برون سپاری و کاربرد آن در مدیریت پروژه

در این مقاله میخواهیم به بررسی دقیق کاربرد فرایند برون سپاری، مزایا ، فواید و سایر مطالب مرتبط با آن بپردازیم.

در گذشته و زمان های قدیم این طور بود که یک فرد به تنهایی میتوانست یک کسب و کار راه بیندازد و آن را مدیریت کند. و به مروز زمان و در صورت نیاز نیروی کار بیشتری را استخدام میکرد. و در مورد بعضی کسب و کارها هم میشد نهایتا با 4 الی 5 نفر نیروی کار، کسب و کار را هدایت کرد.

امروزه و با پیشرفت دانش و تکنولوژی و تخصصی تر شدن وظایف، این روند دیگر پاسخگو نیست و دیگر یک نفر به تنهایی نمی تواند که یک پروژه و یا یک کسب و کار را اداره کند. در این جاست که برون سپاری میتواند به شرکت ها و پروژه های کسب و کار کمک کند که روند کاری شان سریع تر پیش برود.

 

برون سپاری و کاربرد آن در مدیریت پروژه

فرایند برون سپاری به چه معناست؟

برون سپاری یعنی این که یک شرکت و یا سازمان بنا به نوع پروژه ای که قرار است پیش ببرد، میتواند به جای استخدام نیروی کار بیشتر  از عوامل برون سازمانی برای پیشبرد پروژه کمک بخواهد؛ یعنی بخشی از کارهای پروژه و یا فرایند کسب و کار خود را به منظور جلوگیری از اتلاف زمان ناشی از آموزش نیروی کار جدید و به منظور مدیریت زمان و مدیریت هزینه، ترجیج میدهند برخی کارهای درون شرکت خود را به  شرکت ها و ارگان های بیرونی واگذار کند تا فعالیت تخصصی مورد نظر را در یک مدت زمانی مشخص انجام دهد.

تاریخچه

ذکر این نکته در رابطه با فرآیند برون سپاری نیز میتواند بسیار جالب توجه باشد که فرآیند برون سپاری دانش نه تنها در زمان حال ، بلکه در دوران باستان نیز به نحوی رایج بوده است؛ به عنوان مثال و در روم باستان، سردمداران حکومت کار جمع آوری مالیات را به پیمانکارها سپرده بودند و….

روند به کارگیری فرآیند برون سپاری توسط شرکت ها

در این فرایند، معمولا شرکت ها فعالیت های اصلی مربوط به شرکت را به ارگان های دیگر برون سپاری نمی کنند؛ برخی شرکت ها به عنوان مثال و به منظور مدیریت هزینه به جای آن که حسابدار استخدام کنند، ترجیح میدهند که فعالیت های حسابداری شرکت خود را به افراد مورد اعتماد در بیرون شرکت بسپارند.

موارد تفاوت برون سپاری

به عنوان مثال، زمانی که یک کارمند برای مدتی به مرخصی رفته و شما فرد دیگری را جایگزین او میکنید، کارمندان و اعضای تیم پروژه شما دورکار هستند و یا زمانی که اجرای پروژه  های شرکت و یا سازمان را به شخص دیگری میسپارید و مانند یک کارمند با او رفتار میکنید و از او می خواهید در طول مدتی که با شما همکاری دارد با ارگان دیگری همکاری نداشته باشد و… در این موارد فرایند برون سپاری صورت نگرفته است.

برون سپاری و کاربرد آن در مدیریت پروژه

انواع

روش ها و انواع مختلفی برای انجام این فرایند وجود دارد؛ برخی روش ها و انواع فرآیند برون سپاری عبارتند از:

1- سپردن برخی کارهای شرکت به سازمان های تخصصی

برخی سازمان ها تخصصی هستند و به طور تخصصی فقط در یک زمینه کار میکنند. مدیران میتوانند بنا به نوع پروژه، برخی از فعالیت های پروژه را که جزو فعالیت های اصلی شرکت نیست را به سازمان های تخصصی ارجاع دهند؛ به عنوان مثال، دیجیتال مارکتینگ جزو یکی از مهم ترین بخش های فعایت های هر شرکتی برای گسترش کسب و کار و  یا به دست آوردن سود بیشتر از اجرای پروژه است؛  با این حال، جزو فعالیت های اصلی یک شرکت محسوب نمیشود؛ در این مورد شرکت ها میتوانند کار دیجیتال مارکتینگ را به ارگانی که در زمینه دیجیتال مارکتینگ به صورت تخصصی فعالیت میکنند بسپارند.

2- برون سپاری به شرکت های برون مرزی

در سال های اخیر، فعالیت های تجاری بین المللی گسترش بسیار چشمگیری پیدا کرده است و بسیاری از شرکت ها با کمپانی های خارج کشور کار میکنند. به عنوان مثال و در مورد کمپانی های خودروسازی داخلی کشور ایران، این کمپانی ها تولید قطعات ماشین را به کشور چین میسپارند و داخل کشور صرفا عمل مونتاژ را انجام میدهند و…

3- سپردن برخی کارهای شرکت به فریلنسرها

در این روند، برخی شرکت ها ترجیح میدهند که در مورد انجام برخی پروژه ها با افراد فریلنسر همکاری داشته باشند و برای سپردن برخی کارهای پروژه به فریلنسر ها با آن ها قرارداد ببندند. بسته به توافق طرفین، این همکاری میتواند به صورت حضوری و در شرکت باشد و یا روند انجام پروژه را به صورت دورکاری پیش ببرند.

به چه دلایلی برخی شرکت ها فرآیند برون سپاری انجام میدهند؟

همان طور که در سطرهای بالاتر مقاله نیز گفتیم، یکی از دلایل شرکت های مختلف اعم از پروژه ای و کسب و کار، مدیریت هزینه و مدیریت زمان ناشی از  استخدام و آموزش نیروی کار جدید و پرداخت حق بیمه است. در  ادامه مقاله شما را  با سایر دلایل انجام این کار توسط  شرکت ها بیشتر  آشنا خواهم کرد.

1- کمبود منابع

برخی ارگان ها بسته به نوع پروژه مد نظر، منابع کافی برای انجام پروژه را ندارند؛ به طور مثال،برای پیش بردن برخی فعالیت های پروژه به عنوان مثال پروژه های ساختمانی ممکن است که شرکت ها اپلیکیشن مورد نیاز برای پیشبرد پروژه ( به عنوان مثال: نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی) را به منظور انجام یک برنامه ریزی صحیح به دلیل کمبود بودجه برای استخدام یک تیم برنامه نویس نداشته باشند؛ در این صورت، مدیران میتوانند انجام طراحی اپلیکشین و نرم افزار مدیریت پروژه مورد نیاز خود را به یک تیم متخصص برون سپاری کنند.

2- فوکوس بیشتر بر روی فعالیت های اصلی شرکت

ممکن است بسته به نوع پروژه که کوچک است و یا بزرگ و پیچیده، نیاز به انجام کارهای زیادی برای انجام کارهای پروژه باشد؛ مدیران برای انجام همه این فعالیت ها ممکن است به صرف هزینه و زمان بیشتری داشته باشند و یا نتوانند روی فعالیت های اصلی پروژه تمرکز کنند که این روند میتواند منجر به شکست پروژه نیز شود.

3- تخصص بالاتر

یکی دیگر از دلایل برون سپاری میتواند این باشد که ممکن است مدیران در یکی از زمینه های تخصصی فعالیت پروژه، فردی را پیدا کنند که در زمینه آن کارها تخصص بیشتری داشته باشند؛ به طور مثال، وقتی یک شرکت به صورت تخصصی در زمینه دیجیتال مارکتینگ کار میکند و یا به طور خاص فعالیتش در زمینه برنامه نویسی اپلیکیشن ها و یا بهینه سازی سایت است، مدیران ترجیح میدهند کار را به افرادی واگذار کنند که در این زمینه ها تخصص بیشتری دارند و  روند کار را بهتر از آن ها میتوانند انجام دهند.

سپردن کار به افراد متخصص میتواند باعث مدیریت ریسک، کنترل پروژه بهتر و… شود.

 

 

برون سپاری و کاربرد آن در مدیریت پروژه

مهم ترین اهداف برون سپاری

به مهم ترین دلایل انجام فرآیند برون سپاری توسط شرکت ها میتوان برخی اهداف مهم را نیز به این دلایل اضافه کرد. این اهداف عبارتند از:

1- اهداف استراتژیک

هر شرکت استراتژی خاص خود را دارد؛ مثلا استراتژی یک شرکت این است که فعالیت های فرعی مرتبط با پروژه و یا کسب و کار خود را به سایر ارگان های مرتبط برون سپاری کند و خودش بر فعالیت های اصلی سازمان متمرکز شود و یا به طور مثال، کارخانه ای که در زمینه تولید یکسری تجهیزات فعالیت میکند، به خاطر پیشرفت تکنولوژی و عرضه تجهیزات پیشرفته تر و جدیدتر و به منظور پوشش نیازهای مشتریان خود ترجیح میدهد که روند تولید محصول را به مجموعه و یا کارخانه ای بسپارد که تجهیزات بیشتر و پیشرفته تری دارد؛ زیرا با انجام این کار هم میتواند مشتریان را از خود راضی نگه دار د و هم هزینه اضافی بابت تهیه و خرید تجهیزات نپردازد.

2- اهداف سیاسی

یکی دیگر از اهداف برون سپاری میتواند به منظور تقویت روابط بین المللی باشد؛ به این منظور گاهی اوقات دو کشور  پروژه های مهم خود را برای انجام دادن به یکدیگر واگذار میکنند.

مزایای برون سپاری

انعطاف بالا در نیروی کار مورد نیاز

یعنی در هر زمان که پروژه ای که دارید میتوانید برای انجام برخی فعالیت های پروژه با آن ها قرار داد ببندید و پس از اتمام زمان قرارداد، میتوانید همکاری خود با آن ها را پایان دهید و دیگر هیچ تعهدی به آن افراد ندارید.

مدیریت زمان

همان طور که گفته شد، یکی از مهم ترین دلایل برون سپاری برخی کارهای پروژه میتواند به دلیل مدیریت زمان بهتر باشد؛ یعنی دیگر نیازی نباشد که فردی را استخدام کنید و زمانی را هم برای آموزش نیروی کار سپری کنید.

بی نیازی به فضای کاری وسیع

یکی دیگر از مزایای مهم برون سپاری این است که یک شرکت و یا سازمان بنا به نوع پروژه در حال انجام که ممکن است نیروی کار بیشتری احتیاج داشته باشند؛ اما استخدام تعداد نیزوی کار بیشتر به خاطر محدودیت فضا عملا برای آن ها امکان پذیر نباشد؛ در این شرایط این شرکت ها می توانند برای انجام برخی کارهای پروژه با فریلنسرها قرار داد ببندند و یا برون سپاری کنند.

معایب برون سپاری

1- سخت تر شدن فرآیند نظارت

2- ترس کارکنان از تعدیل نیرو به سبب برون سپاری توسط مدیر شرکت

3- افشای اطلاعات مهم شرکت

4- ایجاد هزینه اضافی به خاطر پرداخت پول به واسطه ها

 سخن آخر

در این مقاله با فرایند برون سپاری، کاربردها، مزایا و مطالب و سایر جزییات مرتبط با موضوع آشنا شدید.  در این جاست که نوبت به آن میرسد که شما به عنوان مدیر شرکت و یا کسب کار ، با توجه به مزایای و معایب ذکر شده در مورد فرآیند برون سپاری، ترجیج دهید افراد جدید استخدام کنید و یا برون سپاری انجام دهید.

 

 

 

 

 

پیام بگذارید