مدیریت پورتفولیو پروژه چیست؟

به مرور زمان و با گسترش بعد پروژه و کسب و کار، همسو کردن پروژه با اهداف بالاتر در مورد پروژه به یک چالش برای مدیران پروژه تبدیل میشود. اولویت بندی پروژه به منظور مدیریت هزینه های پروژه،  تهیه منابع مورد نیاز پروژه و افزایش بهره وری پروژه ها و رساندن آن به سطح بازدهی و سوددهی بالا و…. در این جاست که سخن از مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) به میان می آید که در همسوسازی پروژه شما میتواند نقش بسیار مهمی را ایفا کند.

در ادامه مقاله شما را با مفهوم مدیریت پورتفولیو پروژه بیشتر آشنا خواهم کرد.

چیستی مدیریت پورتفولیو پروژه ( PPM)

مدیریت پورتفولیو و یا PPM، یک استراتژِی و تکنیک است. که به ارزیابی و مدیریت ریسک های احتمالی پروژه و همچنین نقاط قوت آن می پردازد. سپس منابع پروژه اعم از منابع مالی، تجهیزات مورد نیاز برای اجرای پروژه، منابع انسانی و اعضای تیم پروژه را بر اساس زمانی که برای اختتام پروژه در اختیار دارد. طبق برنامه زمانبندی و با استفاده از تکنیک های مدیریت زمان پیش می برد. تا پروژه در سر موعد مقرر به پایان رسانده و یا حتی زمان انجام پروژه را کوتاه تر کند. تا با بالا بردن عملکرد شرکت و یا سازمان، هر چه زودتر به اهداف پروژه یابند.

دلایل اهمیت مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM)

• PPM و یا مدیریت پورتفولیو پروژه برای مدیریت پروژه و اجرای آن میتواند بسیار حیاتی و مهم باشد. زیرا به مدیر پروژه و افراد هم تیمی اش کمک خواهد کرد. تا پروژه را با اهداف سطح بالا هم تراز و هماهنگ ساخته و  پروژه های خود را چه کوچک و چه بزرگ با اهداف کلان و بزرگتر همسو نماید.
• یکی دیگر از مزایای بهره گیری از مدیریت پورتفولیو این است. که در زمان مناسب ، با توجه میزان منابع و…به شما کمک خواهد کرد که بر روی پروژه متناسب تمرکز کنید. و با توجه به فاکتورهای مهم برای مدیریت موفق پروژه که در سطر بالا ذکر شد. بتوانید پروژه خود را با میزان بهره وری و بازدهی بالاتر به نقطه پایان برسانید.

روند مدیریت پورتفولیو

روال مدیریت پورتفولیو ( PPM)، مستلزم طی کردن تعدادی مراحل است که در ادامه مقاله به ذکر آن می پردازیم. این مراحل عبارتند از:

1- انتخاب نوع پروژه

در ابتدا و در مرحله اول لازم است که نوع پروژه های خود را توجه به ایده های مختلف، شرایط اجتماعی و این که در شرایط حال اجتماعی و نیاز مشتریان پروژه و این که چه نوع پروژه ای مورد نیاز است. بهترین پروژه را انتخاب کنید.

2- ارزیابی پروژه

پروژه را  با توجه منابعی که در اختیار دارید، ارزیابی کنید و امکان عملی شدن و اجرای آن را با توجه به امکانات شرایط حال شرکت ارزیابی نمایید و مطمئن شوید که پروژه به نتیجه میرسد.

3- جمع آوری اطلاعات مرتبط با پروژه در مدیریت پورتفولیو پروژه

پس از انتخاب نوع پروژه و ارزیابی امکان سنجی آن با توجه به منابعی که در اختیار دارید. اطلاعات جامع و به روزی را در رابطه با پروژه جمع آوری نمایید. هر چه اطلاعات شما درباره پروژه بیشتر و نوع اطلاعات نیز به روز تر باشد. میزان موفقیت و بازدهی پروژه تان بالاتر خواهد رفت.

4- تعیین وظایف اعضای پروژه با توجه به اهداف دست بالایی پروژه

همان طور که گفتیم، یکی از مزایای مدیریت پورتفولیو پروژه این است که به شما کمک میکند که به اهداف کلان تری برای پروژه تان بیندیشید و به منظور هم تراز کردن پروژه خود با اهداف بزرگتر پروژه میتواند شما را کمک کند.

بعد از انتخاب نوع پروژه و جمع آوری اطلاعات مرتبط با پروژه، با توجه به نوع و هدفی که برای پروژه خود در نظر دارید، در ابتدا باید وظایف هر یک از اعضای تیم پروژه را با توجه به تخصصی که در یک از بخش های پروژه دارند، تعیین کنید و برای افراد تیم خود به طور دقیق مشخص سازید که برای رسیدن به اهداف پروژه،  آن ها دقیقا باید چه کارهایی انجام دهند. به این منظور میتوانید از منشور پروژه استفاده کنید.

5- استفاده از ایده های خلاقانه اعضای تیم در مدیریت پورتفولیو پروژه

همچنین به منظور بهتر و سریع تر پیش رفتن اهداف پروژه و رسیدن به اهداف بالادستی میتوان از ایده های خلاقانه اعضای تیم استفاده کرد. به این منظور باید محیطی پویا و خلاقانه را برای اعضای تیم فراهم آورد و آن ها تشویق به بیان ایده هایشان کرد. بدون ترس از آن که ممکن است ایده شان ممکن است خیلی بلندپروازانه و یا عجیب و غریب باشد.

6- نظارت بر روند اجرای پروژه و ارزیابی مرحله ای در مدیریت پورتفولیو پروژه

مدیریت پورتفولیو به شما کمک خواهد کرد که مسائل و چالش های مرتبط با پروژه را در مرحله بررسی کرده. و با کنترل پروژه و مدیریت و ارزیابی ریسک و نقاط قوت پروژه، پروژه را با کمک اعضای تیم پروژه مدیریت کرده و آن را به سرانجام برسانید.

قبل از آغاز پروژه بهتر است

برای موفق پیش رفتن پروژه با استفاده از مدیریت پورتفولیو بهتر است از  همان آغاز و قبل از برنامه ریزی برای انجام پروژه ، نکاتی را در این رابطه مورد توجه قرار دهید. که عبارتند از:

• از همسو بودن هر مرحله از پروژه با اهداف و استراتژی های سازمانی اطمینان حاصل نمایید. درست است که قبل از آغاز پروژه، آن را قبل از آغاز فرآیند برنامه ریزی از نظر مطابقت با استراتژی سازمان مورد سنجش قرار داده اید. اما بهتر است این نکته را مورد توجه قرار دهید و در هر مرحله از انجام پروژه،  آن را از نظر همسو بودن با اهداف پروژه بسنجید.
• پروژه هایی که در دست اجرا دارید  را از نظر  میزان اهمیت و فوریت انجام آن اولویت بندی نمایید و به ترتیب اولویت بندی که برای پروژه ها انجام داده اید، آن ها را پیش ببرید.
• شاخص های کلیدی عملکرد ( KPI) را به منظور سنجش میزان موفقیت پروژه و در هر مرحله از انجام پروژه به کار ببندید.

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه

برای مدیریت پورتفولیوی بهتر پروژه، برنامه ریزی و ارزیابی دقیق تر پروژه به منظور همسوسازی پروژه با اهداف کلان و بالادستی پروژه بهتر است. با توجه به نوع پروژه ای که در دست دارید. از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده نمایید تا پروژه خود را آسان تر و با بازدهی و کیفیت بالاتر، اجرا و مدیریت کنید.

سخن آخر

در این  مقاله با مدیریت پورتفولیو، مزایا و کاربردها و نقش حیاتی آن برای مدیریت پروژه آشنا شدید. و دریافتید که استفاده از استراتژی مدیریت پورتفولیو در جریان مدیریت پروژه میتواند به شما کمک کند. که پروژه های خود را بر اساس ارزیابی های دقیق و با توجه منابعی که در اختیار دارید. پیش برده و  پروژه خود را با اهداف بالادستی که در نظر دارید، همسو نمایید.