نرم افزار مدیریت پروژه برای طراحان می‌تواند فرآیند طراحی را به طور چشمگیری ارتقا داده، پروژه‌ها را با کیفیت بالا و در موعد مقرر به اتمام برسانند و از رضایت مشتریان خود اطمینان حاصل کنند.
اگر شما به عنوان یک طراح و یا توسعه دهنده مشغول به کار هستید، احتمالاً ایمیلتان پر از پیام های خوانده نشده مشتریان می باشد و یا چندین کاغذ یادداشت را بر روی دیوار و یا مانیتور خود نصب کرده اید.
یادداشت کردن نکات مهم به منظور جلوگیری از فراموش شدن مواردی چون: تماس با مشتریان، قرار کاری، انجام کارهای معوقه و غیره می باشد.
مدیریت تمام جوانب پروژه کار آسانی نخواهد بود و احتمال وجود اشتباه در آن وجود دارد و تنها با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می توان یک مدیریت بدون نقص را ارائه داد.
فهرست مطالب
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
به بیان ساده، نرم افزار مدیریت پروژه نرم افزاری برای پیشبرد بهتر وظایف، تقسیم مسئولیت ها، برنامه ریزی، اجرا و غیره می باشد. طراح به واسطه استفاده از این نرم افزارها به راحتی می تواند، به تمامی امور نظارت داشته باشد و پروژه را در مسیر درستی قرار دهد.
نرم افزارهای مدیریتی به منظور تسهیل کارها طراحی شده اند و با ارائه راهکار های اصولی از به وجود آمدن بحران های احتمالی جلوگیری می کنند.
مدیریت پروژه، راه حل تمام شلوغی ها
بدون شک تاکنون در مورد نرم افزار مدیریت پروژه شنیده اید و یا تجربه کار با آن را داشته اید.
به دلیل وجود نرم افزارهای متعدد ممکن است، انتخاب کمی گیج کننده باشد و در این جا شما به عنوان یک مدیر وظیفه دارید، مناسب ترین نرم افزار را تهیه کنید.
شما باید با توجه به نیاز پروژه نرم افزار مناسب را انتخاب نمایید و دقت کنید، که قابلیت های نرم افزار پاسخگوی نیاز پروژه باشد. برخی از نرم افزارها فاقد المان های مهم هستند و شما به عنوان یک طراح باید بسیار ریز بین باشید، تا پروژه با چالش مواجه نشود.
مشکلات رایج طراحان در پروژه
طراح برای پیشبرد پروژه با موارد گوناگونی مواجه می شود و یکی از رایج ترین مشکلات پیش رو، بحث مدیریت پروژه می باشد.
یک طراح همواره در حال ثبت و ذخیره خواسته ها و نکات مدنظر مشتری می باشد و این خود سبب ایجاد خستگی و یا بروز اشتباه در انجام یادداشت برداری می شود.
برقراری ارتباط با مشتری نیز از دیگر سختی های کار یک طراح محسوب می شود، چرا که مشتری میخواد در جریان جزئیات کار نیز قرار بگیرد.
به منظور برطرف کردن نیازهای مشتری و طراح از نرم افزارهای مدیریتی استفاده می شود و به علت برخورداری از قابلیت برقراری ارتباط آنلاین به مشتری این امکان را می دهد، که بدون نیاز به حضور فیزیکی از روند کار مطلع شود.
هر چه مسیر پروژه روشن تر باشد، درصد نیاز به ادیت و اعمال تغییرات نیز در آن کم تر است و پروژه در مدت زمان کوتاه تری به نتیجه مطلوب می رسد.
ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت پروژه برای طراحان و توسعه دهندگان
با توجه به ماهیت نرم افزار مدیریت پروژه پلتفرم های لازم در جهت کمک به طراحان را ارائه می کند و یکی از مهم ترین مزیت های آن امکان برقراری ارتباط بین اعضای گروه با یک دیگر و یا با مشتری می باشد.
امکان گرفتن فیدبک بر روی طرح ها نیز از دیگر قابلیت های نرم افزار می باشد و در یکپارچه شدن پروژه تاثیر بسیار زیادی دارد. در ادامه قصد داریم، سه مورد از مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه را به شما معرفی کنیم:
تمپلیت های درخواست پروژه
در ابتدای پروژه مشتری لیستی از درخواست ها و توقعات خود را به طراح ارائه می دهد و پس از آن طراح باید جزئیات را در چارچوب درست در آورده و کار را به بهترین شکل به مشتری تحویل دهد. نرم افزار مدیریت پروژه باید تمپلیت آماده ایجاد کند، تا از طریق آن بتوانید تمامی اطلاعات مهم و مورد نیاز پروژه را از مشتری بخواهید.
تاییدیه ها
گرفتن فیدبک از دیگر ویژگی های حائز اهمیت برای طراحان در نرم افزار مدیریت پروژه می باشد، که به واسطه آن طراح می تواند، در هر مرحله از نظرات و خواسته های مشتری آگاه شود. امکان برقراری ارتباط و یا گذاشتن کامنت یا ایموجی در رابطه با مراحل کار نیز می تواند، بسیار موثر واقع شود.
کتابخانه فایل ها
وجود کتابخانه و یا فضایی خاص برای نگهداری فایل های مهم می تواند، به طراح در نگهداری مواردی چون: لوگوها، فونت، رنگ ها، برند و غیره کمک زیادی کند.
با داشتن یک سیستم پوشه بندی استاندارد دیگر نگران از بین رفتن و یا گم شدن اطلاعات مهم خود نخواهید بود. این قابلیت برای به موفقیت رسیدن پروژه بسیار حائز اهمیت می باشد و باید مدیر از وجود آن در نرم افزار اطمینان حاصل کند.
نکات مهم در استفاده از نرم افزار های مدیریت پروژه
نتیجه بخش بودن هر پروژه مستلزم رعایت نکات خاصی می باشد، که به واسطه آن ها بتوان از حداکثر امکانات بهره برد.
در ادامه به معرفی مهم ترین نکات می پردازیم:
- انتخاب نرم افزار مناسب
انتخاب نرم افزار مناسب بدون شک مهم ترین نکته در مدیریت پروژه می باشد و باید این نرم افزار مطابق با نیاز پروژه تهیه شود.
- آموزش تیم
بعد از انتخاب نرم افزار مناسب نوبت به آموزش اعضای تیم به منظور استفاده هرچه بهتر از قابلیت های نرم افزار می رسد. توجه داشته باشید، که این آموزش ها باید بر اساس اصول اولیه پروژه، نحوه برنامه ریزی، گزارش دهی و غیره باشد.
- استفاده از نرم افزار به طور منظم
نرم ابزارهای مدیریتی تنها در صورتی مفید خواهند بود، که از آن ها به طور مداوم در پروژه استفاده شود.
در تمامی مراحل پروژه از برنامه ریزی گرفته تا تحویل نهایی به واسطه نرم افزارهای مدیریتی به راحتی می توان پروژه را با موفقیت به اتمام رساند و مدیریتی بدون نقص را ارائه داد.
- به روز رسانی اطلاعات
از دیگر نکات مهم در استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی به روز رسانی مداوم اطلاعات می باشد.
با این کار شما همواره یک تصویر دقیق از وضعیت پروژه خواهید داشت و در صورت به وجود آمدن هرگونه مشکل می توانید در کوتاه ترین زمان آن را برطرف کنید.
- استفاده از نرم افزار برای ارتباط
با استفاده از قابلیت برقراری ارتباط اعضای گروه و مدیر به راحتی می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
از این طریق قادر خواهید بود، در هر زمان و مکان اطلاعات مهم را دریافت و از جزئیات کار با خبر شوید، همچنین مشتری نیز به راحتی می تواند بدون مراجعه حضوری از روند کار اطلاع پیدا کند.
بهبود بهره وری با انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب
شما به عنوان مدیر پروژه مهم ترین وظیفه ای که بر عهده دارید، انتخاب یک نرم افزار قدرتمند می باشد، چرا که به واسطه آن تمامی کارها سازماندهی می شود.
هر یک از نرم افزارها دارای ویژگی های مختص به خود هستند و باید با داشتن دانش فنی و تحقیق درست بهتری نرم افزار را با توجه به نیاز پروژه انتخاب کنید.
کلام پایانی
نرم افزار مدیریت پروژه برای طراحان به واسطه داشتن آیتم های فوق العاده می تواند تضمین به موفقیت رسیدن پروژه باشد.
امروزه نرم افزارهای زیادی وجود دارد، که هر کدام دارای قابلیت های متفاوتی هستند و این مدیر پروژه است که باید مناسب ترین آن ها را انتخاب کند.
به جرات می توان گفت که نرم‌افزار مدیریت پروژه جزء ارکان اصلی پروژه محسوب می شود و بدون وجود آن درصد شکست پروژه بسیار افزایش می یابد.
