طوفان فکری، یکی از روش های مدیریت هوشمند پروژه است که منجر به ایجاد محیط پویا و خلاق در محیط کار شده و پروژه را با موفقیت بیشتری جلو می برد. طوفان فکری، روشی برای شکوفاسازی قوه خلاقیت اعضای تیم پروژه به منظور اجرا و پیشبرد بهتر پروژه در مقایسه با پروژه های رقیب است. در این روش، مهم نیست که یک ایده خوب و یا بد باشد. همه اعضای تیم باید ایده های خود را باید مطرح کنند تا با ارزیابی هر یک از این ایده ها، بهترین ایده برای استفاده در پیشبرد پروژه به کارگرفته شود.
در این تکنیک، همه افراد و اعضای تیم آزاد هستند که حتی ایده های عجیب و غریب خود را مطرح کنند. و این انگیزه را در افراد تیم ایجاد می کند که با جدیت بیشتری بر روی پروژه و روند به سرانجام رساندن آن داشته باشند.
فهرست مطالب
مزایای استفاده از تکنیک طوفان فکری در مدیریت پروژه
- استفاده از این تکنیک میتواند به کنترل پروژه، مدیریت ریسک و کاهش هزینه های ناشی از عدم وجود فضای خلاقانه برای حل مشکلات و چالش های مرتبط با پروژه کمک زیادی کند.
- بهره گیری از این تکنیک میتواند منجر به آن گردد که از تجربه افراد تیم به نحو احسن استفاده گردد.
- به حل مسائل پیچیده موجود در روند اجرای پروژه کمک خواهد کرد.
- به کارگیری این تکنیک، به افزایش بهره وری پروژه ها منجر می گردد.
مبدع تکنیک
مبدع و توسعه دهنده این تکنیک، فردی به نام الکس اوسبورن، مدیر اجرایی تبلیغات مادیسون است. او این ایده خود را در کتابی به نام ” تخیل کاربردی” منتشر کرد. و بسیاری از مدیران پروژه و کسب و کار و همچنین محققان از این ایده او استفاده و آن را توسعه بیشتری دادند.
روال استفاده از تکنیک طوفان فکری
- ایده های مطرح شده در جلسه همفکری اعضای تیم به هیچ وجه نباید مورد تجزیه تحلیل و داوری قرار گیرد. به یک ایده انتقاد شود و یا ایده ای مورد تشویق قرار گیرد. زیرا میتواند منجر به محدود شدن ایده ها شود. باید این امکان را فراهم آورد که همه ایده های خلاقانه حتی عجیب و غریب به طور آزادانه مطرح شوند؛ این کار توسط افراد تسهیل گر انجام میشود.
- افراد تسهیل کننده، اعضای تیم را به این کار تشویق کنند که اگر ایده های خود را فراموش میکنند آن را در برگه ای یادداشت کنند تا از همه ایده ها استفاده شود و همه اعضای تیم بتوانند ایده های خود را در رابطه با پروژه و حل مسائل مرتبط با پروژه مطرح نمایند.
- اشخاص تسهیل گر باید این فرصت را به اعضای گروه و تیم خود بدهند که فارغ از محدودیت های زمانی بتوانند ایده های خود را با جزییات بیان کنند و آن را شرح و بسط دهند.
- اگر جلسه طرح ایده ها طولانی است به افراد تیم خود استراحت دهید تا این فرصت را داشته باشند که ایده های خلاقانه تر و راهگشاتر به ذهنشان خطور کند.
- در پایان نیز مجموع ایده های مطرح شده را بررسی کنید و از میان انبوهی از ایده های مطرح شده برای حل چالش های مرتبط با پروژه، با توجه به نوع، شرایط و موقعیت پروژه ، بهترین ایده ها را برگزینید.
تاکتیک های طوفان فکری
طوفان فکری نیز مانند بسیاری از تکنیک های مطرح شده میتواند تاکتیک های مخصوص به خود را داشته باشد. به کارگیری این تاکتیک ها میتواند منجر به ایجاد و شکل گیری طوفان فکری بیشتری شود. این تاکتیک ها عبارتند از:
استفاده از تصویرسازی ذهنی و ترسیم آن ها
با استفاده از تاکتیک تصویرسازی ذهنی ممکن است ایده هایی به ذهن افراد تیم خطور کند که با بحث کردن و یا نوشتن در مورد آن ها، این ایده ها به ذهن افراد نرسد. در این روش هر یک از اعضای تیم میتوانند تصویرسازی های ذهنی خود رد رابطه با پروژه را بر روی صفحه و یا برگه ای پیاده سازی و به ایده هم تیمی خود تصویرسازی ذهنی تازه ای بیفزایند؛ در نهایت، مجموعه ای از این تصویرسازی های ذهنی میتواند باعث خلق ایده های خلاقانه بسیاری گردد.
استفاده از تحلیل S.W.O.T
علاوه بر آن که یکی از تاکتیک های طوفان ذهنی است، در هنگام تاسیس شرکت نیز استفاده از این تاکتیک میتواند کارا باشد. هر یک حروف این روش، مخفف این واژه هاست؛ strengths( نقاط قوت)، weakness( نقطه ضعف) ، Oppourtanity( فرصت)، threats( تهدید).
تاکتیک اسکمپر ( S.C.A.M.P.E.R)
به کار بردن این تاکتیک که جزو زیرمجموعه تکنیک طوفان فکری است. میتواند به اعضای تیم پروژه کمک کند. که یک پروژه را از جنبه های مختلف آن بررسی نمایند. هر یک از حروف معادل انگلیس تاکتیک اسکمپر، شما را در نحوه مطرح کردن مشکلات و چالش های مرتبط با پروژه کمک میکند:
substitute : در مورد جابه جایی و جایگزینی صحبت می کند.
combine: در مورد ترکیب ایده ها صحبت میکند که بر ای مثال اگر ایده x را با ایده y ترکیب کنیم چه اتفاقی برای پروژه رخ می دهد؟
Adapt: در مورد تطبیق پروژه با ایده ها و یا سایر زمینه ها صحبت میکند.
Modify: در مورد اصلاح مواردی از پروژه و یا ایده ها صحبت می کند.
put to another use: در مورد کاربردها و سایر موارد استفاده از پروژه است.
ٍEliminate: با حذف چه مواردی در پروژه میتوانیم پروژه را با موفقیت به پایان برسانیم؟
Reverse: در رابطه با ساماندهی پروژه صحبت می کند.
استفاده از قوه تخیل
یکی دیگر از تاکتیک ها و زیرمجموعه های مرتبط با طوفان فکری است. این تکنیک به افراد تیم این امکان را میدهد که به توسعه خیال پردازی ها و یا حتی افکار بلندپروازانه خود بپردازند. و به منظور حل مسایل مرتبط با پروژه، آن را با همگروهی های خود به اشتراک بگذارند.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه چه کمکی به توسعه ایده ها خواهد کرد؟
شما همچنین مرتبط با نوع پروژه ای که در دست اجرا دارید میتوانید از نرم افزار مدیریت پروژه به منظور ساماندهی به ایده های مطرح شده در میان اعضای گروه و هم تیمی های خود استفاده نمایید. و آن ها را تجزیه تحلیل کنید. برای پروژه برنامه ریزی بهتری داشته باشید و هر یک از ایده ها را متناسب با برنامه زمانبندی و میزان فرصتی که برای اتمام پروژه در اختیار دارید، به کار بگیرید.
سخن آخر
در این مقاله با تکنیک طوفان فکری، کاربردها، مزایا و برخی تاکتیک های زیرمجموعه طوفان فکری آشنا شدید. و دریافتید که طوفان فکری روشی برای خلق ایده های بیشتر و خلاقانه تر و در واقع جزو یکی از روش های مدیریت پروژه به سبک مدرن است. که میتواند به مدیریت بهتر چالش های پروژه و به پایان رساندن آن با موفقیت کمک زیادی بکند.
