نرم افزارهای مدیریت پروژه انواع و اقسام مختلفی دارند. هر کدام از آنها آپشن‌های ویژه‌ای را ارائه می‌دهند. در نتیجه زمانی که می‌خواهید برای یک پروژه خاص از آنها استفاده کنید، باید سعی کنید که اطلاعاتتان را بالا ببرید و بدانید که چه چالش‌هایی بر سر راهتان وجود دارد. ما در این مقاله تصمیم گرفتیم که راجع به چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه برایتان صحبت کنیم و اطلاعات دقیقی را در اختیارتان قرار دهیم. پس اگر قصد استفاده از این نرم افزارها را دارید، بهتر است که در این باره هم آگاهی داشته باشید تا در حین استفاده دچار مشکل نشوید و بدانید که ممکن است چه چیزهایی را تجربه کنید.
فهرست مطالب
اهمیت نرم افزارهای مدیریت پروژه
اول از همه باید بگوییم که استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه اهمیت بسیار زیادی دارد. فرض کنید که قرار است به سراغ استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه ساختمانی بروید. با استفاده از این نرم افزارها می‌توانید تا حد زیادی در زمانبندی هم صرفه‌جویی کنید. یعنی کاری کنید که پروژه‌ها طبق زمان اصلی خودشان پیش بروند، مراحل به درستی طی شوند و هیچگاه وقت کم نیاورید. پس همین موضوع نشان می‌دهد که اهمیت استفاده از این نرم افزارها چقدر زیاد است و تا چه حد بالایی می‌تواند روی موفقیت کارتان تاثیرگذار باشد اما به هر حال یک سری چالش‌ها وجود دارد که باید راجع به آن توضیح داد.
چالش های استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه
چالش‌های زیادی ممکن است در طول استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه احساس شود. این چالش‌ها اگر با اطلاعات و آگاهی مدیریت شوند، قطعاً می‌توانند شما را به نتایج خوبی برسانند و نگرانی وجود ندارد. ما در این بخش این چالش‌ها را به شما معرفی می‌کنیم تا بدانید که دقیقاً با چه مسائلی روبرو هستید و چگونه باید چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه را تحت کنترل بگیرید.
چالش های فنی
یک سری چالش‌ها برای مدیریت پروژه وجود دارد که ما آن را به عنوان چالش‌های فنی می‌شناسیم. البته که شما می‌توانید با افزایش اطلاعاتتان در این زمینه به این چالش‌ها غلبه کنید و کاری کنید که نتیجه کار به شدت عالی از آب در بیاید. ما در این مقاله چالش‌های فنی را به شما معرفی می‌کنیم تا برای مواجهه با آنها آمادگی بیشتری داشته باشید. پس تا انتها با ما همراه شوید تا به معرفی این چالش‌ها بپردازیم.
یادگیری نرم افزار
اولین موضوعی که اهمیت دارد و می‌توانیم آن را به عنوان چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه به شما معرفی کنیم، این است که یادگیری نرم افزار خیلی راحت نیست. علاوه بر اینکه خودتان به عنوان مدیر پروژه باید نرم افزار را به درستی یاد بگیرید و کار با آن را بلد باشید و دیگر افراد هم باید بتوانند در این زمینه شما را همراهی کنند. یعنی کارمندان هم باید بتوانند تمامی پروژه‌ها را با استفاده از این نرم افزارها مدیریت کنند. در نتیجه یادگیری آن نیازمند برپایی جلسات آموزشی است تا همه بتوانند فهم دقیقی از چگونگی استفاده از این نرم افزارها پیدا کنند.
سازگاری با نرم افزارهای دیگر
از دیگر چالش‌های فنی که با آن روبرو هستید، این است که نرم افزار بتواند با سیستم‌های مختلف سازگاری داشته باشد. اگر این نرم افزار این قابلیت را داشته باشد، بسیاری از مشکلاتتان برطرف می‌شود اما در بعضی از موارد بعضی از نرم افزارها چنین قابلیتی ندارند و ممکن است نیاز به پرداخت هزینه برای تعویض بعضی از سیستم‌های خرید چند مورد نرم افزار باشد.
مشکلات فنی
در بعضی از شرایط ممکن است نرم افزار مشکلات فنی پیدا کرده باشد که خودتان نتوانید آن را برطرف کنید. البته از جایی که نرم افزارها تهیه کرده‌اید، می‌توانید مشاوره بگیرید اما به هر حال این مشکلات فنی انکار ناپذیر است.
چالش های سازمانی
چالش های سازمانیاز دیگر چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه چالش‌های سازمانی است. به هر حال زمانی که قرار است مدیریت پروژه در یک سازمان به انجام برسد، چالش‌های زیادی وجود دارد که خیلی از شما با آن مواجه می‌شوید اما شاید اطلاعات کافی در موردشان نداشته باشید که ما در این قسمت این چالش‌ها را به شما معرفی می‌کنیم.
تغییر فرهنگ سازمانی
به هر حال سازمان‌ها به عنوان یک جامعه کوچک به خاطر نوع مدیریتی که دارند، ممکن است تغییر کنند. تغییر فرهنگ سازمان یکی از چالش‌هایی است که در استفاده از نرم افزار تجربه می‌کنید. چون که استفاده از بعضی از آپشن‌ها را دچار مشکل می‌کند و باعث می‌شود که روند کار به طور کلی تغییر کند. گاهی اوقات خیلی از افراد مجبور به تعویض نرم افزار هم می‌شوند، چون که با فرهنگ جدید در سازمان سازگاری ندارند.
مقاومت در برابر تغییر
گاهی اوقات ممکن است راه حل کاملاً اصولی توسط نرم افزار به شما ارائه شود. در صورتی که سازمان‌ها در برابر تغییر مقاومت می‌کنند. این هم می‌تواند یکی از چالش‌های بزرگ باشد که حتماً باید با دقت آن را مدیریت کنید و بتوانید از این مرحله عبور کنید. در غیر این صورت نمی‌توانید منتظر موفقیت پروژه باشید.
عدم حمایت مدیریت
از دیگر چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توانیم به عدم حمایت مدیریت کمک کنیم. این موضوع می‌تواند تا حد زیادی کار شما را دچار مشکل کند. اگر مدیر نتواند حمایت درست، صحیح و اصولی از کار داشته باشد، قطعاً با مشکل مواجه خواهید شد. حتی اگر قوی‌ترین نرم افزار هم استفاده کرده باشید اما مدیریت حمایت کافی را برای استفاده از آپشن‌های آن نداشته باشد و جلسات آموزشی با کیفیت برگزار نکند یا بودجه مخصوص به این نرم افزارها ارائه ندهد، مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد.
چالش‌های فردی
از دیگر چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه چالش‌های فردی است. چالش‌هایی که خود فرد به آن درگیر می‌شود و ممکن است به مشکل بخورد. از طرفی آموزش کافی را ندیده که بتواند آنها را برطرف کند که در ادامه آنها را به شما معرفی خواهیم کرد.
فقدان مهارت‌های مدیریت پروژه
اگر فرد آموزش کافی را نداشته باشد، در نتیجه نمی‌تواند مهارت‌های مدیریت پروژه را به خوبی به اجرا در بیاورد. عدم آگاهی از این مهارت‌ها می‌تواند عاملی برای ایجاد چالش‌هایی باشد که شما را دچار مشکل خواهد کرد.
عدم انگیزه
گاهی اوقات افراد انگیزه کافی را برای مدیریت چالش‌های یک پروژه ندارند. همین باعث می‌شود که انگیزه آنها تا حد زیادی افت کند. عدم انگیزه عاملی برای ایجاد چالش‌های فردی خواهد بود و باعث می‌شود شما از یک نرم افزار با کیفیت نهایت استفاده را نداشته باشید.
کمبود زمان
عدم زمان کافی از دیگر چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه است که باعث می‌شود نظم کار کل گروه به هم بریزد و مراحل به درستی طی نشود. در چنین شرایط حتی بهترین نرم افزارها هم نمی‌توانند در صورت کمبود زمان کاری از پیش ببرند.
راهکارهای غلبه بر چالش ها
با وجود اینکه چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه کم نیست اما به هر حال راهکارهایی وجود دارد که شما بتوانید به آنها غلبه کنید. راهکارهایی که در زیر به شما معرفی می‌کنیم، می‌توانند به شدت کمک کننده باشند:
آموزش مناسب
اگر شما بتوانید جلسات آموزشی در محیط کار برای خودتان و کارمندان برگزار کنید، قطعاً می‌توانید به چالش‌ها غلبه کنید. در واقع به آنها یاد می‌دهید که برای استفاده از این نرم افزارها چه وظایفی دارند و باید چگونه عمل کنند تا بتوانند در شرایط بحرانی و چالش برانگیز هم درست رفتار کنند.
پشتیبانی فنی
حتماً باید شرایط را به گونه‌ای مهیا کنید که پشتیبانی فنی از نرم افزار وجود داشته باشد تا هرگونه مشکل فنی به شکل حرفه‌ای و تخصصی برطرف گردد. در چنین شرایطی نیمی از مهمترین مشکلات شما در استفاده از نرم افزار برطرف خواهد شد.
تغییر فرهنگ سازمانی
اگر فکر می‌کنید که نمی‌توانید از همه آپشن‌های نرم افزار به خاطر فرهنگ سازمان استفاده کنید، ما توصیه می‌کنیم که به سراغ تغییر فرهنگ سازمانی بروید. تغییر فرهنگ سازمانی حتماً نباید به طور خیلی وسیع اتفاق بیفتد. شما می‌توانید با تغییرات ریز و آموزش‌های درست و به جا کارایی نرم افزار و بهره‌وری پروژه را تا حد زیادی افزایش دهید.
آموزش مهارت های مدیریت پروژه
اگر تمامی افراد داخل مجموعه بتوانند آموزش درستی ببینند، قطعاً مهارت‌های آنها در مدیریت پروژه ارتقا پیدا می‌کند. همه این‌ها می‌تواند عاملی برای نتیجه بخش بودن پروژه شود. در نتیجه ما توصیه می‌کنیم برای اینکه از این چالش‌ها جلوگیری کنید یا در صورت مواجهه با آنها بتوانید مدیریت بهتری داشته باشید، حتماً مهارت‌های مدیریت پروژه را به اعضای تیم هم آموزش دهید.
غلبه بر 7 چالش بزرگ نرم افزارهای مدیریت پروژه
| چالش | راهکار | |
| 1 | پیچیدگی و عدم کاربرپسندی | انتخاب نرم افزاری با رابط کاربری ساده و آموزش مناسب کاربران |
| 2 | مقاومت در برابر تغییر | جلب نظر ذینفعان و ارائه مزایای استفاده از نرم افزار |
| 3 | فقدان تعهد و عدم استفاده صحیح | تعریف وظایف و مسئولیت ها، تشویق به استفاده از ابزارها |
| 4 | مشکلات مربوط به ادغام با سایر سیستم ها | انتخاب نرم افزاری با قابلیت ادغام با ابزارهای دیگر |
| 5 | امنیت اطلاعات و حفظ حریم خصوصی | انتخاب نرم افزاری با سطح امنیتی بالا و آموزش کاربران |
| 6 | هزینه های بالا | انتخاب نرم افزاری با قیمت مناسب و مقایسه مزایا و معایب |
| 7 | نیاز به آموزش و پشتیبانی | ارائه آموزش های لازم و پشتیبانی فنی مناسب |
جمع بندی
در این مقاله راجع به چالش‌های نرم افزارهای مدیریت پروژه به طور کامل برایتان توضیح دادیم. اکنون می‌دانید که با چه چالش‌هایی مواجه هستید و چگونه باید آنها را مدیریت کنید تا بتوانید نتیجه درستی بگیرید. اگر شما بتوانید راهکارهای ما را در پیش بگیرید، نه تنها از این اتفاق جلوگیری می‌شود، بلکه حتی در صورتی که این چالش‌ها اتفاق بیفتند، هم می‌توانید آنها را مدیریت کنید. نرم افزار مپسان هم به عنوان یکی از کامل‌ترین نرم افزارها که با انواع سیستم‌ها سازگاری دارد و می‌توانید آن را از سایت مپسان دریافت کنید.
