چنانچه در زمینه مدیریت پروژه های مختلف کار می کنید، تا به حال چیزی تحت عنوان شاخص کلیدی عملکرد شنیده اید؟ آیا می دانید که این می تواند یک شاخص کلیدی برای اندازه‌گیری عملکرد پروژه باشد؟ اگر می خواهید در این باره یک مطالعه مفید داشته و در واقع با راهنمای جامع این اصطلاح آشنا شوید، این مقاله مخصوص شماست. در این مقاله به طور کامل این مبحث را تعریف می کنیم تا بتوانید آشنایی درستی با آن پیدا کنید.
تعریف شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟
KPI مخفف عبارت key performance indicator است که معنای تحت الفظی آن همان شاخص کلیدی عملکرد به حساب می آید. در واقع این یک اصطلاح مربوط به مقدار قابل اندازه‌گیری است. شما می توانید از این طریق متوجه شوید که فلان شرکت یا فلان پروژه چقدر به اهداف خود نزدیک شده و به آنها دست پیدا کرده است.
معمولاً آن را معیاری می دانند که از این طریق بتوانند موفقیت یک پروژه را اندازه گیری کنند. اگر شاخص کلیدی عملکرد در سطح بالا باشد، یعنی قرار است تمرکز اصلی روی عملکرد کلی کسب و کار قرار بگیرد اما اگر در سطح پایین باشد، یعنی تمرکز روی فرایندهای سازمان و دپارتمان است که می تواند شامل منابع انسانی یا پشتیبانی، بازاریابی یا فروش باشد.
معنی این اصطلاح در فرهنگ لغت آکسفورد این چنین بیان شده است: شاخص کلیدی عملکرد یک معیار با قابلیت سنجش است که شما می توانید از طریق آن موفقیت یک فرد یا یک سازمان و غیره را ارزیابی کنید تا ببینید که چقدر به اهدافشان دست پیدا کرده اند.
نحوه تعریف شاخص کلیدی عملکرد برای یک سازمان
حال که با این اصطلاح آشنا شدید باید بدانید که چگونه باید شاخص کلیدی عملکرد را برای سازمان و پروژه خود تعریف کرد تا بتوانید در ارزیابی اهدافتان در کسب و کار موفق باشید. گاهی این شاخص های کلیدی آنقدر زیاد هستند که شما سردرگم می شوید و نمی توانید تعریف درستی از KPI های مختلف داشته باشید.
قدم اول این است که بتوانید مشخص کنید کدام یک برای عملکرد شما مناسب است و چه چیزی را خواستار هستید. برای اینکه بتوانید به آنها دست پیدا کنید، اول باید به سوالات زیر پاسخ دهید.
- در نظر بگیرید که می خواهید در آن پروژه خاص به چه نتایجی دست پیدا کنید؟ آیا نتایج شما شامل درآمد بالاتر، فروش بیشتر، افزایش کلیک، افزایش بازدید یا افزایش فالوور است؟ اصلاً ممکن است اهداف و نتایج مورد نیاز شما متفاوت از همه چیزهایی باشد که بیان کردیم اما در هر صورت باید آنها را مشخص کنید.
- در قدم بعدی باید مشخص کنید که چه اهمیتی برای این نتایج وجود دارد. یعنی چرا دستیابی به آنها برای شما مهم تلقی می شود.
- در مرحله بعدی برای تعریف شاخص کلیدی عملکرد، باید بدانید که چه چیزهایی را می توانید برای اندازه گیری سنجش مسیر پیشرفت در نظر بگیرید؟ یعنی باید به سراغ چه روش های ارزیابی، اطلاعاتی، آماری، ابزارهای تحلیلی و غیره باشید و آنها را به طور کامل مشخص کنید؟ حال باید ببینید که چگونه می توانید به این نتایج دست پیدا کنید؟ یعنی به سراغ چه ابزارها و کمپین هایی بروید؟
- در مرحله بعدی باید ببینید که چه کسانی مسئول رسیدن به این نتایج هستند و می توانند به اهداف شما کمک کنند؟
- در مرحله بعدی باید در نظر داشته باشید که آیا به این نتایج دست پیدا کرده اید یا خیر؟ یعنی باید معیارهای مشخصی را تعریف کرده که طبق آنها بتوانید موفقیت خود را بسنجید. در حقیقت اگر شما نرم افزار مدیریت پروژه کاملی مانند مپسان داشته باشید، دقیقاً می توانید شاخص های کلیدی عملکرد را اندازه گیری کنید. در نتیجه همه چیز تحت کنترل است و مسیر پیشرفتتام به خوبی ارزیابی می شود.
جمع بندی
شناخت شاخص کلیدی عملکرد یکی از مهمترین راه هایی است که شما می توانید موفقیت بزرگی را برای خودتان و پروژه رقم بزنید. شما از این طریق می توانید به نتایج مهمی دست پیدا کنید، مسیر پیشرفت خود را بسنجید و مورد ارزیابی قرار دهید، ایرادات و اشکالات را پیدا کنید و ببینید که در چه بازه زمانی می توانید به اهداف خود دست پیدا کنید که این خودش معیار سنجش بسیار عالی برای موفقیت های بعدی خواهد بود.
