دوازده مهارت که هر مدير پروژه ساختماني بايد داشته باشد

مديران پروژه موفق به خاطر اين که هميشه مي توانند هر نوع وظيفه اي را مديريت کنند مي درخشند. اين درخشش نه تنها به دليل توانايي مطابقت بودجه و زمان است، بلکه به اين دليل است که آن ها مي توانند راه هايي پيدا کنند که بدون تحت تأثير قرار گرفتن کيفيت، در هزينه ها صرفه جويي کنند. بعضي از آن ها حتي مي توانند پروژه را پيش از موعد تحويل دهند.

موفقيت اين دسته از مديران پروژه در مقايسه با ديگران به خاطر کسب مهارت هاي مديريت کارهاي پر استرس است. در ادامه به 12 مهارت حياتي براي تبديل شدن به يک مدير پروژه موفق مي پردازيم.

1- برنامه ريزي شفاف و انعطاف پذير داشته باشيد.

از آن جا که تغييرات پروژه به سرعت باعث اختلال در برنامه هزينه و زمانبندي مي شود، شما بايد همواره در مورد تغييرات هوشيار باشيد و بتوانيد به سرعت برنامه پروژه را متناسب با آن ها تغيير دهيد در اين بين استفاده از نرم افزار پيمانکاري مپسان ميتونه کمک شاياني به شما بکنه. شما بايد همواره در مورد جريان تمام کارها در تمام پروژه هاي جاري خود هوشيار باشيد. به اين منظور، بايد همواره اطلاعات شفافي در مورد تمام جزئيات پروژه ها داشته باشيد تا بتوانيد تشخيص دهيد که چه اتفاقاتي در حال وقوع است. با اين کار در صورت ظهور مشکلات خواهيد توانست تغييرات را فوراً اعمال کنيد.

به دست آوردن اين انعطاف پذيري نيازمند اين است که اعضاي تيم را در مورد محدوده پروژه در هر مرحله از پروژه آگاه نگه داريد. اگر شما يک تيم آگاه و هشيار داشته باشيد، هر کسي به نوبه خود در اعمال تغييرات کمک مي کند.

2- هوش هيجاني بالا داشته باشيد.

تنها مسئله با اهميت در پروژه هاي ساختماني تهيه و راه اندازي تجهيزات سنگين نيست، بلکه از آن مهم تر کسب مهارت هاي مديريتي و استفاده مؤثر از احساساتتان به نفع پروژه است.

هوش هيجاني يا به اصطلاح ضريب احساسي بيش تر از مديريت زمان و هزينه بر روي مهارت هاي مديريتي تمرکز دارد.

مطالعات نشان داده اند که وقتي نوبت به صرف زمان براي فعاليت هاي انساني مانند هوش هيجاني مي رسد، فقط 10 درصد از مديران تراز بالا، حدود 60 تا 80 درصد از زمانشان را به اين کار اختصاص ميدهند. ساير مديران پروژه تنها 8 تا 12 درصد از زمانشان را صرف انجام اين کار مي کنند.

بنابراين اگر مي خواهيد يک مدير پروژه موفق باشيد بايد براي ارتقاي هوش هيجاني خود زمان اختصاص بدهيد. اين کار به شما کمک مي کند بتوانيد تيم خودتان را بهتر مديريت کنيد و در آن موفق شويد.

3- در مديريت ريسک آينده نگر باشيد.

پروژه هاي ساختماني غيرقابل پيش بيني هستند. بنابراين چيزي که مديران پروژه فوق العاده را از مديران پروژه معمولي متمايز مي کند توانايي تشخيص مسائل مربوط به امور غيرقابل پيش بيني است.

ممکن است مشکلاتي مانند مصالحي که اشتباهي به سايت پروژه فرستاده شده و يا تکيه گاه هاي سازه اي که خراب شده اند باعث خارج شدن پروژه از برنامه شود. يک مدير ساخت موفق مي داند که ريسک ها اتفاق مي افتند. بنابراين بايد يک برنامه کامل که هر خطايي را بتواند به موقع برطرف کند داشته باشد.

شما بايد با استفاده از استراتژي هاي مديريت ريسک پيش از شروع هر پروژه تا حد امکان خطرات احتمالي را شناسايي کنيد. با اين کار مي توانيد از کارايي برنامه مورد نظرتان اطمينان حاصل کنيد.

شناسايي و کاهش بعضي از ريسک ها کار دشواري است. در اين مواقع بهتر است پيش از نشان دادن هر عکس العملي ابتدا به راه حل هاي ممکن فکر کنيد. در اين کار مي توانيد از تکنولوژي هاي حاضر مانند هوش مصنوعي و يادگيري ماشين کمک بگيريد.

در حال حاضر تکنولوژي هاي زيادي وجود دارد که مي تواند طيف وسيعي از خطرات، از مسائل ايمني گرفته تا مديريت درگيري هاي احتمالي را شناسايي کند.

4- مهارت هاي کار آفريني را کسب کنيد.

مديريت پروژه بسيار شبيه راه اندازي يک کسب و کار است. چالش هاي هر پروژه متمايز از پروژه ديگر مي باشد. اعضاي تيم در اين چالش ها مانند برنامه ريزي براي شروع کار، نظارت بر کارها و عقب نشيني سريع در صورت لزوم تابع دستورات مديران پروژه هستند. به منظور موفقيت در مديريت چندين پروژه که هر کدام پيچيدگي هاي مخصوص خود را دارند، نيازمند يک ذهن کار آفرين هستيد. با کسب مهارت هاي کار آفريني در سربالايي ها و سرازيري هاي کارتان عملکرد قوي تري خواهيد داشت و به مديران قوي تري تبديل خواهيد شد.

5- ريزبين و سخت گير نباشيد.

به دليل بزرگي مقياس پروژه و تعدد تيم هاي درگير، ريز بيني فقط مي تواند باعث به هدر رفتن زمان و کاهش بهره وري پروژه شود. يک مدير پروژه بايد به کارگران اعتماد داشته باشد که مهارت لازم براي به انجام رساندن به موقع پروژه را دارند. در مقابل کارگران نيز بايد به مدير پروژه اعتماد داشته باشند که در واگذاري وظايف به درستي عمل کرده است. اگرچه ممکن است قرار گرفتن در جريان کارها بدون کنترل تمام فعاليت هاي پروژه کار سختي به نظر برسد، اما کافي است درگير جزئيات روزمره نشويد و روي هدف نهايي متمرکز شويد. فکر کردن به اين که چگونه مي توانيد يک ارتباط دوستانه با اعضاي تيم برقرار کنيد، مي تواند شما را به يک مدير ايده آل تبديل کند. در اين کار شما نياز داريد مهارت هاي مديريتي بيشتري بياموزيد و هر روز آن ها را تمرين کنيد.

6- نسبت به کاري که انجام مي دهيد اشتياق داشته باشيد.

يکي از مهارت هاي ناديده گرفته شده براي مدير پروژه چگونگي رفتار آن ها در کارگاه ساختماني است. فرض کنيد کارگران در سايت پروژه به سختي مشغول انجام کارها هستند و به خاطر استرس کاري زياد، اخلاق در بين آن ها رو به زوال است. در اين حال يک مدير پروژه خوش بين که مشتاق و با انگيزه است مي تواند به کارگران و تيم اجرايي روحيه بدهد و اعتماد به نفس آن ها را افزايش بدهد. در مقابل مشاهده اشتياق يک تيم پويا و با انگيزه، باعث مي شود مدير پروژه از آن ها روحيه بگيرد . در نهايت اين کار به نوبه خود به بهره وري بيشتر مي انجامد. مي توان ثابت کرد که يک مدير با اخلاق سريع تر از ساير مديران مي تواند به اهداف خود دست پيدا کند.

7- ارتباطات را در پروژه مديريت کنيد.

همان طور که قبلاً گفته شد بسياري از اشتباهات به خاطر خطاهاي انساني به وجود مي آيند. همين طور اين خطاهاي انساني به خاطر ضعف در ارتباطات اتفاق مي افتند. اين ضعف باعث مي شود مشکلات پروژه ناديده گرفته شوند و يا براي رفع مشکلات راه حل هاي مناسب اتخاذ نشوند. بنابراين مي توان به اهميت ارتباطات در پروژه هاي ساختماني پي برد.

وقتي در داخل يا خارج کارگاه ساختماني مهارت هاي ارتباطي برجسته اي داشته باشيد، مي توانيد به طور واضح تصميمات خود را با اعضاي تيم در ميان بگذارند. در نتيجه يک همکاري خوب در ميان اعضاي گروه شکل خواهد گرفت. بهره گيري درست از تکنولوژي نيز مي تواند به ارتباطات کمک کند. با استفاده از سيستم هاي مديريت پروژه مانند نرم افزار مديريت پروژه مپسان، اعضاي تيم مي توانند با يکديگر در ارتباط باشند.

8- توانايي «نه» گفتن داشته باشيد.

گاهي اوقات مالکان در صدد ايجاد تغييرات بزرگ و يا دستکاري در برنامه زمانبندي در پروژه برمي آيند. در نتيجه شما ناچار به گسترش محدوده پروژه مي شويد. اين گونه انتظارات سرمايه گذاران به ويژه در پروژه هاي ساختماني هميشه امکان پذير نيست. بنابراين يک مدير پروژه در مورد برخورد با چنين درخواست هايي بايد صادق باشد. اگر مالک از شما مي خواهد کاري را انجام دهيد که انجام دادن آن در حد توان تيم نيست، «نه» گفتن به آن ها بهتر از دادن قولي است که نمي توانيد آن را برآورده کنيد.

9- توانايي تمام کردن پروژه را داشته باشيد.

هيچ چيز براي يک مدير پروژه بدتر از اين نيست که پروژه هايش هميشه به دلايل نامعلومي ناقص هستند. سخت گيري نکردن در پروژه به اين معني نيست که مدير پروژه از عملکرد پروژه بي اطلاع بماند و اتمام پروژه دائماً به تعويق بيفتد. با دنبال کردن مستمر کارهاي کليدي پروژه مي توانيد پروژه را به موقع به اتمام برسانيد. هم چنين اگر کوتاهي شما باعث ايجاد تأخيرات شده است، از عذرخواهي کردن هراسي نداشته باشيد. در اين صورت مي توانيد به سرعت مسأله را حل و فصل کنيد.

10- دائماً در حال يادگيري باشيد.

مديران پروژه بايد هميشه آگاه باشند و بدانند که از چه استراتژي ها، فناوري ها و روش هايي مي توانند به منظور برنامه ريزي و رسيدن به اهداف مديريتي استفاده کنند. بنابراين مي توان گفت مديران پروژه بايد هميشه در حال يادگيري باشند تا بتوانند تمام تغييرات استراتژيکي و تکنولوژي هاي جديد را ياد بگيرند. استفاده از استراتژي هاي مديريت حرفه اي يکي از پيشنهادات ما به شماست.

11- باهوش باشيد.

امروزه نيازي نيست که يک مدير پروژه،‌ در علم فناوري اطلاعات خبره باشند. هرچند آينده نگر بودن از ملزومات اين حرفه به شمار مي رود، مخصوصاً وقتي صحبت از تکنولوژي به ميان مي آيد. اما بايد بدانيد که با پيشرفت تکنولوژي راه هاي زيادي وجود دارند که کيفيت و کارايي پروژه را افزايش مي دهند.

تفاوت يک مدير پروژه عالي با يک مدير پروژه خوب، داشتن دغدغه هايي فراتر از نقش خودشان است. بهتر است به جاي فکر کردن به اين که چگونه تکنولوژي مي تواند به شما کمک کند تا کارتان را بهتر انجام دهد، به اين فکر کنيد که تکنولوژي چگونه مي تواند باعث قدرتمند کردن کل تيم بشود. مثلاً مي توانيد به نيازها و درد دل هاي اعضاي گروه گوش کنيد. در نهايت مي توان نتيجه گرفت که تکنولوژي تنها در صورتي مي تواند مفيد باشد که استفاده از آن را به خوبي بدانيد.

12- اعتماد را به وجود بياوريد.

هر چند در يک پروژه ساختماني به دليل گردش مالي بالا ايجاد اعتماد يک کار چالش برانگيز است، اما يک عنصر اساسي در شکل دادن کيفيت پروژه است.

وقتي اعضاي تيم بتوانند به مديران پروژه اعتماد کنند، فرهنگ صداقت و شفافيت در ميان آن ها شکل مي گيرد. احساس اعتماد علاوه بر ايجاد سلامت روحي و ذهني کارگران،‌ مي تواند بازدهي گروه را افزايش دهد. تيم هايي که هر روز قوي تر مي شوند و هميشه در حال حرکت رو به جلو هستند،‌ تيم هايي هستند که اعتماد بين آن ها حاکم است. اين اعتماد شکل گرفته مي تواند به قوي تر شدن سازمان يا شرکت نيز کمک کند.