختمانی ایفا کند.
- داشتن یک برنامه عملیاتی صحیح میتواند به افزایش بهره وری در پروژه هایتان کمک کند.
- Action Plan این امکان را برای شما به عنوان مدیر پروژه و سایر اعضای تیم تان فراهم میکند. که با وظایف خود و این که دقیقا باید چه کاری را باید برای پیشبرد پروژه انجام دهید آشنا باشید.
- به اعضای تیم کمک می کند که با استفاده از این برنامه، اهداف پروژه را پیش ببرند. و پروژه را به مرحله پایانی برسانند.
- همچنین شما از این برنامه میتوانید برای اهداف شخصی خود که جدای از روند مدیریت پروژه و یا کسب و کار است نیز بهره ببرید. برنامه عملیاتی به شما کمک خواهد کرد تا با طی مراحل و پیش نیازهای اصلی برای رسیدن به اهداف، در یک بازه زمانی مشخص به اهداف خود دست یابید.
دو نقش دیگر در برنامه عملیاتی در موفقیت پروژه
- با کمک Action Plan شما بر اساس یک برنامه زمانی جلو خواهید رفت. مانع اتلاف زمان پروژه بوده و از شکست در پروژه جلوگیری خواهد کرد. زیرا تحقیقات نشان داده که نداشتن برنامه عملیاتی عامل شکست 70 درصد پروژه ها بوده است.
- برنامه عملیاتی همچنین میتواند نقش یک دستورالعمل و راهنما را نیز ایفا کند. و اعضای تیم با استفاده از دستورالعمل و راهنما به خوبی پروژه را جلو ببرند.
بخش های اصلی برنامه عملیاتی ( Action Plan)
برای آشنایی بهتر با نحوه کاربری و استفاده از برنامه عملیاتی در مدیریت پروژه هایتان، در این قسمت از مقاله بخش های اصلی برنامه عملیاتی را به شما معرفی خواهیم کرد. این بخش ها عبارتند از:
- خلاصه ای از اهداف مورد نظر
- مشخص کردن مراحل رسیدن اهداف
- برنامه ریزی و اولویت بندی مراحل رسیدن به اهداف
- معین کردن برنامه هایی برای کنترل پروژه و مدیریت ریسک های بالقوه موجود در حین اجرای پروژه
- تعیین منابع مورد نیاز پروژه و یا کسب و کار برای رسیدن به هدف
- بودجه بندی و مدیریت هزینه برای منابع مورد نیاز
- مشخص کردن برنامه زمانبندی و مدیریت زمان برای رسیدن به اهداف
- KPI و یا تعیین معیارهایی برای ارزیابی میزان موفقیت پروژه
مشخص کردن این موارد در Action Plan میتواند تضمینی برای موفقیت شما از آغاز تا پایان پروژه باشد. در طول اجرای پروژه و در صورت نیاز میتوانید در حین اجرای پروژه، چک لیست خود را بروز رسانی کرده و به آن اطلاعات جدید اضافه کرده و یا آن را ویرایش نمایید.
ویژگی های اهداف چک لیست
برای رسیدن به موفقیت در پروژه و کسب و کار خود، همان طور که گفتیم باید action Plan داشته باشید. و در چک لیست برنامه عملیاتی تان، اهداف خود را مشخص کرده باشید. برای داشتن یک Action Plan کارآمد تر، در هنگام نوشتن اهدافتان در چک لیست باید موارد زیر را رعایت کنید:
1- اهداف شما باید واضح باشد. یعنی در مورد اهداف خود کلی گویی نکنید. کاملا مشخص کنید که چه هدفی دارید.
2- قابل اندازه گیری کمی باشد. یعنی با استفاده از عدد و رقم بتوانید میزان پیشرفت پروژه خود را ارزیابی کنید.
3- از کمال گرایی پرهیز کنید. و اهدافتان را بر اساس واقعیت های موجود یادداشت کنید.
4- برای انواع هدف هایی که دارید برنامه زمانی داشته و آن را به سه دسته کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت تقسیم نمایید.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
به منظور تحقق بهتر اهداف خود با استفاده برنامه عملیاتی میتوانید از نرم افزار مدیریت پروژه به منظور طراحی چک لیست برنامه عملیاتی خود استفاده نمایید تا یک Action Plan جامع و کاربردی را به منظور پیشبرد اهداف پروژه تان در اختیار داشته باشید.
سخن آخر
چه در زندگی روزمره و چه برای پروژه و کسب کار، برای موفق شده و رسیدن به اهداف خود بهتر است از یک برنامه عملیاتی استفاده کنید. در این مقاله به طور مفصل برای شما در مورد برنامه عملیاتی، کاربردها و این که چه مواردی باید در برنامه عملیاتی مشخص شوند را مورد بررسی قرار دادیم. همچنین شما میتوانید بنا به اقتضای نوع پروژه ای که در دست دارید، برنامه عملیاتی خود را آپدیت کرده و اطلاعات موجود در چک لیست برنامه خود را بروز رسانی و ویرایش نمایید.
مطلب مرتبط:
نرم افزار مدیریت پروژه ساختمان
