همان طور که می دانید، از آغاز مدیریت پروژه باید دقت به خرج داد و به طور دقیق برنامه ریزی کرد تا پروژه دچار شکست نشود. یکی از اجزای مهم برنامه ریزی، مدیریت هزینه به شکل صحیح است و این که بتوانیم از سرریز هزینه تا حد امکان جلوگیری کنیم. در ادامه مقاله شما را با مفهوم سرریز هزینه در مدیریت پروژه و راهکارهای جلوگیری از آن آشنا خواهم کرد.
فهرست مطالب
سرریز هزینه به چه معناست؟
سرریز هزینه به معنای نیاز به افزایش بودجه و انجام هزینه های بیشتر برای پیشبرد پروژه است. که گاهی با توجه به تغییر یکسری شرایط رخ میدهد و گاهی جلوگیری از آن می تواند اجتناب ناپذیر باشد.
دلایل بروز سرریز هزینه در مدیریت پروژه
اگر به دلیلی غیر از تغییر شرایط نیاز به سرریز هزینه در مدیریت پروژه داشته باشیم. می تواند عوامل دیگری در آن دخیل باشد. این عوامل تاثیرگذار عبارتند از:
در دست نداشتن بیزینس پلن مناسب
استفاده نکردن از بیزینس پلن و یا طرح اولیه مناسب برای انجام پروژه می تواند منجر به افزایش هزینه در حین انجام پروژه و سرریز هزینه بیشتر در حین انجام پروژه شود که در نهایت میتواند شما را با کمبود بودجه و در نهایت شکست پروژه مواجه کند.
نداشتن داشبورد مدیریت پروژه
نداشتن داشبورد مدیریت پروژه برای اولویت بندی صحیح برنامه های پروژه و این که کدام قسمت از پروژه نیاز به انجام هزینه بیشتر دارد نیز می تواند منجر به سرریز هزینه بیشتر در حین مدیریت پروژه شود.
مشخص نبودن محدوده پروژه
عدم استفاده از بیزینس پلن مناسب و داشبورد مدیریت پروژه، می تواند منجر به آن شود که ما با محدوده پروژه ای که در اختیار داریم آشنا نباشیم که این مورد میتواند منجر به سرریز هزینه های بیشتر شود.
رعایت نکردن مدیریت ریسک
عدم مدیریت ریسک های موجود در پروژه و عدم پاسخ دهی مناسب به ریسک های موجود در پروژه میتواند ما را به عنوان مدیر پروژه مجبور به آن کند که هزینه بیشتری برای پروژه پرداخت کنیم.
نداشتن وجود ساختار شکست کار (WBS) برای شناسایی ریسک های موجود در پروژه
عدم وجود ساختار شکست کار که ناشی از همان عدم مدیریت ریسک های موجود در پروژه است منجر به آن میشود که ریسک های موجود در پروژه ای که قصد انجام آن را داریم نشناسیم و در نهایت مجبور به سرریز هزینه بیشتر برای مدیریت ریسک های پروژه شویم.
استفاده نکردن از نرم افزارهای مدیریت پروژه
عدم بهره گیری از نرم افزارهای مدرن و به روز مثل نرم افزار مدیریت پروژه و نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی( برای پروژه های عمرانی) برای مدیریت بهتر پروژه نیز می تواند ما را به عنوان مدیر پروژه به دردسر بیندازد و به طور دقیق ندانیم که برای پیشبرد موفق پروژه و ادامه مسیر پروژه باید چه کارهایی انجام دهیم که می تواند منجر به پرداخت هزینه های بیشتر و سرریز هزینه شود.
عدم استفاده از نیروی متخصص در مدیریت پروژه
استفاده نکردن از نیروی متخصص در مدیریت پروژه نیز می تواند منجر به سرریز هزینه شود. اگر مدیر منابع انسانی شرکت نتواند نیروهای متخصص را برای انجام و پیشبرد پروژه را برگزیند، این امر نیز میتواند منجر به سرریز هزینه بیشتر و بالاتر رفتن هزینه مدیریت پروژه شود و شما مجبور باشید مجددا و با هزینه بیشتر نیروهای انسانی زبده تر را در حین انجام پروژه به کار بگیرید.
عدم مدیریت صحیح زمان دلیل سرریز هزینه در مدیریت پروژه
عدم آشنایی با تکنیک های مدیریت زمان و عدم مدیریت صحیح زمان نمیتواند منجر به سرریز هزینه شود. اگر نتوانیم پروژه را در سر موعد به کارفرما تحویل دهیم و یا حدالامکان زمان انجام پروژه را کوتاه تر کنیم. شاید بعدها مجبور شویم که هزینه بیشتری را بابت به نتیجه رسیدن پروژه بپردازیم.
نداشتن ارتباط صحیح با اعضای تیم و ذینفعان پروژه
نداشتن ارتباط صحیح و مناسب با اعضای تیم و ذینفعان پروژه و عدم آشنایی با تکنیک های ایجاد محیط صمیمانه با اعضای تیم پروژه می تواند سرریز هزینه را تا میزان قابل توجهی افرایش دهد. تا زمانی که شما نتوانید با اعضای تیم پروژه به درستی ارتباط برقرار کنید. آن ها با روند پروژه و این که برای به ثمر رسیدن پروژه باید چه کاری انجام دهند آشنا نیستند و در نتیجه منجر به افزایش هزینه پروژه و حتی شکست پروژه منجر خواهد شد.
راهکارهای جلوگیری از بروز
با داشتن بیزینس پلن مناسب، استفاده از داشبورد مدیریت پروژه برای اولویت بندی و برنامه ریزی صحیح، بهره گیری مناسب از زمانی که برای انجام پروژه در اختیار دارید. توجه به میزان تخصص و مهارت اعضای تیم پروژه در هنگام استخدام و در اختیار قرار دادن آموزش های مناسب( از جمله آموزش انواع نرم افزارهای به روز و…) در اختیار اعضای تیم برای هدایت بهتر پروژه، برقراری ارتباط صمیمانه با اعضای تیم و برخورداری از مهارت ارتباطی بالا، بهره گیری از مناسب ترین شیوه های مدیریت پروژه و… می تواند به شما به عنوان مدیر کمک کند تا از سرریز هزینه بیشتر در موقع انجام پروژه جلوگیری شود.
سخن آخر
همان طور که در مقاله آموختید، مدیریت هزینه از بخش های مهم در مدیریت پروژه است که اگر به درستی مدیریت نشود میتواند منجر به سرریز هزینه و تحمیل هزینه های اضافه به شرکت شود و شرکت را با کمبود منابع مالی و در نتیجه شکست پروژه مواجه کند.
