دفتر مدیریت پروژه ( Project Management Office) بخش و گروهی در کسب و کار و یا پروژه است. که مسئولیت ارائه دستورالعمل کار و تهیه گزارش های مدیریتی را عهده دار است.
اما امروزه نقش ها و مسئولیت های دفتر مدیریت پروژه ( PMO) بیشتر شده و تنها محدود به انجام یکسری کارهای اداری نیست. در حال حاضر، دفتر مدیریت پروژه علاوه بر نقش ها و مسئولیت های فوق الذکر، به مرکز مهم و حیاتی سودآوری برای پروژه ها تبدیل شده. و نقش پررنگی در پیشرفت کسب و کار و پروژه ها پیدا کرده است.
بسته به نوع سازمان و نوع پروژه و کسب و کاری که یک شرکت و یا سازمان عهده دار است. تعداد دفاتر مدیریت پروژه میتواند بیشتر هم باشد. و حتی برخی سازمان و کمپانی ها برای اداره بهتر پروژه و یا کسب و کار خود، چندین دفتر مدیریت پروژه را در داخل مجموعه های خود راه اندازی کرده اند.
مسئول دفتر PMO چه وظایفی را بر عهده دارد؟
همان طور که در سطرهای بالا گفتیم. این دفتر در دوران مدرن و امروزی نقش مهم و حیاتی تری نسبت به دوران قبل خود پیدا کرده است. و نقش و اهمیت مهمی برای پیشبرد و به نتیجه رسیدن پروژه ها ایفا میکند.
از جمله وظایف و مسئولیت های PMO میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
ایجاد ساختاری برای مدیریت بهتر پروژه
PMO به این منظور، وظیفه دارد که یک ساختار و چهارچوب برای مدیریت پروژه به شکل بهتر و کارآمدتر ایجاد میکند. و برای ایجاد این ساختار، اقدامات زیر را انجام میدهد:
1- جذب اعضای تیم مورد نیاز برای مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه به منظور شکل دهی به ساختار مورد نظر که به منظور هدایت پروژه تشکیل شده است. اقدام به جذب اعضای تیم پروژه با تحصیلات و سوابق کاری مرتبط با پروژه و یا کسب و کار می کند.
2- دعوت از سرمایه گذاران و اسپانسرها
به منظور پیشبرد اهداف یک پروژه و کسب و کار، نیاز به جذب سرمایه گذار و اسپانسر است تا پروژه را از نظر مالی حمایت کند.
هدف از ایجاد ساختار برای مدیریت پروژه
- هدف از ایجاد ساختاری به منظور مدیریت پروژه، این است که اطمینان حاصل شود یک پروژه و کسب و کار طبق برنامه ریزی ها و برنامه زمانبندی انجام شده پیش می رود و پروژه با اهداف کوتاه مدت و بلندمدتی که از قبل برای آن تعیین شده همخوانی دارد. و بر اساس اولویت بندی پیش می رود.
- به منظور داشتن قدرت تصمیم گیری صحیح با دسترسی به اطلاعات درست و موثق و همچنین اطمینان حاصل کردن از این که منابع مورد نیاز پروژه اعم از منابع مالی و منابع مالی به درستی مدیریت می شوند.
- ارزیابی پروژه و اطمینان از مدیریت ریسک های بالقوه موجود در مدیریت پروژه به شکل صحیح و کارآمد
اولویت بندی پروژه بر اساس اهداف کوتاه مدت و بلند مدت
- یکی دیگر از وظایف PMO ، اولویت بندی پروژه بر اساس اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت و انجام برنامه ریزی بر اساس اولویت بندی انجام شده است. دفتر مدیریت پروژه در این بخش وظایف زیر را بر عهده دارد که عبارتند از:
- اطمینان پیدا کردن از همسو بودن برنامه ریزی های انجام شده با اکشن پلن ها و برنامه های عملیاتی.
- اولویت بندی پروژه ها بر اساس نوع اهداف.
- تخصیص منابع لازم به پروژه ها بر اساس اولویت های انجام شده.
مدیریت منابع پروژه
از جمله مهم ترین وظایف دفتر مدیریت پروژه است که بر روند و نحوه مصرف منابع توسط اعضای تیم پروژه و اطمینان حاصل کردن از این که منابع پروژه در جهت اهداف پروژه خرج میشوند، نظارت دارد.
همچنین در صورتی که در هر یک از بخش های پروژه نیاز به منابع بیشتری برای مدیریت بهتر پروژه باشد، PMO وظیفه دارد منابع مورد نیاز پروژه را تخصیص دهد. به این منظور دفتر مدیریت پروژه باید اقدامات زیر را انجام دهد:
- پیش بینی زمان به پایان رسیدن منابع و انجام برنامه ریزی صحیح به این منظور.
- مدیریت هزینه پروژه به منظور جلوگیری از هدر رفت منابع.
آموزش اعضای تیم پروژه
PMO همچنین وظیفه آموزش کارکنان و اعضای تیم پروژه بر اساس اهداف پروژه و تسهیل روند انتقال دانش های تخصصی لازم را برعهده دارد. تا کارایی اعضای تیم به بالاترین اندازه خود برسد. به این منظور، دفتر مدیریت پروژه باید نیروهایی را برای آموزش اعضای پروژه از قبل استخدام کرده باشد.
به منظور بازدهی و عملکرد بهتر تیم اعضای پروژه در حین اجرای پروژه و با توجه به این که امروزه همه چیز وابسته به کامپیوتر و وسایل الکترونیک هوشمند است،. لازم است که اعضای تیم پروژه را در زمینه نحوه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه نیز آموزش داد.
ارزیابی شاخص های کلیدی عملکرد پروژه ( KPI)
PMO همچنین وظیفه دارد پروژه ها را از جنبه های مختلف عملکردی مثل مدیریت زمان و انجام پروژه طبق برنامه زمانبندی انجام شده. نحوه مدیریت ریسک های موجود در پروژه توسط اعضای تیم پروژه من جمله مدیر پروژه، مدیریت تدارکات پروژه و این که این که آیا منابع تخصیص داده شده در جهت اهداف پروژه انجام میشود یا نه، مدیریت یکپارچگی پروژه و روند اجرای پروژه به شکل صحیح و… سایر شاخص های کلیدی عملکرد پروژه را ارزیابی و بر آن نظارت مستقیم دارد.
ارائه گزارش
بعد از ارزیابی شاخص های کلیدی عملکرد پروژه، یکی دیگر از وظایف این دفتر ارائه گزارش صحیح بر اساس ارزیابی های انجام شده. و در اختیار قرار دادن آن برای اعضای تیم پروژه و سایر ذینفعان پروژه، به منظور با موفقیت به سرانجام رساندن پروژه با استفاده از اطلاعات صحیح و موثقی است که به آن ها ارائه میدهد.
- در گزارش مربوطه موارد زیر در گزارش آورده میشود:
- گزارش مربوط به وضعیت پروژه بر اساس ارزیابی ها و نظارت های انجام شده.
- اقدامات انجام شده در راستای مدیریت ریسک پروژه.
- نحوه استفاده از منابع پروژه و مدیریت تدارکات پروژه.
- اطلاعاتی در مورد هزینه کرد پروژه و نحوه مدیریت هزینه.
و…
سخن آخر
در این مقاله به طور مفصل با نقش ها و مسئولیت های دفتر مدیریت پروژه و یا همان PMO آشنا شدید. و دریافتید که وجود دفتری به منظور مدیریت بهتر پروژه ها و کسب و کار بسیار لازم و حیاتی است. به همین دلیل برخی سازمان ها و کمپانی ها چندین PMO را در داخل محل کار راه اندازی کرده اند. تا بهتر بتوانند به کنترل پروژه و ارزیابی کیفیت آن در حین اجرا برای موفقیت به پایان رسیدن پروژه نظارت داشته باشند.
مطلب مرتبط:
نرم افزار مدیریت پروژه ساختمان
