چگونه می توان یک برنامه عملیاتی نوشت؟

برنامه عملیاتی معمولاً در سطح عملیاتی یک سازمان یا کسب‌وکار تهیه می‌شود و شامل جزئیات دقیق‌تری نسبت به برنامه‌های استراتژیک و تاکتیکی است. همه ما چه به عنوان یک تازه کاری که می خواهیم وارد یک حرفه یا کسب و کار شویم، چه به عنوان مدیر پروژه ، دانشجو نیاز به برنامه عملیاتی داریم.

برنامه عملیاتی چیست؟

در واقع، فهرستی از کارهایی است که باید انجام دهیم. یک ابزار مهم برای مدیریت و اجرای پروژه‌ها و برنامه‌ها است. این برنامه به سازمان‌ها و کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اهداف خود را به‌طور مؤثرتر و کارآمدتر محقق کنند.

مشکلات فهرست بندی در برنامه ریزی روزانه

یکی از مشکلاتی که ما در فهرست بندی لیست کارها داریم این است که فقط یک سری توضیح کلی درباره کارهایی است که باید انجام دهیم و برنامه ما به معنی واقعی خود کلمه عملیاتی نیست.

در واقع، ما صرفا یک لیست و فهرست بلند بالایی از کارهایی را می نویسیم که باید انجام دهیم اما برای عملیاتی بودن و یا عملیاتی نبودن آن ها هیچ تصمیمی نگرفته ایم.

چه کارهایی برای نوشتن یک برنامه عملیاتی انجام دهیم؟

فرقی نمی کند که یک مدیر باشیم یا دانشجو و یا حتی یک دانش آموز. همه ما به یک برنامه عملیاتی نیاز حیاتی داریم که اگر نباشد ما را دچار سردگمی و گمراهی خواهد کرد.

کارهایی که برای نوشتن یک برنامه عملیاتی انجام دهیم عبارتند از:

1- تهیه لیست جامع از کارهایی که می خواهیم انجام دهیم

فرقی ندارد که چه نوع کاری باشد. تمام کارهای مهم و غیر و مهمی را که باید انجام دهید و یا هنوز نیمه کاره مانده را در لیست پیاده سازی کنید.

فکرها و ایده هایی نیز که در ذهنتان جرقه می زند را بنویسید، تمام کارهایی که به الان قصد انجام آن ها را داشته اید؛ اما تا به حال آن را عقب انداخته اید بنویسید. در کل هر چه به فکرتان می رسد را در لیست بیاورید و هیچ یک را کم اهمیت تلقی نکنید.

2- لیست کارهای خود را در نرم افزار ذخیره کنید

برای اطمینان از این که لیست برنامه عملیاتی تان گم نشود می توانید لیست خود را در نرم افزار ورد ذخیره کنید.

3- پردازش لیست

بعد از نوشتن لیست کارهایی که می خواهید انجام دهید حالا نوبت آن رسیده است که موارد زاید و غیر کاربردی را حذف کرده و لیست برنامه عملیاتی خود را پردازش کنید.

در این مرحله شما باید تصمیم بگیرید که کدام کارها عملیاتی و کدام کارها غیر عملیاتی است. برای آن دسته از کارهایی که اجرایی است، برنامه ریزی عملیاتی انجام دهید. یعنی این که برای انجام کار مورد نظر در لیست، دقیقا باید چه برنامه ها و اقداماتی را پیاده سازی کنیم.

4- به ترتیب اهمیت کارها، برنامه ریزی عملیاتی انجام دهید

شما در این مرحله می توانید به ترتیب کارهایی که برایتان اهمیت دارد ، یک برنامه ریزی عملیاتی انجام دهید و کارهایتان را بر حسب شماره بندی، اولویت بندی کنید.

در این قسمت از برنامه ریزی عملیاتی همچنین می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه برای ترتیب بندی بهتر کارهایتان کمک بگیرید. کارهای مهمتان را سر وقت تعیین شده به پایان برسانید.

5-تقسیم بندی کارها به قسمت های کوچکتر

برای داشتن یک برنامه ریزی عملیاتی دقیق تر  و موفق تر، می توانید کارهای خود را برحسب اولویت بندی که انجام داده اید، به قسمت  های کوچکتر تقسیم بندی کرده تا راحت تر بتوانید آن کارها را انجام دهید.

6- در لیست برنامه عملیاتی خود ، اهدافتان را بر اساس بازه زمانی تقسیم بندی کنید

بعد از تقسیم بندی کارها، حالا نوبت به تقسیم بندی اهداف بر اساس بازه زمانی است

شما در این مرحله، بر حسب نوع اهداف و این که انجام هر یک از آن کارها ممکن است چقدرطول بکشد، اهداف خود را به سه بخش کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت قسمت بندی کنید.

فایده انجام این کار این است که می توانید اهداف خود را در بازه زمانی مشخص و در سر زمانبندی مقرر به آن ها تحقق بخشید.

7- بخشی از کارهای خود را به دیگران بسپارید

بعد از تقسیم بندی کارها بر اساس بازه زمانی موردنظر، در این مرحله از برنامه ریزی عملیاتی می توانید برای آن که مدیریت زمان بهتری داشته باشید و برای انجام کارهای مهم خود زمان کم نیاورید، بخشی از کارهایی که احساس می کنید اگر آن ها به دست دیگران بسپارید بهتر انجام می شوند در لیست مشخص کنید.

در واقع ، شما با انجام این کار از میزان زیادی از استرس های خود کم کرده و مطمئن هستید که کارهای مهم و در اولویت تان سرموقع به پایان خواهید رسید.

8- لیست برنامه عملیاتی خود را مرتبا به روز کنید

هر روز و  یا هر هفته لیست برنامه عملیاتی خود را بررسی کنید تا در صورت لزوم آن ها را به روز رسانی کنید.

در صورت وجود پروژه های جدیدتر، آن کارها را به لیست خود اضافه کرده و برای انجام آن ها برنامه ریزی مجدد انجام دهید.

کلام پایانی…

شما در این مقاله با برنامه عملیاتی ، اهمیت و نحوه نوشتن آن آشنا شدید. داشتن این برنامه فقط مختص به پروژه های کلان مدیریتی و بازاریابی نیست. شما حتی می توانید از آن ها در برنامه روزمره خود استفاده کنید.

به عنوان مثال، در لیست روزمره خود رفتن به مهمانی و انجام تکالیف به عنوان اقداماتی است که باید انجام شوند. ممکن است برحسب اولویت و در درجه اول، انجام تکالیف درسی را در اولویت خود قرار دهید. ترجیح دهید درصورتی که زمان کافی داشتید، به مهمانی نیز بروید.